Verfahrensdokumentation und Kassennachschau

Ist eine Verfahrensdokumentation als Vorbereitung auf eine Kassennachschau wirklich notwendig? Die wichtigsten Punkte, wie sich KMUs effektiv auf eine Kassennachschau vorbereiten sollten, in diesem Artikel.

Neu: Kassennachschau

Seit Anfang diesen Jahres nutzen Finanzbeamte eine neue Methode um Steuerhinterziehung im Bargeldgewerbe auf die Spur zu kommen: Die Kassennachschau. Sie dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Dazu dürfen Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung Geschäftsräume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Wird der Prüfer fündig, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen. Für den Fall einer Kassennachschau sollte daher eine Verfahrensdokumentation und sonstige relevante Aufzeichnungen (Kassenbuch, Kassieranweisung) sowie Datenerfassungsprotokoll und die Berichte des Kassensystems immer bereit liegen. Folgenden Punkte sind dabei u.a. zu beachten:

Die Dimensionen der Kassennachschau

Rechnungen

Hier wird festgehalten, ob Rechnungen (Kassenbons) erstellt werden und wenn ja, in welcher Form. Auch die Frage der fortlaufenden Nummern und ob die Dokumentation über ein elektronisches Kassensystem stattfindet, wird notiert. Auch bei Kundenrechnungen wird festgehalten, ob alle wichtigen Daten vorhanden sind, wie zum Beispiel, ob die genaue Bezeichnung des Unternehmens, fortlaufende Nummern und das genaue Datum und auch die Uhrzeit des Verkaufes vermerkt sind.

Erlöserfassung

Dies nimmt den größten Teil der Kassennachschau ein: Es geht unter anderem um den Kassentyp, die Anzahl der Eingabestationen und ob die Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Genau hier setzt unsere Software an, um Prozesse zu vereinfachen.

Datenerfassungsprotokoll

Festgestellt wird auch, ob es im Journal neben den Geschäftsvorfällen Rechnungen, Bonierungen und Stornos gibt. Außerdem sollten fortlaufende Nummern genutzt werden und die Identifizierung unterschiedlicher Kassen, die im Einsatz sind, möglich sein. Selbstverständlich sind: Angaben des Datums und der Uhrzeit, Produktbezeichnung und der Gesamtbetrag.

Kassenführung

Hier wird genau nachgehakt: Gefragt wird, wer für die Kassenführung zuständig ist, ob täglich ein Kassensturz gemacht wird, ob jede Kasse oder auch Brieftasche einzeln gezählt und aufgezeichnet wird, ob der tatsächliche Kassenbestand mit dem rechnerischen verglichen wird und wenn nicht täglich, in welchen Zeitabständen.

Tools, die helfen

Eine Kassennachschau ist nicht angenehm und mit einigem Zeitaufwand verbunden. Außerdem lässt sich kein Unternehmer gerne in die Karten schauen. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir Opti.Tax.Doku und Opti.View entwickelt.

Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Doku übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.

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