Wir freuen uns, dass sich die Beratungsgesellschaft Ecovis für eine strategische Partnerschaft mit uns entschieden hat. Welche Vorteile die Taxonomie-Lösung für eine große Kanzleigruppe wie Ecovis bietet, erläutert Vorstand Christoph Zehme im Gespräch mit Paul Liese.

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Das Interview im Wortlaut

Paul Liese: Hallo und herzlich willkommen zu einer weiteren kurzen Podcast-Folge der hsp. Heute ist Herr Christoph Zehme von der ECOVIS zu Gast. Stellen Sie sich doch einmal kurz vor.

Christoph Zehme: Hallo Herr Liese, ich grüße Sie. Mein Name ist Christoph Zehme. Ich bin Vorstand in der ECOVIS EUROPE AG und dort verantwortlich für alle IT‑Themen.

Paul Liese: Das war auch der Punkt, der uns zusammengebracht hat, als es um das gesamte Thema der Verfahrensdokumentation ging. Wir haben hier ein paar Fragestellungen, mit denen wir uns jetzt die nächsten Minuten beschäftigen wollen. Die erste Frage war: Was war die Ausgangsposition bei der ECOVIS zu dem Thema?

Christoph Zehme: Das Thema Verfahrensdokumentation ist ja kein neues Thema. Die Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Das wissen unsere Mandanten. Die fachliche Information haben sie von uns bekommen. Die Pflicht besteht ja seit 2015 seit der Überarbeitung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form – viel komplizierter und viel spröder im Gesamten, abgekürzt als GoBD. So kennen sie die meisten. Wir haben aber gemerkt, dass unsere Mandanten bei diesem Thema eine Unterstützung brauchen. Denn alleine mit der Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, können und wollen wir unsere Mandanten nicht alleine lassen. Und deswegen haben wir geschaut, was wir machen können, um unsere Mandanten, die Unternehmer, dabei zu unterstützen.

Paul Liese: Und welche Ziele verfolgt die ECOVIS bei den Mandanten außerhalb der reinen Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation?

Christoph Zehme: Die Verfahrensdokumentation an sich ist ja die gesetzliche Verpflichtung. Aber darüber hinaus wollen wir unsere Mandanten natürlich auch bei der Prozessanalyse unterstützen. Denn wenn ich sowieso meine Prozesse für eine Verfahrensdokumentation beschreiben muss, erstelle ich ja eine Prozessdokumentation und kann dabei auch gleich die Prozesse optimieren. Ich kann sehen, wo ich Chancen auf digitale Umstellungen habe, wo ich Schwächen oder Risiken in meinem Unternehmen habe. Und das wollen wir mithilfe einer Verfahrensdokumentation oder noch besser mithilfe der Prozessdokumentation unterstützen.

Paul Liese: Welche Punkte waren am Ende ausschlaggebend dafür, das Ganze mit Opti.Tax machen zu wollen?

Christoph Zehme: Wir haben uns auf die Suche gemacht und den Markt analysiert, mit welcher Software wir optimal zusammenarbeiten könnten. Uns war es wichtig, dass wir eine Schnittstelle in unser Produktivsystem haben und – noch wichtiger – eine Schnittstelle in unsere eigene Mandantenplattform Ecovis Online. So haben wir die Möglichkeit, mit Opti.Tax arbeitsteilig mit unserem Mandanten zu arbeiten. Wir können Aufgaben klar definieren. Wir können im Interview-Modus die Daten erheben. Und der Mandant und der Steuerberater können auch Einzelaufgaben an Mitarbeiter delegieren. So können wir in einem arbeitsteiligen Prozess sehr effizient eine Verfahrensdokumentation erstellen. Und mithilfe der Versionierung können wir auch in den Folgejahren immer leicht die bestehenden Daten übernehmen und dafür sorgen, dass wir nicht nur eine Stichpunktbetrachtung machen, sondern auch über die Zeit eine optimale Dokumentation der Prozesse und Verfahren im Unternehmen haben.

Paul Liese: Jetzt ist es ja so, dass das Thema Verfahrensdokumentation nicht neu ist. Sie sagten es gerade, seit 2015 gibt es das Thema. Ich kann mir vorstellen, dass in einigen Kanzleien Ihrer Gruppe punktuell das Thema Verfahrensdokumentation schon bespielt wurde, bevor man sich dann auf die Suche nach einer Lösung begeben hat. Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile oder was ändert sich an der Herangehensweise zu vorher, bevor man mit Opti.Tax arbeitete?

Christoph Zehme: Durch die Arbeit mit Opti.Tax erwarten wir eine wesentlich effizientere Arbeitsweise bei der Erstellung und besonders auch bei der Pflege der Prozessdokumentationen. Denn gerade im Unterschied zur Erstellung mit einem klassischen Textverarbeitungsprogramm habe ich eine Vollständigkeit gewährleistet durch die einzelnen Module in Opti.Tax. Und am Ende hat der Mandant eine Verfahrensdokumentation, wie sie im Buche steht.

Paul Liese: Und er hat auch eine Gesamtdokumentation seiner Prozesse und bekommt den Mehrwert präsentiert, was er bei sich im Unternehmen besser oder anders machen kann, was digitale Arbeitsweisen und dergleichen betrifft.

Christoph Zehme: Ja. Er kann mithilfe der Verfahrensdokumentation auch aufsetzen in Richtung eines Tax-Compliance-Systems. Er kann auch für sein eigenes Internes Kontrollsystem die ganzen Prozesse beschreiben. Und wir können als ECOVIS bei dem gesamten Prozess durch das gebündelte Wissen der Provisionen der Steuerberatung, der Wirtschaftsprüfer, der Rechtsanwälte und auch natürlich der Unternehmensberater unterstützen.

Weit oben: Das Thema Verfahrensdokumentation

Paul Liese: Jetzt war ja das Thema Verfahrensdokumentation während der Corona-Pandemie nicht das Schwerpunktthema bei vielen Mandanten und auch nicht bei vielen Kanzleien, die sich halt primär mit Antragstellung für Überbrückungshilfen beschäftigen müssen. Wo sehen Sie das Thema Verfahrensdokumentation in den nächsten 12 bis 24 Monaten?

Christoph Zehme: Das Thema Verfahrensdokumentation sehen wir tatsächlich ziemlich weit oben. Warum? Der Staat gibt jetzt an vielen Stellen viel Geld aus. Das Geld muss wieder reinkommen. Und das Geld wird reinkommen über Betriebsprüfungen. Und in den Betriebsprüfungen ist es das Leichteste zu sehen, ob eine Verfahrensdokumentation da ist. Wenn nicht, ist das schon der erste Ansatzpunkt für den Betriebsprüfer. Schauen wir uns das Beispiel an: die Änderung der Mehrwertsteuersätze, geändert zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021. Die Mandanten müssen die vorgenommenen Änderungen sauber dokumentieren. Der Betriebsprüfer wird genau schauen, wie die Kassenprogrammierung war. Was wurde in Haupt- und Nebensystemen wie geändert? Was wurde nachvollziehbar aufbewahrt? Das Ganze ist am einfachsten in der Verfahrensdokumentation zu finden. Und wenn die nicht vorliegt, ist das die Chance für die Betriebsprüfer, sich das Geld leicht aus der Betriebsprüfung zu holen.

Paul Liese: Gehen Sie aktiv auf die Mandanten zu, weisen darauf hin und bieten das Thema an? Oder sagen Sie: „Die sollen erstmal in den Brunnen fallen, mit der Prüfungsanordnung dastehen und dann auf uns zukommen.“?

Christoph Zehme: Nein. Dadurch dass wir als Serviceabteilung in der Zentrale diese Software allen unseren Kanzleien zur Verfügung stellen können, denken wir schon, dass wir mit Start des neuen Jahres auch auf unsere Mandanten wieder zugehen werden, um darauf hinzuweisen, dass wir sie jetzt noch besser bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation unterstützen können als vorher. Denn natürlich wollen wir unseren Mandanten optimale Unterstützungsmöglichkeiten anbieten. Wir wollen ja die Mandanten weder alleine im Regen stehen lassen noch irgendwo in den Brunnen fallen lassen. Das hilft uns überhaupt nicht. Wir müssen schauen, dass unsere Mandanten auf die Gefahren vorbereitet sind.

Paul Liese: Ja und das ist gepaart mit dem Vorteil für den Unternehmer, dass er nicht nur ein Dokument für den Prüfer bekommt, sondern dass er für sich selbst Prozesse optimiert bekommt bzw. Möglichkeiten aufgezeigt bekommt. Das ist auch das, was ich immer wieder bei Beratern feststelle. Ein Steuerberater oder ein Wirtschaftsprüfer hat ja kein Interesse, seine Software zur Prozessoptimierung beim Mandanten zu platzieren, was Unternehmensberater oder IT-Software-Häuser, die mit solchen Themen unterwegs sind, eher doch als persönliches Interesse am Ende verkaufen wollen. Deswegen sehe ich es so, dass der Steuerberater neutral ist und deswegen auch ein ganz anderes Standing beim Unternehmer hat, wenn man sich Prozesse anschaut und optimieren möchte. Von daher ist es die Chance für alle Parteien.

Christoph Zehme: Und es ist jetzt auch viel geändert worden. Wenn man sich anschaut, welche Dynamik das Jahr 2020 in den Unternehmen bewirkt hat, da ist auch vieles, was im Nachhinein verändert ist und angepasst werden musste. Viele bewährten Prozesse wurden über den Haufen geworfen und sind weder dokumentiert noch tatsächlich in allen Köpfen angekommen. Da bietet natürlich auch eine Prozessdokumentation eine Chance, alle Mitarbeiter mal wieder auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu heben.

Paul Liese: Ja. Diese Woche durfte ich mit einer Unternehmung, einem Sternekoch, eine Verfahrensdokumentation schreiben und da war ganz klar das Ziel, nicht nur für den Prüfer etwas zu dokumentieren, sondern auch die Person im Unternehmen, die alles weiß, zu verschriftlichen, damit, wenn sie ausfallen sollte, jemand anderes übernehmen kann und nachlesen kann, wie was an welcher Stelle funktioniert. Deswegen spricht man auch gerne vor einer Art Unternehmerhandbuch. Was passiert, wenn der Unternehmer mal für zwei, drei Wochen ausfällt? Wer macht dann weiter und wer hat alle Kenntnisse über die Themen? Aus meiner Sicht liegen die Vorteile für alle Parteien auf der Hand. Deswegen finde ich es auch so spannend, gemeinsam mit Ihrem Team und den Kanzleien die Sache anzugehen. Einige Projekte haben wir ja schon gemacht. Ich bin gespannt, was da im kommenden Jahr passieren wird.

Christoph Zehme: Wir freuen uns auch darauf, das gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team zu erleben und richtig durchzustarten in 2021.

Paul Liese: So machen wir das. Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Informationen. Und allen, die zugehört haben, wünschen wir alles Gute! Bis zum nächsten Mal!