Archivierung von Kassendaten und Vorbereitung auf eine Kassennachschau
Die ordnungsgemäße Kassenführung steht im Fokus der Betriebsprüfung. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung ab dem 29.12.2016.
Seit 2018 besteht für die Finanzverwaltung die Möglichkeit der Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung. Die Schwerpunkte im Rahmen von Kassenprüfungen liegen auf der Programmebene mit der Prüfung des GoBD-Exports (Sicherstellung der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Auswertbarkeit) und der Datenebene mit Prüfung der Unveränderbarkeit (Analyse der Datenbanken, Datenstruktur, Datenhaltung, Logdateien und Verfahrensdokumentation).
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: Sicherheitsmodul, Speichermodul und digitale Schnittstelle.
Weitere Neuerungen sind ab 2020 vorgesehen. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die nach § 146a AO aus drei Bestandteilen besteht: Sicherheitsmodul, Speichermodul und digitale Schnittstelle.
Ein Tool für alle Fälle: Opti.List
Die meisten Anforderungen kann ein Unternehmen, das im Kassenumfeld Opti.List für die unveränderbare Daten-Archivierung einsetzt, schon heute erfüllen. Denn Opti.List kann nicht nur für die Archivierung der Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung eingesetzt werden, sondern auch als Speichermodul und digitale Schnittstelle zur Archivierung der Kassendaten. Die Daten im Beschreibungsstandard können dann bei der kurzfristigen Kassen-Nachschau sofort verfügbar gemacht werden. Der Nachweis der Unveränderbarkeit kann leicht erbracht werden, da die Kassendaten verschlüsselt im Datenarchiv abgelegt werden.
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Die Kassendaten-Archivierung wird aktuell schon eingesetzt von der Ernst Stackmann GmbH & Co. KG in Buxtehude. Eine Schnittstelle übergibt die Kassendaten aus prohandel an Opti.List. Regelmäßig werden die Summen aus dem Kassenbuch mit Grundbuchfunktion mit den Summen der Einzelaufzeichnungen im Archiv abgeglichen und protokolliert. Die Schnittstellen-Beschreibung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Der Abteilungsleiter Harald Uhlendorf von der Ernst Stackmann GmbH & Co. KG sagt dazu: „Wir sind weiterhin unschlüssig, ob prohandel der unveränderlichen Speicherung der Kassendaten nachkommen kann. Daher nutzen wir eine „Export-Möglichkeit“ aus prohandel. Da diese allerdings nicht zeitnah erfolgt, sind nachträgliche Änderungen (z.B. am Artikel) durchaus möglich. Mit allen Opti.List- Archivierungen vollziehen wir seit Jahren die unveränderliche Archivierung von Daten. Die Archivierung der Kassendaten ist dort unserer Meinung nach ebenfalls gut aufgehoben. Wie zeitnah die Archivierung erfolgt, hat jeder selbst in der Hand. Wir führen es zurzeit monatlich mit der automatischen Archivierung durch“.
Opti.List bietet in seiner Analyse-Software Makros wie z. B. die Anzahl der Bonierungen, der Kunden, Belegdatum, der Benford-Analyse, des Bonsummen-Histogramm und vieles mehr…
Opti.List bietet in seiner Analyse-Software Makros, die auf prohandel abgestimmt sind: Anzahl der Bonierungen, Anzahl der Kunden, Belegdatum ist Sonntag, Benford-Analyse, Bonsummen-Histogramm, Chi-Quadrat-Test, Doppelbelegung Bonnummern, Fallunterscheidung Bonsumme, Filialumsatz für Betriebsvergleich, Lücken Bonnummern, Nullbons, Stornoübersicht, Summe der bonierten Artikel je Warengruppe, Summen der in Rechnung gestellten Beträge, Tageseinnahmen eines Wochentags sowie Zeitreihenanalyse Kalendertage. Die Prüfung der Kassendaten mit diesen Makros schützt vor Kassenmanipulationen durch eigene Mitarbeiter.
Mit diesen einfachen Mitteln kann der Einzelaufzeichnungspflicht, der Kassen-Nachschau und teilweise auch schon der technischen Sicherheitseinrichtung gelassen entgegengesehen werden. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot, das die bisher bei Ihnen eingesetzten Komponenten berücksichtigt.
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