Stress verringern, Aufgaben erledigen: Zeitmanagement im Alltag

Ob Steuerkanzlei, Softwareentwickler oder andere Dienstleistungsunternehmen – viele Mitarbeitende werden von ihren Terminkalendern durch den Alltag getrieben. Auf der Arbeit herrscht Druck von allen Seiten: von den Vorgesetzten, vom Team, von Zulieferern und der Kundschaft, von wirtschaftlichen Entwicklungen, von der eigenen Erwartungshaltung. In „hsp live um 11“ hat Nils Schneider aufgezeigt, wie unaufgeregtes Zeitmanagement das Chaos verringern oder gar beseitigen kann.

Nils Schneider ist Mitgründer von „Fit trotz Stress“, einem Dienstleister, der Menschen vornehmlich aus der Steuerbranche körperlich und geistig fit machen möchte. Mittlerweile agiert das Unternehmen unter der Marke „Blaue Adler“. Sein geschäftlicher Partner Philipp Kühn ist Sportökonom und Fitnesstrainer, Nils kümmert sich um den Business- und Lehrbereich. Gemeinsam möchten sie Menschen helfen, mit Themen wie Zielsetzung und Zeitmanagement ihr Leben wieder in produktivere und gesündere Bahnen zu lenken.

Für Nils nimmt das Thema Zeitmanagement einen hohen Stellenwert im Leben ein. Denn Zeitmanagement bedeutet nichts anderes als sich zu überlegen, wie ein Mensch sein eigenes Leben verbringen möchte. Jeder Mensch verbringt irgendwie Zeit. Wie diese genutzt wird, hängt davon ab, ob wir uns diese bewusst vornehmen und organisieren. Als die Pandemie das gesamte Arbeitsleben auf der Welt auf den Kopf gestellt hat, ist vielen Menschen aufgefallen: Arbeit besteht nicht nur daraus, auf einen Bildschirm zu starren und Aufgaben zu erledigen. Zur Arbeit gehört, wie man sich fühlt. Oder ob man von Menschen umgeben ist, mit denen man sich austauschen kann – nicht nur über die Arbeit. Es geht also nicht nur um die Quantität der Arbeit, sondern auch um dessen Qualität.

Unternehmen sollten die neue Arbeitsrealität anerkennen und nutzen

Paul möchte wissen, was aufgrund dieser Erkenntnis auf die Verantwortlichen in Unternehmen zukommt. Einerseits haben sich viele Produkte und Dienstleistungen der neuen Realität angepasst. Etwa, wenn die Software Menschen im Home-Office an den nahenden Feierabend erinnert. Andererseits besteht die Gefahr, dass nach dem Erreichen der Endemie Unternehmen und Angestellte wieder in alte Muster und Verhaltensweisen zurückfallen. Nils weist darauf hin, dass viele Unternehmen Home-Office anbieten müssen, um überhaupt das Personal halten oder für sich gewinnen zu können. Doch ob HO oder nicht, Unternehmen bestehen aus den Menschen, die für sie arbeiten. Daher stehen sie immer zu 100 Prozent in der Verantwortung, was das Zeitmanagement ihrer Mitarbeitenden angeht.

Was die Softwares angeht, existieren Nils’ Wissen nach weitreichende Möglichkeiten. Die einen Verantwortlichen beschweren sich über die eingeschränkte Kommunikation im HO, die anderen schauen sich an, welche Lösungen es auf dem Markt gibt. Alles eine Frage der Einstellung. In seinem Unternehmen nutzt Nils das Videocall-Programm Zoom, um dem Team eine Struktur zu geben. Täglich um 9 finden sich alle Mitarbeitenden zu einem Tagesauftakt ein. So wird eine zeitliche Orientierung gesetzt, ohne dass sich alle Beteiligten an einem Ort zusammenfinden müssen. Ob sich nun nach der Pandemie dauerhaft etwas ändert, hängt von den Unternehmen und deren Bereitschaft ab, die Vorteile der neuen Arbeitswelt anzuerkennen. Theoretisch stellt das Arbeit von allen Orten der Welt kein großes Hindernis mehr dar – wenn es um Büroarbeit geht. Allerdings müssen dafür die Voraussetzungen geschaffen werden. Hier steht das Unternehmen in der Verantwortung.

Zeitmanagement beginnt bei den persönlichen Zielen

Paul möchte wissen, wie Unternehmen es schaffen können, dass Mitarbeitende trotz wechselnder Arbeitsumgebungen eine Arbeitsroutine beibehalten. Denn neue Orte verlocken oder verleiten Menschen immer wieder dazu, abgelenkt zu sein. Nils antwortet, dass in seinem Unternehmen die Morgenroutine helfe, dem Team eine feste Struktur mitzugeben. Im morgendlichen Meeting werden private wie berufliche Ziele besprochen, was sicherlich nicht in jedem Unternehmen angemessen oder unproblematisch wäre.

Nils und seine Kolleg:innen nehmen die privaten Ziele mit ins Meeting, da Nils’ Erfahrung nach die private Zufriedenheit eng mit der Arbeit verzahnt ist. Seiner Ansicht nach sind private wie berufliche Ziele notwendig, um ein sinnvolles Zeitmanagement aufzubauen. Anschließend werden mehrere feste Rituale durchgenommen. Besonders viel wert legt Nils darauf, dass in einem Unternehmen eine Kultur herrscht, in der Mitarbeitende Motivationsprobleme und Tiefs offen ansprechen. Unterm Strich sollte jeder Mensch seine Zeit so einteilen, dass private und berufliche Ziele gleichermaßen angegangen werden. Und das nicht von Tag zu Tag, sondern langfristig und nachhaltig.