Modernisierung der Betriebsprüfung und die Rolle des IKS

Die Betriebsprüfung wandelt sich. Das bedeutet, dass auf Kanzleien und Mandanten neue Anforderungen zukommen. Doch was bedeutet die Modernisierung der Betriebsprüfung konkret? Darüber hat Viktor Rebant in „hsp live um 11“ mit Paul Liese gesprochen. Als IKS-Fachmann und Dozent der hsp Academy zum Thema Internes Kontrollsystem nahm Viktor auch die Rolle des IKS unter die Lupe.

Viktor Rebant arbeitet als Manager im Bereich Tax Technology bei Ebner Stolz in Hannover. Hauptthemen für ihn sind die digitale Betriebsprüfung, steuerliche Datenanalyse und alles rund um IKS. Er sieht sich als die Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht. Als IKS-Experte beginnt er mit der Gesamtbetrachtung des internen Kontrollsystems, das dem gesamten unternehmerischen Risiko begegnen soll. Ein IKS hat das Ziel, allen inneren und äußeren Risiken des Unternehmens zu begegnen und zu mindern. Der Umgang mit diesen Risiken gehört zum Bereich Risikomanagement.

Viktor vergleicht das IKS mit einem Legobaukasten. Das Risikomanagement ist Bestandteil des Baukastens – und das Compliance Management System bildet die Bauanleitung. Wichtig ist, dass das Management die Regeln vorgibt. Paul fasst für sich zusammen: Ein IKS basiert auf der Annahme, dass sich die Geschäftsleitung mit den Prozessen im Unternehmen beschäftigt, nach steuerrelevanten Themen und Sachverhalten schaut, Risiken abwägt und Kontrollmaßnahmen etabliert. Entdeckte Vorfälle werden ins Tax Compliance Management System geholt.

Kommt der Datenstandard, wird es für viele ungemütlich

Viktor ergänzt, dass die Unterscheidung sehr von der Größe eines Unternehmens abhängt. Die Bundessteuerberaterkammer hat eine Veröffentlichung zum Thema Steuer-IKS getätigt. Dort wurde beschrieben, dass KMU so gut wie nie IKS, Risikomanagement oder TCMS haben. Dafür sind diese Unternehmen viel zu klein. Für diesen Umstand wurde der Begriff Steuer-IKS gewählt. Je größer das Unternehmen ist, desto stärker sind die Bereiche voneinander getrennt. Schließlich geht es darum, Abhängigkeiten zu vermeiden. Solche könnten etwa dominierende Lieferanten sein, aber auch zu viele Verantwortlichkeiten konzentriert auf eine einzige Person.

Ein IKS zu haben bedeutet nicht, dass nie wieder etwas passieren kann. Aber es wird zumindest erfasst, wenn etwas passiert. Die meisten Fehler, so Viktor, passierten bei Medienbrüchen. Sollte das BMF den Datenstandard einführen, werden alle Datensysteme in Deutschland genormt sein. Soweit er es aktuell einschätzen kann, wird es sich um eine inhaltliche wie strukturelle Standardisierung handeln. Die Finanzverwaltung wird sich also den Z3-Export ziehen, die Daten standardisiert abprüfen und visualisieren. Probleme oder Auffälligkeiten, die sich dann zeigen, werden Steuerberatung oder Mandant erklären müssen. Viktor ist der Meinung, dass die Kanzleien und beratenden Unternehmen auf diese Situation nicht ausreichend vorbereitet sind.

Kanzleien müssen Datenanalyse können

Eine der Hauptskills, die Viktors Meinung nach in Kanzleien in Zukunft benötigt werden, ist die Datenanalyse. Er merke dies in den Betriebsprüfungen, die er betreue. Dort wird nicht mehr von Belegen gesprochen, sondern nur noch von Daten. Sobald die Standardisierung der Daten kommt, wird die Steuerberatung um regelmäßige Kontrollprüfungen nicht mehr herumkommen. Dass die Kanzleien sich jetzt darauf vorbereiten müssen, liegt auf der Hand. Zwar liegt die Verantwortung von IKS und Co. beim Mandanten. Spätestens bei der ersten digitalen Betriebsprüfung mit standardisierten Daten wird die Beziehung zwischen Kanzlei und Mandanten erschüttert, sollten Unsauberkeiten und Vorfälle überhandnehmen. Insbesondere bei Mandanten, deren Geschäftsmodelle skalierbar sind, können Kanzleien nicht wegschauen. Sonst werden eventuelle Vorfälle mitskaliert.

Die Datenanalyse wird dabei ein Thema für spezialisierte Fachkräfte. Zusätzlich zum Tagesgeschäft wird der neue Bereich nicht abdeckbar sein. Aber was schlägt Viktor den Kanzleien vor, um sich auf die Einführung des Datenstandards vorzubereiten? Der Fachmann schlägt vor, jetzt schon nach Kolleginnen und Kollegen zu suchen, die den Bereich Datenanalyse abdecken können. Und zwar nicht (nur) in der Steuerbranche, sondern überall. Viktor möchte niemandem Angst machen, sondern schlicht die Realität aufzeigen. Die Finanzverwaltung rüstet auf, doch er habe nicht den Eindruck, dass die Kanzleien aufrüsteten.

Den richtigen Einstieg finden

Gehen wir nun davon aus, dass die Kanzlei bereit ist. Wie können die Mandanten überzeugt werden? Gerade zum Einstieg empfiehlt Viktor, sich einen Mandanten herauszusuchen, der einen konkreten Fall für die Kanzlei mitbringt und im sehr guten Verhältnis zur beratenden Person steht. Dieser Mandant kann als Testfall genutzt und ein fairer Kurs vereinbart werden, den der Mandant ohne Probleme zahlen würde. So haben beide Seiten etwas davon. Viktor gibt aber gleich zu bedenken, dass die Einarbeitungszeit für die Kanzlei sehr lang werden könnte. Schließlich arbeitet jeder Mandant mit einem anderen Datensystem.

Wichtig sei vor allem laut Viktor, Voraussetzungen zu schaffen, um die Daten prüfen zu können, die von der Finanzverwaltung vorgelegt werden. Er habe schon die Erfahrung gemacht, dass diese fehlerhaft waren. Nicht aus Boshaftigkeit. Auch die Finanzverwaltung befindet sich noch in der Lernphase.