Die Opti.Tax-Plattform bietet durchdachte Softwarelösungen für die gesamte Bandbreite des elektronischen Rechnungswesens. Für die verschiedenen Themenbereiche stehen miteinander kompatible, einzeln buchbare Module zur Verfügung. Zur vollständigen und sicheren Abbildung des Bereichs Geldwäschegesetz und Geldwäscheprävention eignet sich das Modul Geldwäsche optimal. Wie mit der Software eine Geldwäsche-Risikoanalyse erstellt wird, haben Samuel Königshoven und Wolfgang Schönwaldt in „hsp live um 11“ demonstriert.
Als Customer Success Manager sorgt Samuel Königshoven dafür, dass die Kundschaft der hsp an den richtigen Stellen unterstützt wird. Wolfgang Schönwaldt gehört zu den Gründern der hsp. Als Senior Consultant steht er sowohl Nutzer:innen als auch den Mitarbeitenden der hsp seit Jahrzehnten mit Rat und Tat zur Seite. Beide beschäftigen sich seit längerer Zeit intensiv mit dem Thema Geldwäsche, also Einhaltung des Geldwäschegesetzes (GwG) sowie die Umsetzung der geforderten Maßnahmen zur Geldwäscheprävention. Die genannten Forderungen des Gesetzgebers gehen dabei Richtung Kanzlei, die in eine schwierige Rolle gedrängt wurde. Denn das GwG verpflichtet Steuerkanzleien und Steuerberater:innen, Verdachtsfälle bei Mandanten ohne deren Wissen an die Behörden zu melden.
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Zur Umsetzung der Geldwäscheprävention gehört die Risikoanalyse. Da diese die Kanzlei betrifft, muss in der Projektverwaltung von Opti.Tax zunächst die eigene Kanzlei angelegt werden. In diesem Ordner wird nun ein neues Projekt erstellt. Anschließend wird unter „Art & Ausprägung“ das Thema Geldwäsche gewählt. Als Gültigkeitszeitraum empfiehlt Wolfgang ein Jahr, da die Dokumentation laufend aktuell gehalten sollte. Ein jährliches Update würde dies gewährleisten. Nach dem Klick auf „Weiter“ wird ein Name für das Projekt gefordert. Hier empfiehlt Samuel die einfachste Form der Beschreibung, also Thema und Jahr – zum Beispiel „Geldwäsche 2023“. Als Kürzel wäre GW23 denkbar.
Unter „Beschreibung“ könnten ab dem zweiten Jahr in Kurzform die Änderungen zum Vorjahr notiert werden. Dies würde nach mehreren Jahren die Übersicht über die Aktualisierungen bewahren. Wolfgang erinnert daran, bei den Aktualisierungen wirklich an jedes Detail zu denken. Dafür empfiehlt er eine Checkliste, die die verantwortliche Person jährlich einmal durchgehen könnte. Die Notizen im Feld „Beschreibung“ sind aber nur für den internen Gebrauch gedacht und erscheinen nicht in der Dokumentation. Die dortigen Informationen sind ausschließlich für diejenige Person relevant, die mit dem Projekt betraut ist.
Geldwäsche-Risiken der Kanzlei systematisch minimieren
Die nachfolgenden Fenster sind selbsterklärend und werden für dieses erste Anlegen übersprungen. Am Ende der Abfrage wird ein neues Geldwäsche-Projekt erstellt. Links unten finden sich drei Bereiche: „Allgemeine Informationen“, „Feststellung zur äußeren Situation und zum Umfang“ und „Risikoanalyse Geldwäsche“. Unter „Allgemeine Informationen“ werden alle Stammdaten der Kanzlei gesammelt, also Informationen zum Unternehmen und noch keine Angaben zum Thema Geldwäsche. Der zweite Punkt behandelt etwa, wie viele Beruftsträger:innen betroffen sind, sowie äußere Umstände zum Unternehmen. Der dritte Punkt beinhaltet alle Risikoanalysen zu jedem einzelnen Mandanten.
Wie bei anderen Modulen auch, werden bei Inkonsistenzen und Unvollständigkeiten Meldungen mit einem Warndreieck-Symbol im Reiter „Eigenschaften“ im unteren Fenster angezeigt. Wolfgang gibt hier jedoch den wichtigen Hinweis, dass es sich um Informationen für die nutzende Person handelt. Denn bei der Erstellung der Geldwäsche-Risikoanalyse muss nichts ans Finanzamt oder an andere Einrichtungen übermittelt werden. Die Validierung geschieht also ausschließlich zur internen Kontrolle. Die Demonstration des Programms kann in der Aufzeichnung des Livestreams vom 14. April 2023 ab 14:48 verfolgt werden.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
