Berater:innen wollen stets das Beste für ihre Mandanten. Manchmal aber läuft es in der Realität nicht ganz so rund, wie man es sich vorgestellt hat. Welche Argumente die Beratungsseite auch aus dem Ärmel zieht, der Mandant stellt sich quer. Was nun? Bleibe ich dran, versuche ich es mit Hartnäckigkeit? Oder gibt es andere Wege der Überzeugung? Und wann gebe ich auf, um die Zeit anderen Mandanten zu widmen? Darüber spricht Paul Liese heute mit Kanzleiberaterin Angela Hamatschek.
Angela nennt sich Kanzleioptimistin und berät gemeinsam mit ihrer Partnerin Cordula Schneider seit gut 20 Jahren Steuerberater:innen bei der Positionierung ihrer Kanzleien. Paul spricht direkt den Namen des Duos an: Kanzleioptimisten. Wie kann man sich eine optimistische Vorgehensweise vorstellen? Angela nennt direkt als erstes Beispiel die Digitalisierung. Naturgemäß ist sie das Thema hochmotiviert angegangen, doch merkte sie bald, dass sich viele Kolleginnen und Kollegen mit dem Wandel schwertun. Bedenken wie Aufwand und Kosten werden von Angela und ihrer Kollegin aufgebrochen, damit es vorangeht.
Als zweites Beispiel nennt sie verpflichtende Projekte wie die Verfahrensdokumentation oder das StaRUG (Gesetz über den Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen). Statt sich über weitere Beratungs- und somit Einnahmemöglichkeiten zu freuen, klagen Kanzleien nicht selten über die zusätzliche Arbeit. Angela kann hier nur appellieren, sich neuen Themen anzunehmen und die Möglichkeiten mitzunehmen. Die Verfahrensdokumentation beispielsweise sorgt selten für Euphorie bei den Mandanten. Viele Kanzleien bringen ihre Mandanten durch Behördendruck und Angst dazu, das Thema Dokumentation anzugehen. Dabei ist Angela der festen Überzeugung, dass durch ein Aufzeigen von Prozessoptimierungen viel mehr zu erreichen ist.
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Skeptische Mandanten überzeugen
Paul spricht die Überschrift des heutigen Livestreams an. Was tun, wenn der Mandant nicht will? Der hsp-Chef gibt zu bedenken, dass in solchen Fällen wahrscheinlich bereits bei der Ansprache etwas schiefgelaufen sei. Angela hat dazu den Satz mitgebracht: Es geht nicht darum, Recht zu haben, es geht darum, hilfreich zu sein. Beispielsweise gibt sie den Rat, zum richtigen Zeitpunkt mit einem bestimmten Thema auf den Mandanten zuzugehen. Zudem sei es wichtig, die individuellen Bedürfnisse des Mandanten zu adressieren.
Im nächsten Schritt kommt Paul auf das Zeit-Thema zu sprechen. Kanzlei-Inhaber:innen haben so schon zu wenig Zeit für neue Themen. Nun sollen sie auch noch Zeit in individuelle Ansprachen investieren. Wie soll das gehen? Zunächst einmal sollten Inhaber:innen in der Lage sein, repetitive Aufgaben abzugeben. Darüber hinaus sollte die Führungsperson bereit sein, ihre individuelle Stärke in der Beratung draußen beim Mandanten auszuspielen.
Und was soll man nun mit Kanzleien tun, die sagen: Die vergangenen 20 Jahre hat’s funktioniert, wieso sollte ich in den nächsten 20 Jahren etwas ändern? Angela sagt dazu, dass sich bereits einfache Dinge wie die Buchführung im Laufe der Zeit verändern. Es sei wichtig, sich mit diesen Veränderungen auseinanderzusetzen.
Neue Themen strategisch etablieren
Paul kommt noch einmal auf den Punkt der individuellen Ansprache zurück. Wie sieht so eine individuelle Ansprache von Mandanten aus? Angela gibt direkt eine klare Handlungsempfehlung: Kanzleien sollen bei einem neuen Thema die fünf Mandanten bestimmen, die von dem neuen Thema am meisten profitieren würden – und die am ehesten mitziehen könnten. Mit diesen Mandanten geht es in die Umsetzung. So werden automatisch Best Cases generiert, zudem wertvolle Erfahrungen und Argumente gesammelt. Dieses Gesamtpaket hilft dabei, die nächsten, etwas skeptischeren oder schwierigeren Mandanten zu überzeugen. Und individuell ansprechen bedeutet, bei jedem Mandanten den stärksten Trigger zu finden.
Kanzleien haben Einsicht in den gesamten Buchungsstoff der Mandanten. Sollten sie diesen zur Projektgenerierung einsetzen? Angela empfiehlt es unbedingt, schließlich geht es darum, auch für die Mandanten möglichst viele Mehrwerte herauszuholen. Gerade wenn es darum geht, Beispiele vorzurechnen, um etwa Argumente für eine Verfahrensdokumentation zu gewinnen, wirken die tatsächlichen Zahlen des Unternehmens wesentlich überzeugender. Sollte ein Mandant die Entscheidung für ein Projekt vertagen, können Kanzleien die Zeit bis zum Zweitgespräch für eine kontinuierliche Kommunikation nutzen. Hier geht es allerdings nicht um tägliche Mails, sondern um Instrumente wie Newsletter mit Best Cases und Erfolgen in vergleichbaren Unternehmen.
Das richtige Marketing für Kanzleien
In einem Punkt sind sich beide einig: Ohne Kommunikation wird es für Kanzleien schwierig. Eine kleine Kanzlei muss aber keine Marketingabteilung etablieren. Es reicht, Einzelpersonen in Teilzeit oder Studierende einzustellen, die alle möglichen Erlebnisse mit den Mandanten festhalten, aufbereiten und verteilen. Nach Projekten können etwa Mandanten gefragt werden, welche wichtigen Erkenntnisse diese gewonnen haben. Was auch immer Kanzleien vorhaben, gerade im Social Media muss nicht alles perfekt sein. Das Wichtigste ist: einfach mal starten.
Nun geht die Kanzlei nach einem halben Jahr Wartezeit wieder auf den zweifelnden Mandanten zu. Doch dieser will das Projekt immer noch nicht – was nun? Angela merkt an, dass es natürlich nichts bringe, auf immer und ewig den Mandanten anzusprechen. Doch sie rät, für die Zukunft immer eine Tür offenzuhalten. Dem Mandanten sollte signalisiert werden: Sollte dieser irgendwann doch mal Interesse an dem Projekt haben, so steht die Tür immer offen.
Nächste Woche präsentiert Paul das August-Update. Es gibt ein neues Opti.Tax Release mit neuen Cloud-Funktionen und einer neuen Taxonomie für das Thema Geldwäsche. Außerdem kommen neue Weiterbildungskurse in der hsp Academy.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
