Chance zur Prozessoptimierung statt lästige Pflichtaufgabe
Die Verfahrensdokumentation, verpflichtend seit dem 1.1.2015, treibt zurzeit viele Unternehmen und ihre Steuerberater um. Jeder noch so kleine, steuerpflichtige Betrieb muss darin als Teil der elektronischen Buchführung detailliert darlegen, wie Daten genau verarbeitet werden. Eine Software kann dabei doppelt hilfreich sein – nicht nur, weil sie die Erstellung der Verfahrensdokumentation erleichtert, sondern auch, weil sie darin unterstützt, Optimierungspotenziale in den Unternehmen aufzutun.
Steuerberater Jürgen Hütl hat seine Kanzlei Viaam im Oktober 2018 gegründet. Das junge Unternehmen betreut kleine und mittlere Unternehmen, Einzelunternehmen, GmbHs sowie Freiberufler. Hütl nutzt die Software Opti.Tax der hsp Handels-Software-Partner GmbH, um Verfahrensdokumentationen nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erstellen. Die Lösung wurde im April 2019 eingeführt.
Hütl war lange Zeit auf der Suche nach einem Programm, das das Thema vollumfänglich und zufriedenstellend abdeckt sowie optimal abbilden kann. Eine Internetrecherche brachte ihn schließlich auf die Spur von Opti.Tax.
„Ich kenne keinen anderen Anbieter mit einer vergleichbaren Software für Steuerberater“, sagt Hütl.
Zwar gebe es diverse Cloud-Softwares, die aber den Umfang in der nötigen Form nicht abdecken könnten. Sie stellten vorgefertigte Fragenkataloge zur Verfügung, die man durcharbeiten kann, böten aber keine individuelle Lösungen für die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mandanten.
Hütl nahm an einem Webinar teil, um sich Opti.Tax und seine Funktionalitäten vorstellen zu lassen. Als Gründer einer jungen Kanzlei spielte für ihn auch der Preis eine Rolle. Er suchte deswegen eine bestehende Lösung, die nicht neu programmiert werden musste und die direkt implementiert und eingesetzt werden kann – ohne hohe Investitionskosten.
Zudem wünschte er sich eine leichte und verständliche Bedienbarkeit und Tools, um die Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt abzubilden.
Problemlose Einführung und Schulung mit Mehrwert
Die Installation von Opti.Tax wurde von hsp und dem ASP-Dienstleister der Kanzlei innerhalb von einem halben Tag ohne Probleme abgewickelt. Die Möglichkeit, den eigenen Dienstleister in den Prozess integrieren zu können, war für den Kanzleichef wichtig.
Zudem fand vor Ort eine eintägige Schulung statt. Hütl überlegte zunächst aus Kostengründen darauf zu verzichten. Im Nachhinein kann er die Schulung nur empfehlen. Sie verbessere nicht nur die Handhabung der Software, bilanziert er. Paul Liese, geschäftsführender Gesellschafter von hsp, teilte außerdem seinen Erfahrungsschatz mit Viaam – etwa, wie andere Kanzleien die Software anwenden oder wie sie Preise und Vermarktung gestalten. Auch das Durchspielen von Szenarien zur Revisionssicherheit war ein wertvoller Input.
„Der Tag hat sich gelohnt“, bilanziert Hütl. „Herr Liese hat uns so viele Hinweise – auch zur Handhabung der GoBD – gegeben, die weit über die Inhalte des Handbuchs herausgehen.“
Verfahrensdokumentation als Chance zur Prozessoptimierung
Die Kanzlei nutzt Opti.Tax, um Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Der Großteil ihrer Mandanten hat noch keine, sie wurden im Vorfeld lediglich darauf hingewiesen.
Jürgen Hütl ist es wichtig, die Verfahrensdokumentation nicht nur als lästige Pflichtaufgabe für die Finanzverwaltung zu sehen, sondern als Chance, ein Unternehmen auf die Digitalisierung umzustellen und dabei Prozesse und Abläufe zu verbessern.
Seine Kanzlei nutzt das Tool vollumfänglich und berät die Mandanten, wie man Arbeitsabläufe im Unternehmen anpassen und optimieren kann. Die Verfahrensdokumentation ist dafür eine Anleitung für den Mandanten mit dem Nebeneffekt, dass sie die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.
Zwei Anwender nutzen das Tool in der Kanzlei. Ihr Fazit: wenn man einmal durchgeleitet wurde ist die Bedienung intuitiv machbar.
Highlights der Software
Die Highlights des Programms sind für Hütl seine Taxonomien. Dadurch arbeitet man die Verfahrensdokumentation über Positionen ab, die man einzeln überprüfen und mit einem Bearbeitungsstatus versehen kann. Das gibt Übersicht und erleichtert die Arbeit. Zudem können einzelne Posten leicht geändert und für künftige Verfahrensdokumentationen angepasst werden.
Kommt ein neues Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen mit Änderungen, wie die GoBD anzuwenden ist, können diese Änderungen leicht ergänzt und neue Sachverhalte ohne Probleme in vorhandene Dokumentationen implementiert werden.
Hütl ist zudem sehr zufrieden mit dem Aufbau der Software, den Ansichtsmöglichkeiten und der Live-Vorschau, die einen Überblick gibt, wie sich Werte in der finalen Dokumentation auswirken werden.
Konstante Optimierung durch regelmäßige Releases
Durch die Updates, wie eine eigene Vorlage für Kassenverfahrensdokumentation, hat sich die Führung im Programm bereits verbessert. Einen weiteren Vorteil verspricht sich Viaam auch von den Mustervorlagen für verschiedene Branchen, die in einem weiteren Release zur Verfügung gestellt werden sollen.
Die Kanzlei nutzt die Lösung für Steuerberater und Steuerbüro.online als digitale und zentrale Auftragsplattform, über die alle Mandanten abgewickelt werden und eine direkte Zusammenarbeit möglich ist. Opti.Tax wird in einem neuen Release ab August 2019 die Möglichkeit bieten, die Fragenkataloge, die der Mandant für eine Verfahrensdokumentation bearbeiten muss, interaktiv über eine Schnittstelle im Cloud-System von Steuerbüro.online zur Verfügung zu stellen. Kataloge können dann dort bearbeitet und Ergebnisse automatisch in die Software implementiert werden, was die Zusammenarbeit mit dem Mandanten nochmals erleichtern wird. Denn zurzeit werden ihnen die Kataloge über Excel-Listen zur Verfügung gestellt und die Ergebnisse importiert – keine Ideallösung, wenn man als Kanzlei digital aufgestellt ist und eine Online-Plattform nutzt. Wichtig für Hütl war, dass für die Katalog-Bearbeitungsfunktion das Cloud-System genutzt werden kann. So kann der Mandant den Zugang nutzen, den er bereits erhalten hat, und muss sich nicht auf eine neue, weitere Software einstellen.
Allgemein erfolgen die regelmäßigen Releases zügig und stören den Arbeitsablauf nicht. „Es spricht für hsp, wenn die Software stetig weiterentwickelt und verbessert wird“, so Hütl. Weiterer Vorteil: Die Rechteverwaltung der Updates ist so aufgebaut, dass die Kanzlei sie auch ohne Externe durchführen kann. „Das ist eine wahnsinnige Erleichterung, weil ein Update jederzeit möglich ist.“ Zudem hat hsp für Auffälligkeiten oder Feedback immer ein offenes Ohr. Opti.Tax ist eine lebende Software, die ständig weiterentwickelt und verbessert wird. Das kann Hütl bestätigen.
Fazit
Die Software Opti.Tax von hsp erlaubt es Viaam, Verfahrensdokumentationen übersichtlich über Positionen zu erstellen, was eine spätere Anpassung und Versionierung einfach macht. Sie ist ein wertvolles Tool, um nicht nur den Anforderungen des Gesetzgebers zu entsprechen, sondern auch, um den Mandanten zu helfen, die Prozesse in ihren Unternehmen zu durchleuchten und zu verbessern.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
