Buchhaltung automatisieren: Wie geht das?

Damit Kanzleien zukunftssichere Geschäftsfelder angehen können, müssen sie zunächst einmal die repetitiven Aufgaben effizienter gestalten. Ein großer Bereich, der durch Automatisierungen optimiert werden sollte, heißt Buchhaltung. Unser heutiger Gast Andreas Hausmann hat sich genau darauf spezialisiert. Als ehemaliger DATEV-Berater und Experte für DATEV Rechnungswesen kennt er die Hebel, an denen angesetzt werden sollten. Was sind die Herausforderungen? Worauf gilt es zu achten? Was bedeuten Automatisierungen in der Buchhaltung im Kontext der Verfahrensdokumentation oder des Internen Kontrollsystems (IKS)?

Andreas Hausmann ist DATEV-Berater und war bis 2018 selbst bei der DATEV. Dort hat er das Thema digitale Buchhaltung geschult. Nach seiner Zeit als Angestellter hat er sich selbständig gemacht. Er bietet nachhaltige, praxisnahe DATEV-Beratung und -Schulungen an. Dabei nehmen Kanzleien eher Schulungen in Anspruch, so dass das Team über alle Köpfe hinweg auf einem vergleichbaren Wissenslevel ist. Unternehmen dagegen fragen Andreas für Projektgeschäfte an. Beispielsweise, wenn diese eine DATEV-Schnittstelle benötigt. Oder er begleitet die Buchhaltung über einige Wochen und Monate, bis die Arbeit mit DATEV einwandfrei läuft.

Wie geht Andreas ran, wenn eine Kanzlei die Buchhaltung automatisieren will? Für dieses Anwendungsgebiet gibt es die DATEV Toolbox. Andreas schult Kanzleien, diese richtig zu nutzen. Bei Unternehmen ist jeder Fall individuell zu betrachten. Für Andreas ist die Frage der Automation zu einem Großteil eine Schnittstellenfrage. Wenn es darum geht, Prozesse zu gestalten, sind Kanzleien laut Andreas außen vor. Denn wie die Prozesse aussehen, hängt stark vom Mandanten ab.

Buchhaltung automatisieren

Möchte ein Unternehmen die Buchhaltung automatisieren, stellt Andreas zunächst einige Fragen. Wie sieht die Buchhaltung aktuell aus? Was ist das Ziel der Automatisierung der Buchhaltung? Geht es um Geld, sollen Kapazitäten eingespart werden? Welche Systeme werden eingesetzt? Er identifiziert, woher welche Daten kommen, und schaut dann: Was kann automatisiert werden?

Paul wirft ein, dass er die Erfahrung gemacht hat, dass viele Kanzleimitarbeitende ab einem gewissen Punkt die Tools der DATEV Toolbox nicht nutzen. Dies passiert aus den unterschiedlichsten Gründen. Hat Andreas in dieser Hinsicht ähnliche Erfahrungen gemacht? Andreas antwortet, dass viele Kanzleien mit dem Wunsch auf ihn zukämen, Kosten und Prozesse zu optimieren. Dem entgegnet er, dass die Kanzlei bei dem Vorhaben mitziehen muss. Denn solche Schritte sind mit Schulungen verbunden, die den Einsatz aller Beteiligten erfordern. Zieht das Team nicht mit, kann sich die Kanzlei das Geld sparen.

Service oder Rechnung

Die Frage ist, welche Ziele eine Kanzlei verfolgt, wenn sie ihren Mandanten so etwas wie Tools aus der DATEV Toolbox empfiehlt. Zum einen gibt es Tools, die Zeit einsparen, allerdings kann eine Kanzlei durch Buchhaltung Geld verdienen. Hier würden also Kapazitäten für Dienstleistungen frei, die höher abgerechnet werden können. Allerdings lohnt es sich nur, wenn eine Kanzlei solche Dienstleistungen anbietet bzw. anbieten kann und ein Mandant daran interessiert ist. Darüber hinaus gibt es Tools, die dem Mandanten die Arbeit erleichtern, von denen die Kanzlei aber direkt nichts hat. Hier muss ich die Kanzlei fragen, ob sie rein nach Kosten und Nutzen schaut oder sich darüber hinaus als Dienstleister und Servicepartner versteht, der generell am Erfolg des Mandanten interessiert ist.

Andreas hat sogar eine Kanzlei erlebt, die eine Position allein fürs Onboarding von Mandanten geschaffen hat. Dadurch konnte die Zufriedenheit der Mandanten stark gesteigert werden, denn so werden alle Fragen und Probleme geklärt, bevor es überhaupt richtig losgeht. Hier stellt sich die Frage, ob diese Vorleistungen in Rechnung gestellt werden. Eine Kanzlei sollte abwägen, wie viel sie vorab investieren will und welche Maßnahmen im Nachhinein auch der Kanzlei zugutekommen. Zu Letzterem gehört definitiv eine effizientere Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Laut Andreas lohnt sich hier eine rechtzeitige offene Kommunikation. Als Kanzlei zu sagen, wie viel man bereit ist zu investieren, wenn der Mandant bereit ist, mitzugehen und seinen Teil beizutragen, lohnt sich unterm Strich in den meisten Fällen.

Automation erfordert Dokumentation

Was bei der Umsetzung von Automationen unbedingt beachtet werden sollte, ist das Thema Dokumentation. Denn meist ist es so, dass vorneweg sich eine Person neue Prozesse erdenkt und erstellt. Allerdings ist es meist nicht dieselbe Person, die hinterher die Prozesse ausführt. Gerade erst hat Andreas erlebt, dass in einer Kanzlei die Personen, die für bestimmte Prozesse verantwortlich waren, ausfielen – und niemand die Vertretung übernehmen konnte, da nichts dokumentiert worden war. Es existierten keine Standardprozesse. Gerade bei Schnittstellen besteht immer wieder das Problem.

Anschließend möchte Andreas von Paul wissen, ob solche Themen des Festhaltens von komplexen Prozessen bedacht werden, wenn es um die Verfahrensdokumentation geht. Paul kann das bestätigen, arbeitet die hsp doch seit geraumer Zeit mit dem Begriff „Prozessdokumentation“ statt „Verfahrensdokumentation“. Mit der alternativen Benennung möchte die hsp deutlich machen, dass es nicht darum geht, die Betriebsprüfung heil zu überstehen. Das passiert so oder so, wenn eine Dokumentation sauber geführt wird. Die Frage ist, welchen Nutzen Unternehmen aus so einer Dokumentation ziehen können. Deshalb Prozessdokumentation: Der Begriff verdeutlicht, dass es darum geht, die Prozesse festzuhalten. Damit kann ein Unternehmen arbeiten, etwa um Schwachstellen zu identifizieren und Potenziale zu heben.