Verfahrensdokumentation Muster

Verfahrensdokumentation-Muster 2022: Vorlagen nutzen, viel Zeit sparen

Die deutschen Finanzbehörden verpflichten Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erstellen. Viele Steuerberater und Mandanten lassen sich vom Arbeitsaufwand abschrecken, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD von Grund auf neu zu erstellen. Für solche Fälle gibt es Verfahrensdokumentation-Muster. Vorlagen, die geladen und angepasst werden und so viel Zeit sparen.

Ob Mittelständler oder Kleinunternehmen, Verfahrensdokumentation-Muster erleichtern die Arbeit. Mit einer passenden Vorlage können sich Steuerberatungen und Mandanten mehrere Vorteile sichern:

• Zeit sparen: Mit einer Vorlage müssen die Beteiligten nicht bei null anfangen.
• Kosten einsparen: Weniger Zeitaufwand bedeutet weniger Aufwände.
• Orientierung: Musterkennzahlen bieten zuverlässige Anhaltspunkte

Auf dem Papier stehen überzeugende Argumente. Aber wie sieht es in der Praxis aus? Wie kann ich als Nutzer solcher Vorlagen herausfinden, ob die Zahlen valide sind? Wer erstellt diese Muster – und finde ich passende Verfahrensdokumentation-Muster für bestimmte Branchen?

Eine lückenlose Dokumentation ist Pflicht

Viele KMU betrachten die Verfahrensdokumentation als lästige Vorgabe der Finanzbehörden. Dabei verdrängen sie einen knallharten, wichtigen Fakt: Seit Jahren schon ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD in Deutschland Pflicht. Mit der Doku stellen die Finanzbehörden sicher, dass sie jederzeit Zugriff auf Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen haben.

Unternehmen müssen also ihre Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form bereitstellen. Sollten die Behörden eine Prüfung vornehmen und das Unternehmen keine Doku vorweisen können, drohen empfindliche Strafen. Mit diesem Setting wollten die Finanzbehörden zwei Dinge erreichen:

• Die Behörden wollten so den Unternehmen klarmachen, wie ernst sie es mit der Verfahrensdokumentation meinen. Pflicht heißt Pflicht – und nun wird durchgegriffen.
• Darüber hinaus sollte die Verpflichtung dazu führen, dass Unternehmen sich besser kennen und strukturieren. Eine durchdachtere Organisation verringert natürlich die Risiken und Schwächen eines Unternehmens.

Viele Unternehmen verdrängen die Pflicht

Die Situation im Jahr 2020 erweckt allerdings den Eindruck, dass die Unternehmen von der Strafandrohung regelrecht gelähmt wurden. Statt ihre Steuerberater und Kanzleien anzurufen und die Pflicht zu erfüllen, verdrängen viele KMU sie lieber. Sie hoffen, dass der Kelch der finanzbehördlichen Prüfung an ihnen vorübergeht. Aber das kann nicht die Lösung sein.

Besonders, weil die Verfahrensdokumentation nicht nur lästige Pflicht ist. Sie ist eine herausragende Chance, das eigene Unternehmen zu optimieren. Große Konzerne beauftragen für viele Millionen Euro Unternehmensberatungen, um ihre Verfahren zu dokumentieren und zu optimieren. KMU können einfach zu ihrem Steuerberater gehen, sich gemeinsam mit ihm das eigene Unternehmen anschauen und besser werden.

Unternehmen profitieren enorm von einer Verfahrensdokumentation:

• Detaillierter Einblick in die eigenen Prozesse
• Doppelte Arbeitsschritte werden erkannt
• Überflüssige Aufwände werden identifiziert
• Kompetenzen der Belegschaft werden besser genutzt
• Risiken, z. B. durch Personalausfälle, werden sichtbar
• Kontrolliertes Wachstum statt Improvisation

Statt sich vor einer lästigen Pflicht zu drücken, sollten Unternehmen die Chancen erkennen und nutzen. Und Verfahrensdokumentation-Muster erleichtern die Erstellung ungemein. Aber wie genau können Steuerberater und Mandanten solche Vorlagen nutzen?

Verfahrensdokumentation-Muster mit der richtigen Software nutzen

Muster für Verfahrensdokumentationen sollten keine Dokumente sein, die ausgedruckt und mit dem Kuli ausgefüllt werden. Stattdessen sollten Berater eine Doku-Software nutzen, die mit Verfahrensdokumentation-Muster arbeiten kann. Ein mitdenkender Software-Anbieter liefert diese Muster gleich mit dem Programm, so dass die Kompatibilität gewährleistet ist.

Der Hamburger Software-Spezialist hsp bietet diese Komplettlösung an: Opti.Tax. Die Taxonomie-Software erleichtert an sich schon die Erstellung von Dokumentationen. Denn der Nutzer wird in einer Art Interview durchs Programm geführt, die Arbeit geht erstaunlich bequem und intuitiv von der Hand. Noch einfacher haben es die Nutzer durch die Verfahrensdokumentation-Muster, die mitgeliefert werden.

Verfahrensdokumentation-Muster von Finanz-Experten

Eine Muster-Verfahrensdokumentation ist nur dann nutzbar, wenn der Ersteller die nötige Fachkompetenz vorweisen kann. Deshalb kooperiert die hsp mit der Plattform für Finance-Benchmarking C4B. Opti.Tax bietet seinen Anwendern Sollprozesse von C4B, die einem Benchmark unterzogen wurden. Das bedeutet, dass die Verfahrensdokumentation-Muster praxistauglich sind.

Allerdings gibt es kein Patentrezept für die einzig wahre Verfahrensdokumentation. Auch wenn Vorlagen oftmals starke Fundamente bilden können, die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen geben, zum Beispiel an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation. Deshalb ist jede Muster-Verfahrensdokumentation individualisierbar. Sie dient Unternehmen als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren.

Wichtige Punkte für Berater und Unternehmen

Der Umfang einer Verfahrensdokumentation unterscheidet sich von Fall zu Fall. Die Dokumentation muss einem außenstehenden Dritten drei Punkte verständlich machen:

• Verfahren der Datenverarbeitung
• Bücher und Aufzeichnungen
• Aufbewahrte Unterlagen

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Bei elektronischen Dokumenten und einer Belegablage etwa werden folgende Punkte festgehalten:

• Entstehung der Informationen
• dessen Indizierung, Verarbeitung und Speicherung
• dem eindeutigen Wiederfinden
• der maschinellen Auswertbarkeit
• der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
• der Reproduktion

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Berater und Unternehmen müssen beim Angehen einer Verfahrensdokumentation auf unterschiedliche Punkte achten. Erstere sollten ihre Priorität auf das produktivste Werkzeug legen. Welche Software ermöglicht ihren Nutzern eine effiziente Arbeitsweise? Welcher Anbieter unterstützt insbesondere Berater bei Sonderwünschen, bestimmten Anforderungen oder Gesetzesänderungen? Unternehmen dagegen sollten darauf schauen, in welcher Form ihnen der Berater die Erstellung einer Verfahrensdokumentation anbietet. Eine strukturierte, gemeinsame Vorgehensweise sowie eine konstante Pflege der Dokumentation sprechen für eine langfristig zuverlässige Beratung.

Der erste Schritt zur mustergültigen Verfahrensdokumentation

Wieso es sich lohnt, in Verfahrensdokumentation-Muster zu investieren

Schon seit geraumer Zeit stellt der Deutsche Steuerberaterverband e.V. Steuerpflichtigen und ihren Beratern ein sehr einfaches Muster zur Verfügung. Dieses Muster behandelt thematisch die digitale Belegablage. Nutzer können die Muster-Verfahrensdokumentation als PDF von der Verbandswebsite herunterladen. Anschließend muss das Dokument Schritt für Schritt ausgefüllt werden.

Hier stellen sich Berater wie Unternehmer zu Recht die Frage: Ist das im Jahre 2020 die technisch bestmögliche Lösung? Der Software-Entwickler hsp bietet eine zeitgemäße Antwort auf diese Frage. Opti.Tax arbeitet mit Taxonomien. Nutzer werden Schritt für Schritt durch die Dokumentation geführt. Das Programm prüft automatisch, ob die Angaben schlüssig und vollständig sind. Der Nutzer tippt keine ellenlangen Texte, stattdessen generiert die Software aus den eingegebenen Angaben die fertige Verfahrensdokumentation.

Passendes Verfahrensdokumentation-Muster wählen, laden, bearbeiten

In Opti.Tax erhalten Anwender eine weitreichende Muster-Verfahrensdokumentation. Aktuell beschreibt diese mehr als 20 Standardprozesse im Unternehmen. Dazu gehören Prozesse aus den Bereichen:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Finanzbuchhaltung
• Vertrieb
• Produktion

Zudem können Steuerberater ihren Mandanten mittels Checklisten Dokumente zum Vorbereiten einer Verfahrensdokumentation zukommen lassen. Hat der Mandant die Checklisten abgearbeitet, kann der Steuerberater die Ergebnisse mit wenigen Klicks in Opti.Tax importieren. Die Software füllt alle Positionen vollautomatisch aus.

Software plus Muster gleich Effizienz

Unternehmen können und dürfen sich heute nicht darauf verlassen, dass die Finanzbehörden alle Augen verschließen. Bevor eine Prüfung stattfindet, sollten sie eine Verfahrensdokumentation erstellt haben. Mit Opti.Tax bietet die hsp eine einfache, vollständige Software-Lösung an. Mit an Bord sind Verfahrensdokumentation-Muster aus etlichen Branchen, allesamt praxistauglich und anpassbar.

Die hsp ist bereits seit 1991 erfolgreich am Markt. Wer sich für hsp entscheidet, darf also langfristig planen. Bei der Software sieht es nicht anders aus: Ständige Updates und Anpassungen berücksichtigen gesetzliche Anforderungen, aktuelle Themen und Kundenwünsche. Kontinuierlich werden neue Verfahrensdokumentation-Muster hinzugefügt – ohne Zusatzkosten. Bei Fragen können sich Nutzer an die hsp Community oder den Support-Team wenden.

Eine Investition, die sich lohnt

Muster für Verfahrensdokumentationen sparen viel Zeit. Vorausgesetzt, die Muster sind digital und werden per Software angepasst. Sie wollen mehr über Opti.Tax, die enthaltenen Mustervorlagen und die Möglichkeiten erfahren? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit der hsp auf:

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hsp

Die hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg verkauft nicht nur Software, sondern eine Partnerschaft, die vollgepackt ist mit Mehrwerten, Erkenntnissen und Ideen.