Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – erlassen. Nachfolgend werden die fünf wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxis vorgestellt.
Die fünf wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD
Es ist zu prüfen, welche Systeme als Vor- und Nebensysteme gelten
Vor- und Nebensysteme sind Teil des Datenverarbeitungssystems (DV-System) und daher der Betriebsprüfung zugänglich zu machen. Dazu gehören z. B. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, aber mitunter auch Zeiterfassungssysteme. Selbst MS Office-Produkte können zu den Vorsystemen gehören, z.B. wenn Rechnungen in MS Word erstellt, Reisekosten der Arbeitnehmer mittels eines MS-Excel-Tools abgerechnet oder etwa Rückstellungen mit Hilfe von MS-Excel ermittelt werden. Aber nicht nur das, denn Vor- und Nebensysteme müssen nun auch revisionssicher sein. Das zum Einsatz kommende DV-System muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Programme und Datenbestände revisionssicher sind, d.h. die Daten dürfen nicht verändert werden oder aber die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Dazu wird die Anschaffung eines Dokumenten-Managementsystems zumeist unerlässlich sein.
Kein Durcheinander von Papier- und elektronischem Beleg
Ein elektronisch erstelltes Dokument ist auch digital vorzuhalten. Es reicht nicht, einen elektronischen Beleg (z.B. eine PDF-Rechnung) auszudrucken und lediglich den Papierausdruck abzuheften.
Zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung haben besonderes Gewicht
Geschäftsvorfälle sind zeitnah aufzuzeichnen. Den GoBD lässt sich hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten keine Vereinfachungsregelung für Quartalszahler oder Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen entnehmen. Auch diese steuerpflichtigen müssen also auf eine zeitnahe Aufzeichnung achten.
Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen
Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Betriebe mit Kassen müssen die Dokumentation zur Kassenführung ab dem 1.1.2018 sogar jederzeit griffbereit haben.
Verstöße werden zu Hinzuschätzungen führen
Eklatante GoBD-Verstöße können die Verwerfung der gesamten Buchführung zur Folge haben. Zumindest werden sie der Betriebsprüfung als Druckmittel dienen, um Hinzuschätzungen im Bereich von 5 bis 10 % der Umsätze durchzusetzen.
Die Konsequenzen einer fehlerhaften Verfahrensdokumentation
Die Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation können variieren. Damit jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, dass entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir Opti.Tax.Doku und Opti.View entwickelt. Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Doku übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.
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