Mit der richtigen Software bringen Steuerkanzleien die Digitalisierung und Automatisierung voran – bei sich selbst und bei ihrer Mandantschaft. Immer stärker rücken diese Felder in Verbindung mit Prozessberatung für Kanzleien in den Vordergrund. Softwarehersteller bieten deshalb inzwischen weit mehr als nur das passende Werkzeug.
Im Freitagstalk „hsp live um 11“ tauschte sich hsp-Geschäftsführer Paul Liese mit Matthias Glahn aus. Er ist seit 23 Jahren der Geschäftsführer der BMD GmbH. Im Talk sprachen sie über die Digitalisierung von Steuerkanzleien und der IT-basierten Prozessoptimierung.
BMD bietet Steuerberater:innen ein cloudbasiertes Portal für das Kerngeschäft rund um Buchführung und Jahresabschlüsse an. Immer mehr Kund:innen trugen an Matthias Glahn aber auch das Thema Verfahrensdokumentation heran – und so fand er schließlich den Weg zur hsp.
Für Matthias Glahn unterliegt die Branche der Steuerberatung eindeutig einem Wandel. Schon seit Jahren treibt er mit seinem Unternehmen die Digitalisierung der Steuerkanzleien voran. „Durch die Pandemie hat die Digitalisierung in der Branche einen absoluten Kick bekommen“, stellt Matthias Glahn fest. „Es mit einem Mal ein Zwang da.“ Immer mehr Steuerberater:innen haben mit einem Schlag erfahren, wie nützlich und auch notwendig die Digitalisierung für ihre Arbeit ist.
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Automatisierung schafft freie Ressourcen
Die Digitalisierung ebnet den Weg für die Automatisierung standardisierter und repetitiver Prozesse innerhalb der Kanzleien. Matthias Glahn sagt hierzu deutlich: „Es ist Perlen vor die Säue geschmissen, einen Steuerfachangestellten einen Kontoauszug abtippen und kontieren zu lassen.“ Durch die Automatisierung solcher Tätigkeiten könnten wertvolle Ressourcen freigesetzt werden. Und das Fachpersonal kann wesentlich produktiver eingesetzt werden: bei der Beratung der Mandantschaft.
Denn das Berufsfeld der Steuerberatung unterliegt einem Wandel: „Kanzleien müssen sich zunehmend darauf einstellen, weg von dem Brot- und Buttergeschäft und der reinen Deklaration hin zu dem Thema Beratung zu gelangen“, meint Matthias Glahn. Vorbehaltsaufgaben werden aller Voraussicht nach in den kommenden Jahren wegfallen, Steuerberater:innen müssen sich deshalb anders positionieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders auf die lauernden ausländischen Marktbegleiter weist der BMD-Geschäftsführer hin. Um gegen diese standhalten zu können, müssen sich Steuerkanzleien mit der passenden Softwareunterstützung rüsten. Und eben neue Tätigkeitsfelder erschließen, etwa das der Digitalisierungs- und Prozessberatung.
Um die Digitalisierung richtig anzugehen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen, darf sie aber nicht erst in der Steuerkanzlei beginnen. Digitalisierung fängt bereits bei den Mandant:innen an. Matthias Glahn erklärt: „Ich habe schon vor Jahren gesagt: Die große Herausforderung wird sein, den Berufsstand darauf auszurichten, dass Steuerkanzleien nicht nur die fachlich relevanten Themen besetzen, sondern auch die EDV-technischen, digitalen IT-Themen besetzen können und in der Lage sind, das Thema Digitalisierung von Anfang an zu erkennen.“ Welche Software benutzen Mandant:innen? Wie laufen die Prozesse bei ihnen ab? Wie sind die Belegflüsse? Diesen Fragen müssen Steuerberater:innen zwingend nachgehen. Dafür müssen sie sich aber selbst neu orientieren: Weg von der klassischen Deklaration, hin zur Beratung. Wichtig ist dabei, die Mandantschaft nicht etwa zu bevormunden und zur Digitalisierung zu zwingen, sondern sie zu unterstützen. „Ich sehe die Kanzlei als Glied in der Wertschöpfungskette des Mandanten, als externen Dienstleister“, meint Matthias Glahn. „Es ist die Aufgabe des Beraters, sich möglichst smooth, soft und geräuschlos in diese Kette einzugliedern und die Prozesse des Unternehmens möglichst wenig zu beeinträchtigen.“
Verfahrensdokumentation bietet Ansatz zur Prozessberatung
Die Verfahrensdokumentation ist bereits seit 2015 gemäß GoBD Pflicht und für Steuerkanzleien das passende Vehikel, bei der Mandantschaft die Digitalisierung und Prozessoptimierung voranzubringen. Dank der Zusammenarbeit kennen die Steuerberatungen die Zahlen und Prozesse ihrer Mandate gut, das Vertrauensverhältnis ist bereits gegeben. Diesen Vorteil gilt es, zukünftig in neue Projekte umzuwandeln. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation werden die Prozesse im Unternehmen definiert. Dadurch wird der Weg zur Optimierung einzelner Abläufe innerhalb des Unternehmens, aber auch in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei, geebnet. „Dann sind wir bei der Prozesskette oder Wertschöpfungskette“, so Matthias Glahn. „Hier können Kanzleien mit Tools unterstützend tätig werden und optimieren und zu einer medienbruchfreien, digitalen Verarbeitung des Deklarationsprozesses überhaupt erstmal kommen.“ Hier setzen Kanzleisoftwares an, transportieren Daten automatisch von den Mandant:innen in die Steuerkanzlei. Beispiel: Legen Mandant:innen in ihrer Software einen neuen Debitoren an, wird dieser automatisch in die Kanzleisoftware übernommen. Auch Rechnungen können automatisch in die Kanzlei übertragen werden. Das händische Übermitteln entfällt, die Daten sind immer synchron und liegen tagesaktuell vor.
Um dieses Geschäftsfeld zu erschließen, bieten Hersteller von Kanzleisoftware nicht nur die passenden Werkzeuge, sondern stehen zunehmend auch beratend zur Seite. In der hsp Academy zum Beispiel ist seit Kurzem die Weiterbildung zum/zur Digitalisierungsberater:in freigeschaltet, BMD bietet einen Digitalisierungsführerschein an. In der hsp Academy geht es dabei nicht nur um die bloße Wissensvermittlung, alle Dozent:innen stehen in regelmäßigen Live-Calls Rede und Antwort, hsp begleitet die Steuerkanzleien im Anschluss auch bei ersten Projekten mit den Mandant:innen.
Mehrwerte für Kanzlei und Mandantschaft
Übrigens muss das neue Geschäftsfeld nicht zwingend durch einen Steuerfachangestellten übernommen werden. Die Weiterbildung kann von jeder interessierten Person absolviert werden, die kaufmännische Kenntnisse mitbringt. Darüber hinaus helfen digitale Affinität und Neugier.
Ist die Steuerkanzlei entsprechend aufgestellt, gilt es, die Mandantschaft zu überzeugen. Hierbei kommt es darauf ein, den Nutzen der Digitalisierung zu verkaufen. Matthias Glahn: „Ich glaube fest daran, dass Menschen etwas tun, wenn sie für sich einen Mehrwert erkennen.“ Für Mandant:innen liegen die Vorteile der Digitalisierung zum Beispiel darin, dass sie ihren Zahlungsverkehr fristgerecht über das Kanzleiportal abwickeln können, sich die Kanzlei um die Liquidität kümmern und das Schreiben von Mahnungen übernehmen kann. Zudem sind die Abläufe und Dokumente dann GoBD-konform. Letztlich sparen Mandant:innen auch einen Teil des Honorars ein, da die Kanzlei weniger Zeit für die Buchhaltung aufwenden muss. Die Kanzlei wiederum kann mit der Prozessberatung ein neues Geschäftsfeld für sich entwickeln, sich dadurch besser am Markt positionieren und zu Marktbegleitern abgrenzen.
Wichtig ist, dass Steuerberater:innen mit gutem Beispiel vorangehen. „Nutzen Sie alle Digitalisierungsmöglichkeiten selbst in der Kanzlei“, rät Matthias Glahn. „Je mehr Sie jetzt in die Digitalisierung investieren, desto besser werden Sie in ein paar Jahren gewappnet sein.“
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
