Opti.Tax – Die CbCR-Software

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Was ist Country-by-Country Reporting (CbCR)?

Mit dem Begriff Country-by-Country Reporting (CbCR) wird ein Reporting-Standard bezeichnet, auf den sich 2015 die Mitgliedstaaten der OECD (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) geeinigt haben. Das CbCR verpflichtet multinationale Unternehmen, ihre steuerlichen Informationen länderbezogen an die Finanzverwaltung zu melden. Es dient als Instrument zur Erschwerung von Steuervermeidung, indem Unternehmen zu mehr Transparenz verpflichtet werden. Das Country-by-Country Reporting betrifft Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Übermittelt werden die Informationen in einem länderbezogenen Bericht an die Finanzbehörden. Dabei existieren unterschiedliche Arten von Berichten. In Deutschland müssen seit 2016 nicht öffentliche, länderbezogene Berichte nach § 138a AO an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt werden. Um den Druck auf die Unternehmen weiter zu erhöhen, hat der Bundestag 2023 die Umsetzung eines öffentlichen CbCR beschlossen.

Welche Unternehmen betrifft Country-by-Country Reporting (CbCR)?

Zur Abgabe eines länderbezogenen Berichts verpflichtet sind Unternehmen, die folgende Kriterien erfüllen:

• Das Unternehmen ist zur Erstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet.
• Dieser umfasst mindestens ein ausländisches Unternehmen oder eine ausländische Betriebsstätte.
• Im Konzernabschluss des vorangegangenen Geschäftsjahres werden konsolidierte Umsatzerlöse von mindestens 750 Millionen Euro ausgewiesen.
• Das Unternehmen ist nicht in einen Konzernabschluss einer übergeordneten (ausländischen) Konzernobergesellschaft (Holding) einbezogen.

Welche Informationen enthält das Country-by-Country Reporting (CbCR)?

Mit einem Country-by-Country Reporting (CbCR) müssen multinationale Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten offenlegen. Die gesetzliche Umsetzung in Deutschland heißt „länderbezogener Bericht“. Multinationale Unternehmen (MNU, engl. MNE) müssen entsprechende Berichte erstellen, um Informationen über ihre globalen Geschäftsaktivitäten in verschiedenen Ländern an die Steuerbehörden zu übermitteln. Der Bericht enthält folgende Themenblöcke:

1. Übersicht über die Aufteilung der Einkünfte, Steuern und Geschäftstätigkeiten nach Steuerhoheitsgebieten: u. a. Umsatzerlöse, gezahlte Ertragssteuern, Eigenkapital, Zahl der Beschäftigten
2. Auflistung aller Unternehmen und Betriebsstätten des Konzerns nach Steuerhoheitsgebieten unter Angabe deren wichtigster Geschäftstätigkeiten
3. Zusätzliche Informationen: alle weiteren Angaben oder Erläuterungen, die als notwendig betrachtet werden oder zum besseren Verständnis des Berichts beitragen können

Der länderbezogene Bericht muss bestimmten Standards entsprechen und in der Regel elektronisch an die zuständigen Steuerbehörden übermittelt werden. Die genauen Anforderungen für das Country-by-Country Reporting unterscheiden sich je nachdem, wie der einzelne Staat die Vorgaben der OECD im nationalen Recht umgesetzt hat.

Wie oft muss ein Country-by-Country Reporting (CbCR) eingereicht werden?

Nach § 138a AO muss ein Unternehmen, das unter die CbCR-Pflicht fällt, für jedes Wirtschaftsjahr, das nach dem 31.12.2015 beginnt, einen länderbezogenen Bericht erstellen. Dieser ist dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) spätestens ein Jahr nach Ablauf des betroffenen Wirtschaftsjahres zu übermitteln.

Welche Ausnahmen oder Sonderregelungen gibt es bei Country-by-Country Reportings (CbCR)?

Zur Abgabe eines länderbezogenen Berichts verpflichtet sind multinational tätige, inländische Konzernobergesellschaften mit mindestens 750 Millionen Euro Umsatzerlöse. Eine Ausnahme gibt es bei einer ausländischen Konzernobergesellschaft, die eine einbezogene inländische Konzerngesellschaft mit der Erstellung und Abgabe eines länderbezogenen Berichts beauftragt. In diesem Fall ist die beauftragte Gesellschaft nach § 138a Abs. 3 AO verpflichtet, sich um das CbCR zu kümmern. Eine weitere Ausnahme tritt in Kraft, wenn das Unternehmen vom BZSt zur Abgabe eines länderbezogenen Berichts aufgefordert wird.

Welche Strafen drohen bei einem fehlenden oder fehlerhaften Country-by-Country Reporting (CbCR)?

Stellt das Unternehmen fest, dass inkorrekte oder unvollständige Daten übermittelt wurden, kann es Korrekturen nachreichen.

Übermittelt ein Unternehmen keinen länderbezogenen Bericht an die Finanzverwaltung, obwohl es dazu verpflichtet wäre, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Die Geldbuße kann bis zu 10.000 Euro betragen.

Was muss bei Datenerfassung und Datenberichterstattung für CbCR beachtet werden?

Die Erstellung des länderbezogenen Berichts muss in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz im XML-Format erfolgen. Dieser ist an das Musterformblatt der OECD angelehnt. Zur Übermittlung ist eine Registrierung über das BZStOnline-Portal erforderlich. Aufgrund anderer Meldepflichten verfügen die betroffenen Unternehmen in den meisten Fällen bereits über eine solche Registrierung.

Die zu übermittelnden Daten sollten bevorzugt in englischer Sprache abgegeben werden. Der Teil „Zusätzliche Informationen“ muss verpflichtend in englischer Sprache übermittelt werden.

Was bedeutet Country-by-Country Reporting (CbCR) für die Verrechnungspreisstrategie?

Das Country-by-Country Reporting (CbCR) wirkt sich stark auf die Verrechnungspreisstrategie multinational tätiger Unternehmen aus. Zwar mussten Unternehmen bereits vorher sicherstellen, dass ihre Verrechnungspreise einem Fremdvergleich standhalten. Allerdings erleichtert das CbCR den Finanzbehörden die Analyse der Verrechnungspreise. Daher müssen die betroffenen Unternehmen noch besser auf Nachfragen vorbereitet und in der Lage sein, die Verrechnungspreise vor den Steuerbehörden zu verteidigen.

Unternehmen müssen verstärkte Prüfungen und steuerliche Konsequenzen fürchten, sollten sie ihre Verrechnungspreise nicht plausibel rechtfertigen können. Auch wird es schwierig, im Vergleich zu den Geschäftsaktivitäten unverhältnismäßig niedrige Gewinne in Hochsteuerländern widerstandslos abzuhaken. Somit kommen Unternehmen, die zu einem Country-by-Country Reporting verpflichtet sind, an einer Verrechnungspreisdokumentation nicht vorbei.

Welche Software brauche ich für Country-by-Country Reporting (CbCR)?

Unternehmen und Kanzleien nutzen für die Erstellung und Übermittlung länderbezogener Berichte spezielle Softwarelösungen und Tools. Mit der genutzten Software müssen die betrauten Personen in der Lage sein, alle erforderlichen Informationen im geforderten standardisierten Format zu sammeln, den Bericht zu erstellen und an die Steuerbehörden zu übermitteln.

Da CbCR ausschließlich große Konzerne betrifft, sollte sich die Softwarelösung nahtlos in die bestehenden Buchhaltungs- und Finanzsysteme integrieren lassen. Aus demselben Grund sollte die Software in der Lage sein, Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen zu sammeln und zu verarbeiten. Da es sich dabei um extrem sensible Geschäftsdaten handelt, muss die Software eine sichere Datenverarbeitung gewährleisten können. Zu guter Letzt handelt es sich beim CbCR um ein komplexes, umfangreiches Thema. Daher spart eine benutzerfreundliche, intuitive Bedienung den Mitarbeitenden viel Zeit und Nerven.

Welche Vorteile bringt die Verwendung einer speziellen CbCR-Software?

Wie bei allen anderen Themen im Steuerbereich auch, bringt auch beim Country-by-Country Reporting eine spezielle Software viele Vorteile. Zu diesen Vorteilen gehören folgende Punkte:

• Eine spezielle Software fragt ausschließlich die geforderten Punkte ab. Durch den angepassten Aufbau wird keine Zeit mit überflüssigen Datenabfragen vergeudet.
• Die spezielle Software bringt die Funktionen mit, die benötigt werden. Mitarbeitende müssen nicht mit Notlösungen oder zusätzlichen Tools improvisieren.
• Beim CbCR müssen klare gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Eine spezielle Software hält diese Vorgaben ein, vorausgesetzt, sie stammt von einem seriösen Anbieter und wird laufend mit Updates versorgt.
• Anbieter von CbCR-Software müssen zwangsläufig die notwendige Expertise mitbringen. Manche von ihnen stellen ihrer Kundschaft diese Expertise zur Verfügung, z. B. die hsp mit entsprechenden Videos.

Wie bereite ich am besten die Erstellung eines Country-by-Country Reportings (CbCR) vor?

Die Erstellung eines Country-by-Country Reportings bzw. eines länderbezogenen Berichts erfordert eine gründliche wie umfangreiche Vorbereitung. Dazu gehören u. a. folgende Schritte:

• Schulung der Mitarbeitenden, die mit der Thematik betraut werden sollen
• Einbeziehung steuerlich ausgebildeter Personen bzw. einer Steuerkanzlei
• Recherche der Anforderungen aller Staaten, in denen das Unternehmen tätig ist
• Implementierung einer CbCR-Software und Aufbau bzw. Prüfung des erforderlichen Datenmanagementsystems
• Aufstellung aller Tochtergesellschaften und Betriebsstätten im Ausland
• Sammlung erforderlicher Daten, z. B. Umsätze, Gewinne, Steuerzahlungen, Zahl der Mitarbeitenden
• Abgleich der Verrechnungspreisstrategie mit den aktuellen internationalen Standards
• Erstellung und Führung einer sauberen Dokumentation aller CbCR-Maßnahmen

Wie können Datenschutz und Datensicherheit bei der Übermittlung eines CbCR eingehalten werden?

Da länderbezogene Berichte sensible Unternehmens- und Finanzdaten enthalten, müssen die Unternehmen und ggfs. Kanzleien strenge Maßnahmen für den Datenschutz und die Datensicherheit einhalten.

Zur Basis des Datenschutzes gehören die Verschlüsselung der Datenübertragungen, Schutzmaßnahmen gegen Schadsoftware (Malware, Viren) und die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Im nächsten Schritt sollten regelmäßige Datensicherungen erfolgen, zudem sollten die Verantwortlichen eine Überwachung und Protokollierung aller CbCR-Vorgänge sicherstellen. Außerdem sollten alle Mitarbeitenden regelmäßige Datenschutz-Schulungen erhalten, die eingesetzten Softwarelösungen mit Updates versorgt und nicht benötigte Daten sicher gelöscht werden. Sind Drittanbieter involviert, muss der Auftraggeber sicherstellen, dass diese die Datenschutz- und Datensicherheitsstandards einhalten.

Können lokale Tochtergesellschaften das Country-by-Country Reporting (CbCR) an die Muttergesellschaft delegieren?

Beim Country-by-Country Reporting (CbCR) handelt es sich um eine Verpflichtung für Muttergesellschaften multinationaler Konzerne oder für die oberste Muttergesellschaft (Ultimate Parent Entity, UPE) in einem Konzern. Lokale Tochtergesellschaften können diese Verpflichtung in der Regel nicht an die Muttergesellschaft delegieren.

Wie können sich Unternehmen bezüglich ändernder CbCR-Anforderungen auf dem Laufenden halten?

Die gesetzgebenden Institutionen der unterschiedlichen Staaten werden die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien immer wieder anpassen. Daher müssen sich alle Unternehmen, die zur Abgabe eines CbCR verpflichtet sind, laufend aktuell halten. Um dies zu gewährleisten, müssen die CbCR-Verantwortlichen – ob interne Abteilung oder externe Steuerkanzlei bzw. Beratungsunternehmen – die Gesetzgebung und Regulierung in den Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, systematisch verfolgen. Dazu gehört die Überwachung offizieller Mitteilungen der Steuerbehörden, aber auch eine regelmäßige Rechtsberatung oder Konsultierung der Rechtsabteilung, um die eigenen Maßnahmen zum CbCR und Transfer Pricing überprüfen zu lassen.

Darüber hinaus sollten die eingesetzten Softwarelösungen und Tools mit regelmäßigen Updates aktuell gehalten werden. Softwareanbieter wie die hsp überwachen den aktuellen Stand der Steuerrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Entsprechend setzen sie die geforderten Anpassungen bei ihren Produkten schnell und sauber um. Der Entwickler hsp bietet darüber hinaus die Möglichkeit, sich im hauseigenen sozialen Netzwerk hsp.community über aktuelle Änderungen zu informieren. Größere Änderungen werden auch durch den Newsletter bekanntgegeben.