Noch haben wir nicht in den Mai getanzt, zu feiern haben wir trotzdem einiges. Beispielsweise den Erfolg der Grundsteuer-Software Opti.Tax Grundsteuer, die nicht ohne Grund von den deutschen Steuerberaterverbänden empfohlen wird. Einer der Gründe: Die Software wird von der hsp kontinuierlich verbessert. Im Mai-Update sprechen wir über das Opti.Tax Release 22.0.5. Unter anderem geht es um die Grundsteuer, deren Bearbeitung durch neue Funktionen weiter erleichtert wird. Darüber hinaus dürfen sich die Anwendenden über neue Schnittstellen freuen. Paul Liese führt durch die Präsentation der neuen Features.
Das Entwicklungsteam der hsp war fleißig und hat bis zur letzten Sekunde an Opti.Tax gearbeitet. Frisch installiert ist der aktuelle Stand, den Paul im Livestream präsentiert. Im ersten Screen zu externen Datenquellen ist die ADDISON-OneClick-Schnittstelle zu sehen, die nun an Bord ist. Ebenso neu sind die Schnittstellen zu DATEV Basisdaten Online und Simba. Ebenfalls zu sehen ist die Wiadok-Schnittstelle. Bald wird es möglich sein, über die Kanzlei-Website via Weboberfläche Daten von Mandanten abzufragen. Die Oberfläche kann die Kanzlei optisch ans eigene Design anpassen.
Über dieses Formular kann die Datenerfassung automatisiert werden. Abgefragt werden kann auch die Mandantennummer, damit die Daten im System automatisch zugeordnet werden können. Vor dem Absenden kann als Pflichtfeld der Mandant aufgefordert werden, der Weiterverarbeitung der Daten sowie einem kostenpflichtigen Auftrag zuzustimmen. Dies erspart einen separaten Freigabeprozess. Nachdem die Daten abgesendet wurden, wird ein Bestätigungsprozess via E-Mail durchlaufen. Anschließend können auf der Oberfläche die Objekte angelegt werden.
In der Software startet Paul nun den Vorgang „Mandant erstellen“. Dort kann er „Wiadok“ auswählen und die eingegebenen Daten in die Software laden. Parallel kann er den Mandanten direkt mit der Opti.Tax Cloud koppeln. Wird ein neuer Benutzer angelegt, kann dessen Rolle festgelegt werden. Bei der Option „Mitarbeiter des Mandanten“ hat die Person Zugriff auf alle Daten, die zum jeweiligen Mandanten gehören. Daneben gibt es noch die Option „Externer Bearbeiter“. Dieser kann nun mit einem Mandanten verknüpft werden.
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Digitale Signatur und Abfrage von Grundstücksdaten
Wird ein neues Projekt angelegt, können Dokumente zur Freigabe für den Mandanten ausgewählt werden. Neu ist hier bei den Freigabeverfahren die Option „Digitale Unterschrift (qualifiziert und personenbezogen)“. Diese Signaturart erfüllt das Schriftformerfordernis. Beispielsweise bei einer Steuererklärung ist eine rechtlich verbindliche Signatur erforderlich. Um dies zu erfüllen, wird eine Unterschrift benötigt, die qualifiziert und personenbezogen ist. Wird nun das Projekt angelegt, wird beim Mandanten in der Cloud-Oberfläche angezeigt, dass eine solche Signatur verlangt wird. Die Person kann sich das Dokument anzeigen lassen, es beanstanden oder ausfüllen, anschließend den Signaturprozess starten und signieren. Übrigens ist dabei auch neu, dass die Kanzlei nun ein Dokument rausschicken kann, das vom Mandanten ausgefüllt wird. So erspart sich die Kanzlei viel Zeit.
Ebenfalls neu: die Funktion „Neue Grundstücke in der Opti.Tax Cloud anlegen“. Über diese Funktion kann die Kanzlei den Mandanten auffordern, seine Grundstücksdaten in der Opti.Tax Cloud einzugeben. Zur Demonstration wechselt Paul in die Webansicht auf Mandantenseite. Dort sieht der Mandant die Aufgabe, die Grundstücke anzulegen. Dies geht komfortabel über eine übersichtliche Eingabemaske. Nachdem der Mandant die Aufgabe als erledigt markiert hat, können diese in Opti.Tax abgerufen werden.
Komfortable sign-me-Registrierung
Kommen wir nun zurück zum Thema qualifizierte und personenbezogene Unterschrift. Wird eine solche vom Mandanten angefordert, kann die benutzende Person auf Mandantenseite den Signierungsprozess starten. Dort werden E-Mail-Adresse und Telefonnummer eingegeben und mit der Datenbank der Bundesdruckerei abgeglichen. Sind die Angaben bereits hinterlegt und die Person hinterlegt, kann diese sofort mit der Signatur fortfahren. Ist sie noch nicht hinterlegt, wird ein Video-Ident-Verfahren gestartet. Über dieses werden die Personalien überprüft.
Darüber hinaus sind noch viele weitere Funktionen geplant. Dabei werden viele Feedbacks der Anwender:innen umgesetzt. Wer Anmerkungen oder Wünsche hat, kann diese in der hsp.community posten. So wird die Software immer weiter verbessert und an die Anforderungen in der Praxis angepasst.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
