Auf den Jobportalen und einschlägigen Branchenseiten türmen sich die Stellenausschreibungen. Steuerberaterin gesucht. Steuerfachangestellte gesucht. Es gibt kaum eine Kanzlei, die sich aktuell nicht über personelle Verstärkung freuen würde. Seit Jahren beherrscht der Fachkräftemangel die Steuerberatungsbranche. Um gegen den chronischen Personalmangel anzukommen, erweitern viele Kanzleien ihr Suchfeld. Wie so etwas aussehen kann und welche Vorteile Quereinsteiger:innen bringen, hat uns Kristina Jensen in „hsp live um 11“ erzählt.
Seit Steuerkanzleien immer mehr Aufgaben übernehmen, sind branchenfremde Mitarbeitende stark gefragt. Im Gespräch mit Samuel Königshoven, Customer Success Manager bei der hsp, spricht Kristina Jensen über ihren eigenen Werdegang und ihre Erfahrungen. Die gelernte Betriebswirtin arbeitet seit 2020 als „Assistenz der Geschäftsleitung“ in der Steuerkanzlei von Anja Holzapfel. Gelandet ist sie dort, weil die Geschäftsführung eine Person für die betriebswirtschaftlichen Aufgaben der Kanzlei gesucht hat.
Mandanten kommen nicht nur mit steuerlichen, sondern auch mit betriebswirtschaftlichen Fragen auf die Kanzlei zu. Der Grund: Mandanten sind der Meinung, dass diese die Finanzbuchhaltung betreffen. Für die Steuerberaterin ist Kristina also ein wichtiges Ass im Ärmel, das die Kompetenzen der Kanzlei sinnvoll erweitert. Bei der Klärung der Anfragen kommt es schon mal vor, dass Kristina bei Botschaften oder Hotlines der Bundesregierung landet. Die vergangenen zwei Jahre dominierte das Thema Überbrückungshilfen.
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Auch branchenfernes Personal kann die Geschäftsleitung massiv entlasten
An dieser Stelle merkt Kristina an, dass viele Themen in einer Kanzlei normalerweise bei der Geschäftsführung landen. Doch sogar ein Thema wie die Grundsteuerreform, bei dem das Wort „Steuer“ im Namen steckt, kann von der Betriebswirtin Kristina Jensen übernommen werden. So trägt eine Quereinsteigerin spürbar zur Entlastung der Geschäftsführung bei. Weitere Felder, die Kristina abdeckt, sind Personalwesen oder die Vorbereitung von Verträgen jeglicher Art.
Die Steuerkanzlei von Anja Holzapfel und die hsp sind über die Thematik der Verfahrensdokumentation in Kontakt gekommen. Bevor aber die erste Dokumentation geschrieben werden konnte, schlug die Pandemie zu. Kristina sagt dazu, dass sie über die Überbrückungshilfen und die Daten der Fibu ihre Mandanten mittlerweile recht gut kennenlernen konnte. Diese wertvollen Kenntnisse werden ihr eine große Hilfe sein, wenn endlich die Zeit für die erste Verfahrensdokumentation vorhanden ist.
Bevor die Mandanten dran sind, hat sich die Kanzlei zunächst einmal sich selbst vorgenommen. Doch welche Vorteile ergeben sich bei der Erfassung der eigenen Prozesse? Kristina merkt offen an, dass zunächst einmal unglaublich viel Arbeit ansteht. Doch wenn jede Person ihre eigenen Prozesse aufschreibt, entsteht nach und nach das Gesamtbild. Im Falle eines Personalausfalls gibt es ein Dokument, in dem alle Prozesse und Verantwortlichkeiten nachzulesen sind. Doch nicht nur Texte sind hilfreich. Insbesondere Bilder machen häufig auch komplexe Sachverhalte einfach verständlich.
Offenheit zahlt sich am Ende aus
Samuel möchte wissen, was Kristina Kanzleien empfiehlt, die an Personalmangel leiden. Die Fachfrau legt Steuerkanzleien nahe, offen zu sein für Menschen außerhalb der Branche. So entlastet Kristina als fachlich breit aufgestellte Assistentin auf vielfältige Weise die Geschäftsführung. Ihrer Meinung nach kann jede Geschäftsführung Unterstützung gebrauchen. Darüber hinaus gibt Kristina den Denkanstoß, dass Kapazitäten geschaffen werden könnten, wenn Quereinsteiger:innen die Mitarbeitenden bei gewissen Aufgaben entlasten. So habe sie sich in das Thema Fibu eingearbeitet.
Mittlerweile gibt es Online-Fragespiele, mit deren Hilfe digitale Stärkenprofile erstellt werden können. Mit diesen Spielen sind Bewerber:innen in der Lage, die eigenen Stärken herauszufinden. Viele Unternehmen setzen auf solche Stärkeprofile, um für bestimmte Aufgaben bestimmte Persönlichkeiten zu finden. Beispielsweise können Aufgaben, die Kontinuität und Konzentration erfordern, von Menschen mit Ordnungssinn und hoher Zuverlässigkeit am besten bewältigt werden. Dagegen sind Stellen, die ständige Einarbeitungen und Kreativität erfordern, durch Personen mit Lernfähigkeit und schneller Auffassungsgabe besser besetzt.
Fazit von Kristina: Geschäftsleitungen von Kanzleien sollten offen sein gegenüber Menschen, die nicht aus der Steuerbranche kommen. Schließlich sind viele Fachleute in der Lage, sich in Kanzleithemen einzuarbeiten. Beispielsweise sind Menschen, die sich in die Belange der Betriebe hineindenken können und die Grundlagen der Verfahrensdokumentation erlernen, eine Bereicherung für jede Steuerkanzlei.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
