Jeden letzten Mittwoch im Monat treffen sich verschiedene Personen aus der Steuerbranche in einem Gruppentelefonat über Microsoft Teams. Sie tauschen sich zu verschiedenen Themen aus, wie zum Beispiel zur Mitarbeiterführung, zu verwendeten Methoden oder Tools in der Firma oder wie am 23. Februar 2022 zum Thema Support der Kunden und Mitarbeitersuche. 

Wie man nach Supportmitarbeitern sucht: 

Gleich am Anfang der Runde wird das Fass mit dem Thema Support eröffnet. Wie werden Mitarbeiter gefunden? Innerhalb weniger Minuten des Gesprächs wird klar: Nur langfristige Supportmitarbeiter bringen einen tatsächlich hochwertigen Support. Wie motiviert man jedoch seine Mitarbeiter langfristig in der Firma zu bleiben? 

Einer der Wege wäre zum Beispiel, Auszubildende einzustellen. Nach ihrer Ausbildung entscheiden sich einige dafür, zu bleiben. Das ist ein wichtiges Fundament, um eine hochwertige Zusammenarbeit mit seinen Mitarbeitern zu gewährleisten. Die Auszubildenden, die sich entscheiden zu bleiben, wollen auch tatsächlich in der Firma arbeiten. 

Wie man die Supportmitarbeiter entlasten kann: 

Einer der Wege, um die Supportmitarbeiter:innen entlasten zu können, ist möglichst viel zu automatisieren. Um Prozesse automatisieren zu können, muss vorerst digitalisiert werden. Eine Automatisierung muss dann auch individuell vollzogen und genau an die Prozesse angepasst werden, um den größten Ertrag mit sich zu bringen. Bei der hsp sind viele Prozesse automatisiert und so braucht der Kunde weniger Support und falls er ihn doch braucht, kann ihm schneller geholfen werden. 

Onlinehilfe ohne Mitarbeiter: 

Videos werden immer beliebter. Wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt, sagt ein Video mehr als tausend Bilder. Videos sind dynamisch und bieten eine genaue Anleitung, wie man ein Problem löst. In der hsp.community sind viele Videos und Anleitungen aufgezeichnet. Viele Probleme werden von den Zuschauern meistens binnen weniger Minuten gelöst. 

Des Weiteren gibt es auf der Homepage von der hsp eine Chatfunktion, wo man bei eventuellen Fragen sofort mit einem Supportmitarbeiter verbunden wird. 

“Kommunikation ist alles und vor allem im Support.“ – Paul Liese 

Man sollte keine Zeit verlieren. Wenn eine Kundenanfrage reinkommt, ist es wichtig schnell zu reagieren und den Kunden nicht warten zu lassen. In manchen Firmen arbeitet jeder im Support mit, es gibt eine universelle Telefonnummer, von der jeder den Anruf annehmen und dem Kunden helfen kann. 

Eine andere Lösung ist, gleich zu Anfang eine richtige Ticketzuordnung zu machen, sobald die Kundenanfrage reinkommt. So ist es möglich, dass immer ein Spezialist dem Kunden hilft. Das ist allerdings nicht immer applizierbar, weil zum Beispiel das Problem mit einer Schnittstelle zusammenhängt und nicht mit dem Produkt, was angeboten wird. Bei einfachen Problemen, die zum Beispiel nur mit den Computereinstellungen zu tun haben, können diese mithilfe eines Videos gelöst werden und es wird kein Experte gebraucht. Es ist auch sehr nützlich, Videos für alle möglichen Situationen aufzuzeichnen, da der Ablauf dann für den Kunden wesentlich reibungsfreier abläuft – es sei denn, es geht lediglich um kleine Tätigkeiten wie Passwortwechsel. Individuelle Probleme können am besten durch eine Ticketzuordnung gelöst werden. 

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Wie kann ich langfristige Mitarbeiter:innen und Experten finden? 

Zum Schluss der Runde dreht sich das Thema in Richtung Auszubildende und wie die Abläufe mit der Handelskammer funktionieren. Die Handelskammer ist sehr glücklich, wenn es neue Betriebe gibt, die ausbilden wollen, und unterstützt sie dabei stark. 

Oder die Firma stellt Werkstudenten ein. Wenn diese mit ihrem Studium fertig sind, entscheiden sie sich dafür, weiter in der Firma zu bleiben. Positiv ist dabei, dass sie schon eine gewisse Zeit in der Firma gearbeitet haben und keine Einstiegsphase brauchen. 

Experten können sogar auf dem internationalen Markt gefunden werden, wie zum Beispiel Freelancer aus anderen Ländern, die für die Firma arbeiten können. So hat man eine viel größere Auswahl an potenziellen Mitarbeiter:innen und Kooperationspartner:innen. 

Einige Quellen, in denen man nach potenziellen Mitarbeiter:innen suchen könnte:

Connecticum – eine Studentenzeitschrift, in der man Werkstudenten finden kann: https://www.connecticum.de/unicum 

Indeed.com – Einige gute Erfahrungen wurden hiermit in der Runde gemacht, sogar ohne ein Budget für die Jobausschreibung zu verwenden. 

LinkedIn.com – eine Jobbörse, wo sich die Bewerber direkt ein Urteil über die Firma auf LinkedIn machen können. 

Die TaxTech-Runde findet immer am letzten Mittwoch im Monat statt. Willst du auch das nächste Mal dabei sein? Dann merk dir den 30.3. um 17 Uhr in deinem Kalender vor und trete über diese Seite bei: https://taxtech.de/