Traditionell ist die letzte Ausgabe eines Monats unserer Streaming-Sendung „hsp live um 11“ den News aus dem hsp-Kosmos vorbehalten. Diesmal präsentierte hsp-Chef Paul Liese das aktuelle Opti.Tax-Update 23.1.0. Dieses kommt u. a. mit neuen Funktionen für die Module Grundsteuer und Geldwäsche.
Zunächst geht es um das Thema Grundsteuer. Dazu geht Paul in ein Grundsteuerprojekt und wählt nach einem Rechtsklick auf ein bestimmtes Grundstück den Punkt „Einspruch einlegen“ aus. Dieser ist nicht neu, allerdings der Punkt „Speichern und schließen“ im geöffneten Fenster. Ein Klick darauf bewirkt, dass der Einspruch direkt unter dem Grundstückseintrag abgelegt und noch nicht verschickt wird. Mit einem Doppelklick auf den Einspruch-Eintrag kann der Einspruch weiterbearbeitet werden. Ein Hinweis an dieser Stelle: Der Einspruchtext darf maximal 2000 Zeichen lang sein. Diese Limitierung kommt nicht von der hsp, sondern von Elster.
Eine weitere praktische Funktion folgt im Fenster „Einspruch: Dokument senden“. Dort kann unter „Weiterer Einspruch“ ein Haken an den Punkt „Im Anschluss einen weiteren Einspruch für ein anderes Grundstück anlegen.“ gesetzt werden. Sollen die Angaben des aktuellen Einspruchs übernommen werden, kann dafür ein weiterer Haken gesetzt werden. Ist ein Haken für einen weiteren Einspruch gesetzt, kann daraufhin das nächste Grundstück angewählt werden. Sind mehrere Einsprüche angelegt, kann mit einem Klick auf dem Pfeil am Button „ELSTER“ (links oben unter der Menüleiste) der Punkt „Stapelversand“ ausgewählt und alle Einsprüche verschickt werden. Hier kam häufiger die Frage auf, ob Steuerfachangestellte Einsprüche erstellen und versenden dürften. Steuerberater:innen, die rechtlich auf der sicheren Seite handeln möchten, können an der Stelle die Einsprüche prüfen und anschließend per Stapelversand verschicken.
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Weitere Änderungen und Update zur Arbeit mit Microsoft Office
Nach dem Update auf die Version 23.1.0 dauert der Programmstart von Opti.Tax einige Zeit. Dies liegt an Datenbankoptimierungen, die leider softwareseitig ausgeführt werden müssen. Der Vorgang betrifft alle Projektarten, die innerhalb der Opti.Tax-Plattform stattfinden. Daher empfiehlt Paul, das Update nach Feierabend zu installieren und einmal das Programm zu starten. So kann das Datenbankupdate über Nacht laufen.
Ebenfalls neu ist die Funktion, per Knopfdruck die Daten einer Summen- und Saldenliste mittels Zuordnungsvorlage auf die richtigen Taxonomiepositionen zu laden. Dazu müssen vorab über den Menüpunkt „Hilfe -> Willkommen -> Zuordnungsvorlage laden“ die Vorlagen geladen werden. Anschließend kann über „Projekt -> Zuordnungen -> Aus Vorlage übernehmen“ eine Vorlage ausgewählt und per Knopfdruck angewandt werden.
Ein weiteres Thema, welches das Entwicklungsteam der hsp beschäftigt hat, ist die Zusammenarbeit mit Microsoft Office. Die bisherige Einbindung ist nicht mehr möglich, daher hat das Team einen neuen Prozess entwickelt. Im OfficeFiler liegen wie gehabt die Vorlagendokumente. Wird eine Vorlage geöffnet, werden die benötigten Office-Dokumente angelegt. Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, öffnet sich das entsprechende Office-Programm. Gleichzeitig zeigt der Dateimanager den zugehörigen Dateiordner an. Nachdem Einträge erfolgt sind, wird das gespeicherte Office-Dokument per Drag-and-Drop in Opti.Tax in die Projekt- oder Handakte gezogen. Wird nun das Dokument innerhalb von Opti.Tax in die Berichtakte gezogen, werden die vorhandenen Daten in das Dokument übernommen.
Neue Funktionen im Modul Geldwäsche
Viele Verbesserungen hat auch das Modul Geldwäsche erfahren. So gibt es nun – wie in den anderen Opti.Tax-Modulen auch – für dieses Modul eine Pflichtfeldvalidierung. Das Programm überprüft, ob alle Pflichtfelder im Projekt ausgefüllt sind, und zeigt fehlende Einträge im Fenster „Validierung & Hinweise“ an. Dann gibt es die Möglichkeit, Daten über DATEV zu importieren. Vorausgesetzt, die Schnittstelle wurde bereits eingerichtet. Mithilfe der Mandantendaten über DATEV kann sich die Kanzlei eine Durchschnittsnote aller Mandanten zum Geldwäscherisiko anzeigen lassen.
Je nachdem, wie das Risiko aussieht, müssen auf Kanzleiseite interne Sicherungsmaßnahmen etabliert werden. Diese sind unter „Feststellung zur äußeren Situation und zum Umfang der Berufstätigkeit -> Angaben zum Unternehmen -> Interne Sicherungsmaßnahmen gemäß § 6 GwG“ zu hinterlegen. Mit einem Klick auf das grüne Pluszeichen kann eine Maßnahme manuell angelegt werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, über den Menüpunkt „Projekt -> Interne Sicherungsmaßnahmen importieren“ bereits von anderen Nutzer:innen angelegte Vorlagen zu benutzen.
Zwei weitere Funktionen sind in der Entwicklung. Zum einen wird es bald möglich sein, Berichte zu jedem einzelnen Mandanten zu bekommen. Und zum anderen können Verdachtsfälle bald direkt aus der Software heraus an die FIU gemeldet werden.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
