Ab 2018 erlaubt ein neues Gesetz die anlassunabhängige und unangekündigte Kassennachschau (§ 146b AO). Diese ist als eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung konzipiert. In formeller Hinsicht handelt es sich um keine Außenprüfung i.S.d. § 193 AO. Werden dabei jedoch Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
Einzelaufzeichnungspflicht normiert
Zusätzlich wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme im § 146a AO gesetzlich normiert und es wurden Regeln für eine neue, zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung festgelegt. Diese Regeln gelten für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019, die Regelungen der Kassennachschau sind jedoch bereits ab dem 01.01.2018 anwendbar. Da die verschiedenen Kassensysteme unterschiedliche Datenausgaben erzeugen, ist abzusehen, dass die Kassennachschau sehr aufwändig werden wird. Der Deutsche Fachverband für Kassen & Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V. (DFKA) hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, eine Standardisierung des Tagesabschlusses und der Einzelaufzeichnungsbewegungen zu erarbeiten.
Wichtig hierbei war vor allem, die Einfachheit im Sinne der Umsetzbarkeit und Akzeptanz sicherzustellen. Angesichts der vom Gesetzgeber geforderten Digitalisierung und Bereitstellung der Datenträger von Einzelbewegungsdaten auf spezifische Anforderungen wird das Ziel verfolgt, die Datensicherheit und die Nutzenargumente für alle Beteiligten zu verbessern.
Kassen-Taxonomie 1.0 in Opti.View
Die DFKA-Arbeitsgruppe „Taxonomie Kassendaten“ wird daher die Einzelaufzeichnungen sowie den Tagesabschluss in Form eines strukturierten Datensatzes (Kassen-Taxonomie) standardisieren. Die Kassen-Taxonomie 1.0 wird vermutlich noch im ersten Halbjahr 2018 freigegeben und ist in dieser Fassung mit den Finanzbehörden abgestimmt. Der Compliance-Spezialist hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg wird die Kassen-Taxonomie 1.0 in seine Prüfsoftware Opti.View integrieren. Mit Opti.View werden Daten gemäß GoBD (Z1, Z2 und Z3) strukturiert angezeigt und mit Prüfschritten (Makros) ausgewertet.
Die individuelle Kassendatenausgabe kann auf den Standard der Kassen-Taxonomie gemappt werden, sodass folgende Vorteile entstehen:
- Einheitliche Datenbereitstellung für den Prüfungsfall durch klar definierte Kasseneinzelbewegungen und Kassenabschlüsse im Z3-Beschreibungsstandard (Basisfunktion)
- Ermöglichung der Auslagerung aller im jeweiligen System erfassten Daten in ein Archivsystem, wobei die Taxonomie die semantische Datensatzbeschreibung darstellt oder die Nutzung der integrierten Datenbank für Kassendaten (optional)
- Ermöglichung einer möglichst automatisierten (Weiter-)Verarbeitung der strukturierten Kassendaten in der Finanzbuchführung sowie unterstützende Vollständigkeits- und Plausibilitätsbeurteilungen durch den Kassenführenden. Mit der integrierten Schnittstelle zu InfoZoom verschafft sich der Anwender einen Überblick und mit den integrierten speziellen Prüfroutinen können bereits im Vorfeld kritische Datensätze analysiert werden (optional).
Die Kassen-Taxonomie 1.0 wird die hsp Handels-Software-Partner GmbH im Laufe des Jahres in Opti.View einbinden. Damit werden Kassendaten so vereinheitlicht, dass sie problemlos aufbewahrt und bei Betriebsprüfungen mit IDEA ausgewertet werden können.
Die hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg verkauft nicht nur Software, sondern eine Partnerschaft, die vollgepackt ist mit Mehrwerten, Erkenntnissen und Ideen.
