Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden am 14.11.2014 veröffentlicht und sind eine Zusammenfassung der GoBS (Rechtsgrundlage § 158 AO), GDPdU und des Fragen- und Antwortenkatalogs der Finanzbehörden zum Datenzugriff (Rechtsgrundlage § 147 VI AO). In der nun 2-jährigen Anwendung der GoBD stellen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ein andauerndes Praxisproblem fest: Das Fehlen einer aussagekräftigen, vollständigen und aktuellen Verfahrensdokumentation. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit und ohne zusätzliche Erklärung einen Überblick verschaffen können.
Mit Muster-Verfahrensdokumentationen zum Erfolg
Mit Opti.Tax Doku Verfahrensdokumentation kann für jedes DV-System eine Muster-Verfahrensdokumentation erstellt werden, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Opti.Tax Doku Verfahrensdokumentation stellt Taxonomien bereit, wie sie schon für die E-Bilanz bekannt sind.
Die Verfahrensdokumentation-Taxonomien bilden einen Rahmen, in dem jede Anforderung an die GoBD erläutert wird und die Umsetzung im Unternehmen erfasst werden kann. Die Datenerfassung kann nach Mustern im Interview-Modus erfolgen, wobei die Antworten in die Taxonomie-Positionen vorgetragen werden. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht, eine Taxonomie-Position zur Bearbeitung mit Fristsetzung an einen Mitarbeiter weiterzuleiten. Das Live-Reporting überträgt jede Datenerfassung in einen übersichtlichen Report.
Der fertige Report kann als PDF-Datei archiviert werden. Durch eine Versionierung wird erreicht, dass die aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht. Die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachgewiesen werden.
Die Verfahrensdokumentation hat folgenden Mindestumfang:
- Organisatorische Rahmenbedingungen
- Technische Rahmenbedingungen
- Organisation der Prozesse
- Fachliche Verfahrenslösung
- Technische Verfahrenslösung
- Mitgeltende Unterlagen wie Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation sowie Betriebsdokumentation
IKS = Teil der Verfahrensdoku
Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) ist explizierter Bestandteil der Verfahrensdokumentation. In den meisten Unternehmen finden im Rahmen eines internen Kontrollsystems ausreichend Kontrollen statt, jedoch werden die Kontrollen oft nicht bewusst wahrgenommen. Auch die Ergebnisse der Kontrollen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss anlassbezogen geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Ein solcher Anlass ist zum Beispiel ein Systemwechsel.
Soll-Ist-Abgleiche sind bei einer unvollständigen Verfahrensdokumentation oft nicht möglich. Ein Beispiel dafür ist ein fehlendes Berechtigungs-Soll-Konzept. Opti.Tax Doku Verfahrensdokumentation hilft Ihnen dabei, allen Dokumentationspflichten der GoBD nachzukommen.
Die hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg verkauft nicht nur Software, sondern eine Partnerschaft, die vollgepackt ist mit Mehrwerten, Erkenntnissen und Ideen.
