Prozessberatung in der Steuerkanzlei: richtig durchstarten

In der Regel kümmern sich Steuerkanzleien um die steuerlichen Belange von Unternehmen. Dabei geht der Trend insbesondere seit dem vergangenen Jahr klar Richtung Prozessberatung. Aber wie genau sollten Kanzleien das Thema angehen?

Im vergangenen Freitagstalk „hsp live um 11“ sprach hsp-Geschäftsführer Paul Liese mit seinem Gast, Eugen Müller von der Müller Blum Steuerberatungsgesellschaft mbH, über das Arbeitsfeld Prozessberatung in Kanzleien. Eugen Müller ist auf diesem Gebiet bereits seit 2015 mit dem Schwerpunkt Digitalisierung tätig und verfügt über eine große Expertise. Im ersten Teil des Gesprächs wird thematisiert, wie Kanzleien die Erschließung des neuen Geschäftsfelds angehen können.

Der Start in seine Arbeit als Prozessberater verlief eher holprig. Die Mandant:innen waren schwer zu überzeugen, dass eine Beratung mit dem Ziel Prozessdigitalisierung, -optimierung und -automatisierung sinnvoll ist. Zudem hatte die Kanzlei anfangs wenig technische Unterstützung und versuchte – in mühsamer manueller Arbeit – selbst Standards für die Beratung zu erarbeiten. „Heute sind eher wir die Bremse und kommen zeitlich nicht mehr hinterher“, sagt Eugen Müller. Denn viele Mandant:innen haben mittlerweile das große Potenzial der Prozessberatung erkannt – auch, weil das Thema populärer geworden ist. Inzwischen ist die Steuerberatungskanzlei mit der Software Opti.Tax technisch einwandfrei aufgestellt.

Motivation: Optimierung der Abläufe statt Angst vor Betriebsprüfung

Die Motivation der Mandant:innen, eine Prozessdokumentation zu erstellen, liegt ganz klar bei der Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe – und sollte sie auch. Allein das Ziel, die Betriebsprüfung zu bestehen, ist nicht zielführend: „Dann wird nur das Mindeste erledigt, um das Finanzamt zufriedenzustellen“, weiß Eugen Müller. Eine wirkliche Prozessberatung ist aber ein umfassenderes Projekt – mit einem weitaus größeren Nutzen als die bloße Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Die erforderlichen Unterlagen für die Betriebsprüfung bereitzustellen, ist eher ein positiver Nebeneffekt, der im Laufe der Prozessberatung wie von selbst entsteht.

Die Steuerberater:innen bilden in der Prozessdokumentation das ab, was im Unternehmen gelebt wird. Die Dokumentation ist also ein fortlaufendes Projekt: Ändern sich Abläufe im Unternehmen, werden diese auch in die Dokumentation übernommen. So ist gewährleistet, dass sie stets auf dem aktuellen Stand ist. Das ist zum einen für eine anstehende Betriebsprüfung sinnvoll, zum anderen aber auch für das Unternehmen selbst. Denn bei jeder Änderung kann die Steuerberatungskanzlei direkt wieder beratend eingreifen und den neuen Arbeitsablauf gegebenenfalls sofort optimieren oder automatisieren.

Mehrwert der Prozessdokumentation für Unternehmen

Der Mehrwert einer Prozessdokumentation für Unternehmen ist vielschichtig. Zunächst einmal wird der Status quo ermittelt, also wie die Prozesse derzeit ablaufen. Das funktioniert in Opti.Tax zum einen über den Interviewmodus, in dem Mandant:innen und Berater:innen Fragen beantworten. Noch besser geeignet ist aber das Live-Chart, in dem die Abläufe aufgezeichnet werden können. Dank der Visualisierung werden die Abläufe und ihre Zusammenhänge viel deutlicher. Jeder Schritt kann auch einzeln geöffnet und näher beschrieben werden. Die Digitalisierung der Prozesse ist so auch direkt angestoßen. Und: Die Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung ist quasi nebenher erstellt worden.

Sind die Prozesse ermittelt, können sie mit Unterstützung der Berater:innen optimiert und gegebenenfalls auch direkt automatisiert werden. Dadurch lässt sich wertvolle Arbeitszeit einsparen, die die Mitarbeiter:innen für andere Aufgaben nutzen können. Unternehmen steigern somit in zweierlei Hinsicht ihre Gewinne: Zum einen durch die direkte Kostenersparnis dank der Automatisierung – Zeit ist schließlich Geld. Zum anderen durch die freigewordene Arbeitszeit, die dem Kerngeschäft des Unternehmens gewidmet werden kann und direkt zur Wertschöpfung beiträgt.

Zukunftsfähig durch die richtige Motivation

„Die Kostenreduktion sollte jedoch nicht das primäre Ziel sein“, macht Eugen Müller deutlich. „Sie allein ist die falsche Motivation, dann endet das Projekt, sobald die Ersparnis erreicht ist. Dabei fängt der Spaß dann erst an.“ Maschinelles Lernen zum Beispiel ist auf Basis der Prozessdokumentation möglich. Wissen lässt sich dabei künstlich durch gesammelte Erfahrungen generieren; unter anderem können dann zum Beispiel Diagnoseverfahren automatisiert stattfinden.

Hört euch hier den ersten Teil des Livestreams als Podcast-Folge an: