Behördengänge machen selten Freude. Oft müssen Mitarbeitende von Kanzleien umständliche Wege gehen, um an die richtigen Dokumente und Daten zu kommen. Dabei gibt es digitale Möglichkeiten, um solche Vorgänge zu beschleunigen. Mit dieser Grundidee agiert das Unternehmen DocEstate am Markt. Einer der Geschäftsführer des Dienstleisters ist Jerome Sprinkmeier. Mit Paul hat er über das Geschäftsmodell von DocEstate, die Plattform connect+ zur Beantragung sämtlicher Behördenauskünfte zum Immobilienbestand und die Mehrwerte für Kanzleien gesprochen.
Jerome Sprinkmeier ist Co-Founder und Managing Partner der DocEstate GmbH. Das Bonner Unternehmen versteht sich als digitale Schnittstelle zwischen den Behörden und den Antragstellenden für die Immobilienbranche. Doch wie kommen zwei junge Männer darauf, Behördengänge als digitale Dienstleistung anzubieten? Jerome und sein Partner waren in der Immobilienwirtschaft tätig und mussten ständig Informationen beschaffen. Ein Teil dieser Informationen lag bei Behörden. Systembedingt ist es in Deutschland umständlich, Informationen von Behörden zu beschaffen. Denn es gibt einfach sehr viele unterschiedliche Ansprechpartner:innen.
Die Schwierigkeiten bei der Informationsbeschaffung haben schließlich dazu geführt, dass die beiden zu Gründern wurden. Sowohl die Beschaffung als auch die Auswertung der Daten sollten smarter geschehen, also digital. Doch wie startet man so ein Projekt wie DocEstate? Sind Jerome und sein Partner ständig zu den Behörden gelaufen oder passierte dies von Beginn an über Schnittstellen? Jerome antwortet, dass ihr System von Beginn an auf unterschiedliche Schnittstellen angelegt war. So wurden die Behörden, wenn möglich, über diese angebunden.
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Hürden der Digitalisierung
Das Problem besteht aber meist nicht an der Schnittstelle, sondern daran, was Behörden unter Digitalisierung verstehen. Oftmals können keine Datenbanken angezapft werden. Stattdessen existieren Datenbanken mit gescannten Unterlagen, die natürlich völlig nutzlos und das Gegenteil von smart sind. Heute arbeitet noch der Großteil der Behörden mit manuellen Prozessen. Ein Teil der Arbeit von DocEstate besteht also in der Aufklärung der Behörden, was digitale Prozesse angeht. Nicht selten werden auf eine Datenanfrage Aktenordner aus dem Schrank geholt, was schon bei mittelgroßen Projekten enorme Aufwände und Wartezeiten bedeutet.
Im Idealfall kann DocEstate auf eine organisierte, gepflegte Datenbank zugreifen. In solchen Fällen sind die Zeiteinsparungen gegenüber dem klassischen Behördengang drastisch. Als Beispiel vergleicht Jerome den Zeitablauf einer typischen gewerblichen Immobilientransaktion – einmal auf klassischem Weg, einmal digital via DocEstate. Auf klassischem Wege beträgt der Arbeitsaufwand netto in etwa 27 Stunden, die Wartezeit liegt bei absurden vier bis sechs Wochen von der Recherche bis zur finalen Überweisung. Mit DocEstate verkürzt sich die Wartezeit auf zwei bis vier Wochen, noch viel wichtiger ist aber die Nettoarbeitszeit. Die Aufwände reduzieren sich auf überaus freundliche zwei Minuten.
Flaschenhals Behörde
Ein Problem zeigt sich beim Empfang der Informationen. Da der vorgeschriebene Dienstweg eingehalten werden muss, erfolgt der Versand zum größten Teil auf dem Postweg. Deshalb hat DocEstate ein Digitalisierungscenter zwischengeschaltet. Es kümmert sich kontinuierlich um die Digitalisierung der eingehenden Behördenpost. Im ersten Schritt wird ein PDF erstellt, anschließend kann eine KI die Daten auswerten und nutzbar zur Verfügung stellen. Hintergrund ist, dass viele Unternehmen beispielsweise für das kurzfristige Thema Grundsteuer keine zusätzlichen Kapazitäten schaffen können. Daher versucht DocEstate, bereits im Vorfeld die Prozesse so schlank wie möglich zu gestalten.
Apropos Grundsteuer. Es stehen enorme Aufwände an, schließlich geht es um gut 36 Millionen Objekte in Deutschland. Ist DocEstate für den Anfrageansturm überhaupt gerüstet? Jerome weist darauf hin, dass sein Unternehmen alle Prozesse digitalisiert hat, wo es möglich war. Allerdings müssen auch die Behörden mitspielen. Ob diese in der Lage sind, die Menge an Arbeit zu bewältigen und die angeforderten Daten zeitig zur Verfügung zu stellen, steht noch in den Sternen.
Gemeinsam schaffen wir das
Paul schiebt an der Stelle ein, dass die hsp aufgrund der medienbruchfreien Architektur von DocEstate die Integration in Opti.Tax beschlossen hat. Aufträge können ohne Medienbruch ins System von DocEstate gespielt werden. Wichtig ist, dass sich die Kanzlei oder die Fachperson separat bei DocEstate anmeldet und ein Konto erstellt. Erst dann kann die integrierte Lösung aus der Software heraus genutzt werden. Die Abrechnung der DocEstate-Leistung erfolgt schließlich direkt über DocEstate, entweder monatlich oder auf Wunsch per Einzelabrechnung. In der Software besteht die Möglichkeit, den Mandanten als Rechnungsempfänger einzutragen. So wird die Rechnung direkt an den Mandanten geschickt.
Einen wichtigen Hinweis gibt es noch: Für das Thema Grundsteuerreform müssen neue Vollmachten erteilt werden. Die bisherigen Vollmachten von Mandanten reichen nicht aus, da für die Grundsteuerreform umfangreichere Abfragen erfolgen müssen. Jerome erklärt sich bereit, entsprechende Vorlagen für Vollmachten in der hsp.community zur Verfügung zu stellen.
Egal was für Content gepostet wird, Martin ist der Ansprechpartner. Zusätzlich kümmert er sich bei der hsp um die Public Relations.
