Gutes Dokumentieren spart Zeit. Erfahren Sie, warum es sich lohnt und wie Sie es richtig machen.
Wie aus einer Verfahrensdokumentation ein Prozesshandbuch wird
Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Jede Information, die (schriftlich) dokumentiert ist, steht damit allen zur Verfügung, die sie benötigen. Wir informieren Sie, wie aus einer Verfahrensdokumentation ein Prozesshandbuch wird. Eine aktuelle Dokumentation spart Zeit, die gewünschte Information neu zu erarbeiten. Um einen Arbeitsbereich zu strukturieren und dabei unnötige oder doppelte Arbeitsvorgänge zu eliminieren, werden die anfallenden Aufgaben und Prozesse systematisch aufgenommen. Dann erfolgt eine (knappe aber eindeutige) Dokumentation der Prozesse, woraus sich ein ‚Prozesshandbuch‘ ergibt. In diesem können alle Mitarbeiter jederzeit nachsehen, wie bestimmte Abläufe im Unternehmen gehandhabt werden. Dies ist auch für neue Mitarbeiter ein guter Einstieg in die anfallenden Aufgaben.
Beispiele für Prozesse in der Verwaltung sind u.a. Urlaubs- und Krankheitsregelungen, interner Informationsaustausch/Meetings, das Anlegen von Neukunden, Projektdokumentationen, Postein- und Ausgänge, Rechnungs- und Mahnverfahren usw. Ein weiterer Vorteil der Prozess-Dokumentation ist, dass alle anfallenden Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden. So muss nicht jeder Mitarbeiter seine eigene Vorgehensweise entwickeln (‚das Rad neu erfinden‘). Eine Dokumentation spart Zeit. Zusätzlich oder alternativ zur Prozessdokumentation bringen klare Arbeitsplatz-Beschreibungen deutliche Effizienz-Vorteile. Eine Beschreibung der Aufgaben und Inhalte der Arbeitsplätze macht es den Mitarbeiten einfacher, ihre Aufgaben umfassend und nach den Wünschen der Geschäftsleitung zu erfüllen. Andererseits können auch erfahrene Mitarbeiter von einem Nachschlagewerk profitieren, in welchem sie Vorgänge, die nur hin und wieder anfallen oder die sie in Vertretung ausführen, nachlesen können. Mit einer guten Arbeitsplatz-Beschreibung wird vermieden, dass Aufgaben doppelt erledigt werden oder liegenbleiben, da die Zuständigkeiten nicht geklärt sind. Die Mitarbeiter wissen genau, an welcher Stelle und zu welcher Zeit sie ihre Aufgaben erfüllen müssen.
Verfahrenskokumentationen zur Digitalisierung
Eine besondere Art der Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Sobald ein Unternehmen zum Beispiel auf eine digitale Aktenablage umsteigen will, um Papier und Lagerkosten (für die bis zu 10-jährige Aufbewahrungspflicht von z.B. Finanzakten) zu sparen, benötigt es eine Verfahrensdokumentation. Aber nicht nur für die digitale Belegablage, sondern viele weitere Prozesse sind im Rahmen einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss gewissen Standards entsprechen und aktuell gehalten werden. Ergänzt um die Beschreibung weiterer Prozesse außerhalb der GoBD ergibt sich ein Prozesshandbuch. Opti.Tax Doku unterstützt mit Musterverfahrensdokumentationen bei der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation.
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