Bei der Grundsteuerreform müssen deutschlandweit mehr als 36 Millionen Grundstücke erfasst und der Grundstückswert neu berechnet werden. Da gilt es als Steuerkanzlei, die aufkommende Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Den größten Anteil daran hat die Grundsteuer-Software, und Opti.Tax Grundsteuer setzt Maßstäbe in Sachen Effizienz. Dazu gehört die Möglichkeit, mit einer Excel-Vorlage auf effiziente Art und Weise Grundstücksdaten zu erfassen. Wie diese Vorlage funktionieren und genutzt werden kann, zeigen unser Customer Success Manager Samuel Königshoven und StB Teresa Gerke.

Am Anfang stand der Wunsch, die Erfassung der Grundstückdaten für den Mandanten einfacher und effizienter zu gestalten. Vorher gab es eine Vorlage fürs Bundesmodell. Bei der Runterbrechung auf die Landesmodelle stellte das Team allerdings fest, dass die Vorlage an ihre Grenzen stößt. Daher wurde eine neue Vorlage entwickelt, die von Samuel und Teresa präsentiert wird

Beim ersten Blick auf die neue Vorlage fällt auf, dass diese um die Anwendung auf die Landesmodelle und die Land- und Forstwirtschaft erweitert wurde. Im nächsten Schritt wurde eingeführt, dass Felder, die ausgefüllt werden sollen, hellgelb hinterlegt werden. So wird z. B. unter „Eingaben des Eigentümers“ bei Angabe „Ehegatten/Lebenspartner“ darauf aufmerksam gemacht, dass diese Einheit eine eindeutige Kennnummer benötigt. Diese wird später von Opti.Tax zur Zuordnung verwendet. Darunter können die Mitglieder der Gemeinschaft (Ehegatten/Lebenspartner) einzeln angewählt und mit jeweils eigenen Kennnummern versehen werden. Nachfolgend können die Eigentümerverhältnisse eingetragen werden.

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Intelligente Führung innerhalb der Vorlage

Neu ist auch, dass nun oben über den Tabellen der nächste Themenblock der Vorlage verlinkt ist. So ist es möglich, bequem von Punkt zu Punkt zu klicken. Der nächste Punkt der Demo lautet „Erfassung der wirtschaftlichen Einheiten“. Hier wird zunächst der Eigentümer ausgewählt, die laufende Nummer automatisch eingetragen. Anschließend muss entweder das Einheitswert-Aktenzeichen oder die Steuernummer des Objekts eingetragen werden. Diese Optionen bestehen deshalb, weil die Abfragen je nach Ländermodell unterschiedlich sind. Übrigens ist auch hier gut zu sehen, dass immer wieder Felder gelb eingefärbt werden, sobald nach erwünschten Daten verlangt wird. Sind diese verfügbar, so sollten sie in die Tabelle eingetragen werden. Die Tabelle enthält viele Felder, weshalb die automatische Führung durch die Vorlage eine große Hilfe beim Ausfüllen darstellt.

Als nächstes Tabellenblatt folgt „Gemarkungen & Flurstücke“. Hier zeigt sich die neue Spalte für die Kurzbezeichnung eines Grundstücks. Vorher war nur die Nummer des Grundstücks zu sehen. Die Kurzbezeichnung hilft, auf die Schnelle den Überblick zu behalten und auf einen Blick zu wissen, um welches Grundstück es sich handelt. Bei der Demo wird hier zum ersten Mal ein Feld rot markiert. Häufig wird damit angezeigt, dass ein Wert fehlerhaft ist oder fehlt – allerdings heißt in dieser Vorlage die rote Farbe, dass der Mandant dieses Feld nicht anfassen muss. Das Feld muss freigelassen werden. So geht es an sich weiter, bis alle Felder ausgefüllt sind. Ist dies geschehen, wird angezeigt: „Für dieses Grundstück sind keine weiteren Informationen notwendig!“ Damit wird der bedienenden Person angezeigt, dass alles korrekt ausgefüllt wurde.

Große Hilfe bei der Datenerfassung

Um zu demonstrieren, wie unterstützend die Excel-Vorlage aufgebaut ist, wählt Samuel bei der Steuervergünstigung die Option „Ja“ aus. Sofort wird anzeigt, dass die Angaben zu den Steuervergünstigungen ergänzt werden müssen. Unter dem Reiter „Befreiung & Vergünstigung“ funktioniert das Ausfüllen genauso wie bei den anderen Tabellen. Wieder werden auszufüllende Felder gelb markiert, auszulassende Felder rot. Sind alle Felder korrekt ausgefüllt, folgt wieder die bekannte Benachrichtigung, dass das Grundstück keine weiteren Informationen benötigt.

Im Prinzip funktioniert die gesamte Vorlage so. Vorhandene Grundstücke werden angegeben, die notwendigen Felder automatisch markiert, bis alle Informationen vorliegen. Die Excel-Vorlage wird in der hsp.community zur Verfügung gestellt. Im Mai wird das Opti.Tax Release, das den Import ermöglicht, zum Download zur Verfügung stehen. Unterm Strich wird die Vorlage den Kanzleien und Mandanten viel Zeit und Aufwand ersparen. Bei der Menge an Grundstücken, die nun erfasst werden müssen, sicherlich eine große Hilfe.