Wir haben für Sie die 5 wichtigsten Grundlagen für den effektiven Umgang mit Daten und Dokumenten zusammengestellt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ihre Buchhaltung auf den neuesten Stand bringen, denn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff kurz GoBD, müssen auch von Kleinbetrieben eingehalten werden.
5 Grundlagen für den effektiven Umgang mit Daten und auf was KMUs bei der Datenverarbeitung unbedingt achten sollten.
Zeitspannen einhalten
Unmittelbare Auswirkungen auf die Buchführung in den Unternehmen haben die GoBD vor allem durch die Einführung eines Zeitlimits bei der Buchung von Eingangsrechnungen. Während die meisten Kleinunternehmen traditionell einmal im Monat buchen, wenn die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, verlangen die GoBD eine „zeitnahe Erfassung“ innerhalb von acht bis zehn Tagen. Im Folgemonat ist die Buchung festzuschreiben. Anwender einer kaufmännischen Software mit Online-Banking-Integration haben dabei den Vorteil, dass ein großer Teil der Buchungsprozesse automatisch abläuft.
Informiert bleiben
Mancher Kleinunternehmer hat sich bisher noch nicht eingehend mit den zahlreichen Neuerungen beim Thema Buchhaltung und Steuern und insbesondere der GoBD beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor bösen Überraschungen – etwa im Falle einer Betriebsprüfung. Deshalb sollten sich kurz vor Jahresabschluss wirklich alle KMU, die ihre geschäftlichen Unterlagen nicht in Papier- sondern in digitaler Form archivieren, intensiv mit der Thematik GoBD befassen.
Buchhaltung checken
Die Vorschriften zum Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten zu kennen, reicht nicht aus – sie müssen auch umgesetzt werden. Ob sie das tun, können viele Handwerksbetriebe, Ärzte, Anwälte und andere Freiberufler und kleine Unternehmen teilweise nur schwer beurteilen. Der Bürokratiecheck von Sage gibt hier wichtige Hilfestellungen für eine Selbsteinschätzung.
Elektronisch archivieren
Die GoBD liefern ein weiteres Argument für die digitale Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen, weil sie digitale Unterlagen den herkömmlichen Papierdokumenten formal gleichstellen. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Telefonrechnung, die als PDF ankommt, muss auch so aufbewahrt werden, oder sie muss ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden. Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht also ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.
GOBD-Software-Lösungen einsetzen
Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Software vor, doch sie definiert Grundsätze für ein elektronisches Archiv. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Daten und Dokumente. Da die Archivierungspflicht nicht nur für die Buchhaltung gilt, sondern auch für Anwendungen wie zum Beispiel die Warenwirtschaft, das Lohnsystem oder den E-Mail-Client, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihr Archiv nicht nur GoBD-zertifiziert, sondern auch auf die Zusammenarbeit mit ihren Software-Lösungen abgestimmt ist.
Strebt man ein papierloses, digitales Büro nach GoBD an und wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, sollte ein internes Kontrollsystem eingerichtet werden. Dazu gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen ebenso wie Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen. Darüber hinaus sind Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten zu treffen. Was auf den ersten Blick vor allem aufwändig und lästig erscheint, kann sich nicht nur bei einer Betriebsprüfung, sondern auch in rechtlichen Auseinandersetzungen oder auch im Geschäftsalltag als äußerst hilfreich erweisen – wenn es beispielsweise darum geht, in einem Reklamationsfall nachzuvollziehen, wann welche Änderungen an einem Auftrag vorgenommen wurden. Die GoBD erlauben erstmals explizit, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. Damit können Unternehmen und Freiberufler viel Platz im Büro sparen. Allerdings ist der Prozess der Papiervernichtung ebenso zu dokumentieren wie alle anderen Verfahren im Zusammenhang mit der Buchführung. Dazu müssen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen, damit Betriebsprüfer die Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.
Die Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation können variieren. Damit jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, dass entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir Opti.Tax und Opti.View entwickelt. Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Doku übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.
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