Blackbox Verfahrensdoku? Wir klären das Wichtigste in Kurzform: 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung und Beschreibung aller Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen oder einer Organisation, die dazu dient, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse sicherzustellen.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

In eine Verfahrensdokumentation gehören alle relevanten Informationen zu den Geschäftsprozessen, einschließlich Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Organigramme, Verantwortlichkeiten, Dokumentationspflichten, interne Kontrollmechanismen und andere relevante Dokumente zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abläufe.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Ja, in Deutschland ist eine Verfahrensdokumentation gemäß der Abgabenordnung (AO) und der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben.

Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation, auch als Prozessdokumentation oder Arbeitsanweisung bezeichnet, ist ein schriftliches Dokument, das die Schritte beschreibt, die für einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind. Es dient als Leitfaden für die Durchführung des Prozesses und gibt Anweisungen, wie die Aufgabe korrekt und sicher durchgeführt werden kann. Die Verfahrensdokumentation kann auch Regeln, Verfahren, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen enthalten.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt also den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten und einer Belegablage von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Somit kann an dieser Stelle bereits festgehalten werden, dass die GoBD diejenigen Steuerpflichtigen betrifft, die aufgrund von bestimmten Regelungen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind. Hierunter fallen im weitesten Sinne unternehmerisch tätige Steuerpflichtige. Ein Grundsatz der GoBD ist u.a., dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass das jeweilige Datenverarbeitungssystem maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Für wen ist eine Verfahrensdokumentation relevant?

Kurzum: Für jedes Unternehmen. Spätestens mit Bekanntgabe des neuen BMF-Schreibens betreffend die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wird man als Steuerpflichtiger regelmäßig mit dem Begriff der Verfahrensdokumentation konfrontiert. Die Buchführung mittels EDV hat in den letzten Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt, sodass heutzutage eine elektronische Datenverarbeitung in einer Steuerberatungskanzlei, oder aber im Unternehmen selbst, der Regelfall ist. Zudem drängen immer neue Anbieter von Softwarelösungen auf den Markt, die die Digitalisierung letztlich in den unterschiedlichsten Bereichen vorantreiben möchten und hierfür Produkte anbieten. Dazu gehört auch die hsp mit dem Modul Opti.Tax.Doku. Mit dem eingangs erwähnten Schreiben hat die Finanzverwaltung verschiedene bisher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und fortentwickelt. Dabei beschreiben die GoBD Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?

Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt.

Eine Verfahrensdoku ist mehr als ein Dokument, welches beim Steuerberater oder im Unternehmen in der Belegablage verschwindet. Auch umfasst eine Verfahrensdokumentation mehr als das ersetzende Scannen, also das Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung. Dieses ist zwar ein Prozess, der dokumentiert werden muss, aber dadurch ist das Thema noch nicht erschöpft und die VD auch nicht begründet.