So funktioniert moderne Softwareentwicklung: Die beiden Hamburger Software-Häuser hsp Handels-Software-Partner GmbH und die TrustStone Software GmbH unterstützen ihre Kunden in Zukunft beim Thema Verfahrensdokumentation noch zielgerichteter.

Verfahrensdokumentation: Unbeliebt, aber notwendig

Diese wird von den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgeschrieben und betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Mit der Fachsoftware Opti.Tax (hsp) und der Mandantenplattform Steuerbüro.online (TrustStone) können Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kanzleien künftig einfacher und schneller Cloud-gestützte Verfahrensdokumentationen für ihre Mandanten erstellen.

Die Verfahrensdokumentation ist kein beliebtes Thema – sie verursacht hohen Aufwand und die Richtlinien lassen große Interpretationsfreiheit, was zu Unsicherheit in Unternehmen und Betrieben führt. „Jeder braucht sie, doch nur Wenige haben sie“, so Paul Liese, Geschäftsführer der hsp Handel-Software-Partner GmbH. Mit der Kooperation von hsp und Steuerbüro.online kann sich das ändern. Schon in wenigen Wochen wird die erste Version des Gemeinschaftsprojekts online geschaltet und die Schnittstelle im Opti.Tax Release 19.2 freigegeben.

„Wir haben uns darauf konzentriert, die Stärken beider Produkte miteinander zu vereinen. Damit schaffen wir für unsere Kunden ein Produkt, welches einzigartig am Markt ist“, sagt Philip Hellmig, Geschäftsführer der TrustStone Software GmbH.

Mit Opti.Tax ist es bisher möglich, eine fachlich saubere Verfahrensdokumentation anhand vorgegebener Strukturen und Mustertexte zu erstellen. Die Plattform Steuerbüro.online ermöglicht eine direkte, digitalisierte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und Mandanten.

Durch die Zusammenarbeit ist ein leistungsstarkes Produkt entstanden, mit dem kollaborativ eine korrekte Verfahrensdokumentation schnell und sicher erstellt werden kann. Über die von hsp entwickelte Taxonomie für die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen wird den Mandaten über die Plattform Steuerbüro.online ein umfassendes Fach-Interview zur Verfügung gestellt. Der Mandant kann es im System beantworten – damit entfällt für den Steuerberater und sein Team die aufwendige Erfassung von Stammdaten. Er kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Prüfung und Dokumentation der steuerrelevanten Prozesse.

Eine Partnerschaft, die ineinandergreift

Über das Interview hinaus stellt die Integration der beiden Systeme dem Anwender eine Aufgaben- und Fristenverwaltung zur Verfügung: Der Mandant kann jederzeit nachvollziehen, welche Aufgaben er noch erledigen und dem Steuerberater zur Verfügung stellen muss. Die notwendigen Dokumente kann er einfach mitsenden. Ist die Verfahrensdokumentation erstellt, greift der digitale Freigabeprozess, ohne dass E-Mails verschickt oder Dokumente gedruckt werden müssen.

Starke Kooperation

Die Kooperation von hsp und Steuerbüro.online ist aber nicht nur für Steuerkanzleien interessant. Dienstleister, die sich auf die Erstellung von Verfahrensdokumentationen spezialisiert haben und Steuerberatungskanzleien unterstützen, erhalten ein innovatives Werkzeug, welches den Aufwand im Erstellungs- und Pflegeprozess einer Verfahrensdokumentation deutlich reduziert.

Über TrustStone Software GmbH

Die TrustStone Software GmbH mit Sitz in Hamburg wurde 2015 gegründet und entwickelt seitdem Programme und Prozesse für Steuerkanzleien. Mit dem STEUERBÜRO.ONLINE bietet das Unternehmen ihren Kunden eine einzigartige und hoch individualisierbare Mandantenplattform an.

Das STEUERBÜRO.ONLINE umfasst daher nicht nur einen sicheren Daten- und Dokumentenaustausch, sondern kann auch als einfache Kommunikationslösung zwischen Mandanten und Kanzleien eingesetzt werden. Es ist kompatibel mit allen gängigen Kanzleisoftware-Produkten (z.B. DATEV). Die Plattform wurde ursprünglich in einer Hamburger Kanzlei entwickelt, um gängigen Problemen entgegen zu wirken. Da sich viele Kanzleien mit diesen und weiteren Problemstellungen identifizieren konnten, wurde das STEUERBÜRO.ONLINE Anfang 2016 auch anderen Steuerberatungskanzleien zugänglich gemacht.

Die Kunden der TrustStone Software GmbH profitieren vom umfangreichen Prozess-Knowhow durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Steuerberatungskanzleien und deren Mandanten. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung, soll das STEUERBÜRO.ONLINE einen sicheren, nachvollziehbaren und kosteneffizienten Ablauf der Kanzleiprozesse ermöglichen.

Weitere Infos: www.steuerbuero.online