digital|bar: für ein digitaleres Dokumenten-Management

Viele Kanzleien arbeiten daran, den Papierkrieg im Büro zu verringern oder gänzlich zu beenden. Zu den ersten und wichtigsten Schritten zählt die Abschaffung der Papierablage für Dokumente. Der Anbieter digital|bar bietet eine intuitive Möglichkeit zur schnellen Digitalisierung von Papierdokumenten an. Und das Produkt collect|bar beinhaltet ein umfangreiches Dokumenten-Management mit Automatisierungsfunktionen. Dazu gehört auch eine Anbindung an kanzlei.land. Jetzt engagiert sich die digital|bar gemeinsam mit kanzlei.land und der hsp in der Tax Tech Alliance. Welche Mehrwerte Kanzleien erwarten dürfen und was sich das Team von digital|bar erhofft, hat Geschäftsführer Christian Poppek in „hsp live um 11“ erzählt.

Die digital|bar kümmert sich um alle eingehenden Unterlagen und Dokumente von Kanzleien. Dabei sorgt der Anbieter durch Digitalisierung und Automatisierung für eine medienbruchfreie und papierlose Abwicklung. Auf der einen Seite müssen analog eingehende Dokumente gescannt werden, auf der anderen Seite geht es auch um Eingänge in digitaler Form, die verarbeitet, digital signiert usw. werden müssen. Christian Poppek ist einer von zwei Geschäftsführern, das Team zählt aktuell zehn Mitarbeitende.

Doch wie sieht nun die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen aus, etwa kanzlei.land? Christian beschreibt die digital|bar als den Weg zwischen Absender und Empfänger. Dokumente unterschiedlichster Art werden aufgenommen, sauber aufbereitet und digitaler, lesbarer und verarbeitbarer Form an die gewünschte Zielplattform übergeben. Letztere können Archivierungssysteme sein, aber auch eine Mandantenplattform wie kanzlei.land. Konkret bedeutet das, dass eine Person in einer Kanzlei an ihrem Arbeitsplatz Dokumente aufnehmen, bearbeiten und ablegen kann. Auch können Mandant:innen auf ihren Rechnern mithilfe einer Software von digital|bar Dokumente einscannen, um sie der Kanzlei über die Mandantenplattform zu übergeben.

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Andere scannen nur, die digital|bar digitalisiert und automatisiert

Viele Softwarehersteller bieten bereits Scansysteme und ähnliche Möglichkeiten an. Die digital|bar jedoch legt erst dann richtig los, wenn den Standardsoftwares die Luft ausgeht. Wenn ein Mandant beispielsweise zwei Belege auf einmal scannt, müsste jemand in der Kanzlei diese wieder manuell trennen. Solche und andere Arbeitsprozesse können mit den Lösungen von digital|bar automatisiert werden. Auch Prozesse innerhalb einer Kanzlei sind individuell aufbaubar. So können Belege aus einem E-Mail-Postfach automatisch verarbeitet und an Zielsysteme weitergeleitet werden. Sind Freigabeprozesse notwendig, werden Verteilung und Freizeichnung über die digital|bar vollständig abgebildet.

Deshalb möchte Christian die digital|bar auch nicht als Scan-Anbieter verstanden wissen. Die Scan-Dienstleistung ist für all jene Mandanten gedacht, die sich weigern, auf digitale Belege umzustellen. Sollte es möglich sein, sind digitale Belege unbedingt zu bevorzugen. Das eigentlich Spannende geht erst danach los, wenn es um die Automatisierung der Weiterverarbeitung geht. Die meisten Kanzleien kommen zur digital|bar über externe Berater:innen, die für das Thema Dokumente den Anbieter empfehlen. Sollte aber eine Kanzlei direkt auf die digital|bar zukommen, bietet das Unternehmen auch eine umfangreiche Beratung an. Dies würde mit einem Workshop zur Bestandsaufnahme beginnen. Gemeinsam wird abgewogen, welche Maßnahmen angegangen werden sollen.

Kanzleien sollten ihre Mandanten zur Digitalisierung bewegen

Paul möchte von Christian wissen, ob die Kanzleien über die Prozesse bei den Mandanten gut informiert sind. Christian hat die Erfahrung gemacht, dass meist die Sekretariate der Kanzleien die beste Übersicht darüber besitzen. Bei den meisten Kanzleien hat er beobachtet, dass die Belege so genommen werden, wie sie vom Mandanten kommen. Hier könnten Kanzleien bereits aktiv in die Beratung gehen und die Mandanten anhalten, sich um die Digitalisierung möglichst aller Belege zu kümmern. Das bedeutet, dass der Mandant gegebenenfalls alle Lieferanten und Dienstleister abklappern muss, um diese um digitale Rechnungen zu bitten. Christian sieht die Kanzleiberatung aber nicht als Kernbereich der digital|bar und würde bei Bedarf Partnerunternehmen empfehlen, deren Schwerpunkt im Consulting liegt.

Zur Tax Tech Alliance ist Christian über den Clubhouse-Talk gestoßen, über den sich praktisch alle Beteiligten kennen. Zunächst nur als Austauschgelegenheit für Softwarehersteller und Fachleute aus der Steuerbranche gedacht, entwickelte sich aus der Talkrunde ein Interessensbündnis. Davon profitieren Softwareanbieter und Kanzleien gleichermaßen. Die Softwareunternehmen sorgen dafür, dass die unterschiedlichen Produkte und Leistungen nahtlos miteinander arbeiten. Und die Kanzleien dürfen sich darüber freuen, dass die Hersteller unterschiedlicher Tools im ständigen Austausch stehen. So muss sich niemand von einem einzigen Softwarekonzern abhängig machen, kann aber auf eine medienbruchfreie Auswahl starker Tools und Plattformen zugreifen.