Bei „hsp live um 11“ war in der aktuellen Folge hsp-Entwickler Martin Krause zu Gast. Er arbeitet an der Entwicklung der Opti.Tax Cloud entscheidend mit. Mit ihm sind wir in die Tiefen der Opti.Tax Cloud eingestiegen.

Es geht direkt in die Bildschirmansicht. Martin legt einen Beispiel-Mandanten an. Nachdem er für diesen einen Beispiel-Mitarbeiter angelegt hat, lädt er ihn zur Registrierung ein. Anschließend lädt er ihn über die Opti.Tax Cloud zur Bearbeitung eines Fragenbaums ein, hier zum Thema Rechnungswesen. Nun kann der Mitarbeiter mit einem Klick zur Bearbeitung des Fragenbaums kommen und die Antworten eingeben.

Jetzt kann die Steuerberatung die Fragen abholen und direkt in die passenden Positionen hineinladen. Dies funktioniert mit jedem Datentyp, auch mit Anhängen. Wenn wir uns noch einmal das Interview, also den Fragenbaum im Beantwortungsmodus des Mitarbeiters, anschauen, fällt uns etwas auf: Im erstellten Interview ist hinter jeder Frage ein kleines Fragezeichen zu erkennen.

Dort finden die Mitarbeiter:innen des Mandanten schnelle Hilfe zu den jeweiligen Fragen. Somit gibt es eine integrierte Führung durch das ganze Interview, was die Beantwortung deutlich vereinfacht. Martin ergänzt, dass diese Infos ständig ergänzt und aktualisiert werden. Im Abschnitt „Unterhaltung“ können sich Mitarbeiter:in und Steuerberatung unkompliziert und ohne Medienbruch, z. B. Telefon oder E-Mail, austauschen. Das integrierte Nachrichtensystem lässt eine Art Chat zu, wo Fragen schnell geklärt oder Hinweise erteilt werden können.

Feste Rollen, feste Aufgaben

Auch externe Personen, z. B. von Dienstleistungsunternehmen, können in die Bearbeitung mit einbezogen werden. Dazu wird in der Benutzerverwaltung ein neuer Cloud-Benutzer angelegt. Unter „Rolle“ wird „Externe Bearbeiter“ ausgewählt. Diesen kann ich individuell mit einem Beschreibungstext versehen, damit sofort erkennbar ist, wer diese Person ist bzw. was sie tut. Wird diese Person in die Bearbeitung mit einbezogen, sieht sie immer nur den zugewiesenen Aufgabenbereich. Interna oder sensible Daten bekommt sie nicht zu sehen.

Es wird immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter:innen nicht mehr in die Cloud sollen, z. B. wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Allerdings können sie nicht einfach aus der Benutzerverwaltung der Opti.Tax Cloud gelöscht werden, da Datenbezüge existieren. In diesem Fall können die Konten einfach deaktiviert werden. Alle Datenbezüge bleiben erhalten, aber die Person kommt nicht mehr in die Opti.Tax Cloud.

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Weitere Informationen

Opti.Tax Cloud wird immer besser

Weitere Pläne: Es soll die Möglichkeit geben, über Fußnoten Dokumente anzuhängen und auszutauschen. Darüber hinaus soll es den kompletten Freizeichnungsprozess in der Opti.Tax Cloud geben. Eine weitere aktuelle Idee soll der Übersicht dienen: das Dashboard, wo Benutzer:innen auf einen Blick sehen können, welche Themen auf welchem Stand sind.

Nächste Woche beginnt eine dreiteilige Livestream-Serie mit Betriebsprüfer Gregor Danielmeyer. Dabei geht es um alle Fragen rund um Entwicklungen und die Zukunft der Betriebsprüfung, sowohl aus Prüfungs- als auch aus Unternehmens- und Steuerberatungssicht. Wie werden sich Prüfungen und Schwerpunkte entwickeln, wie können sich Mandanten optimal vorbereiten, was müssen Steuerberatungen beachten?

Wir sind sehr gespannt und laden euch herzlich ein, den Livestreams zu folgen und euch per Chat mit Fragen, Meinungen und Anmerkungen einzubringen. Hier geht es zur ersten Folge mit Gregor Danielmeyer und dem Thema: Betriebsprüfung digital – das muss ich wissen.