Die Ansprüche an Kanzleien und Steuerbüros steigen. Mandanten verlangen immer mehr Dienstleistungen, gleichzeitig steigt der Zeitdruck, die Aufgaben werden immer komplexer. Darüber hinaus führt der Fachkräftemangel zu beispiellosen Kapazitätsengpässen. Die Digitalisierung verspricht Abhilfe, insbesondere die Automatisierung von Prozessen. Viele trauen sich aber nicht, das Thema Automatisierung anzugehen. Dabei werden für einfache Umsetzungen nicht einmal Programmierkenntnisse benötigt. Wie mit Low-Code- und No-Code-Plattformen einfache Automatisierungen realisiert werden können, hat Spezialist Sebastian Mertens im Livetalk mit Paul Liese demonstriert.
Sebastian Mertens ist ein Experte für Low-Code und No-Code. Als Berater und Unternehmer treibt er die Verbreitung des Wissens darüber breitflächig an. Besonders viel Wert legt Sebastian auf das Thema Automation bzw. Automatisierung von Prozessen. Aber was sind Low-Code und No-Code? Beides sind Methoden, um eine Funktion anzulegen. Wer in Excel eine Regel festlegt, dass etwa die Zahlen aus zwei Zellen automatisch summiert werden, hat bereits mit Low-Code eine Prozessoptimierung vorgenommen. No-Code bedeutet, dass diese Prozessoptimierung vollständig ohne Codes erreicht wird, etwa über das Zusammenklicken. Wer im E-Mail-Programm eine bestimmte Regel für einkommende Nachrichten festlegt, ist also bereits ein No-Coder.
Heute will Sebastian einige spannende Tools zeigen, mit denen sich Arbeitsprozesse vereinfachen lassen. Dabei muss jede Person schauen, was in ihrem Arbeitsumfeld erlaubt ist. Nicht jedes Unternehmen erlaubt jede Art von Anwendung, einige Änderungen müssen im Vorfeld mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber abgesprochen werden. Generell gilt die Herangehensweise, sich zunächst einmal zu fragen: Was ist mein Problem? Erst dann wird das passende Tool gesucht, um dieses Problem zu lösen. Und was, wenn Mitarbeitende sich mit Veränderungen schwertun und in Gewohnheiten verharren? Hier geht es ganz klar um das Thema Mindset, also die Denkweise eines Menschen. Wer konservativ denkt, also der Zukunft abgewandt, lässt sich kaum umpolen. Wer aber generell daran interessiert ist, Probleme zu lösen, kann das notwendige Mindset durch distanzierte Betrachtung der Prozesse Stück für Stück erlernen.
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Schnell und einfach Prozesse automatisieren
Das erste Unternehmen, das Sebastian vorstellt, ist make.com – ein deutsches Start-up, das unter anderem Automatisierungen anbietet. Wer beispielsweise bestimmte Vorgänge in Outlook automatisieren möchte, kann dies über make.com tun. Dazu wird die E-Mail-Adresse von Outlook mit dem Webdienst verknüpft. Danach können über einfache Menüs und Eingabefelder etliche Funktionen angelegt werden. Als Demo legt Sebastian im Livestream eine Automation an, die einkommende E-Mails mit dem Wort „Grundsteuer“ an einen Kollegen weiterleitet.
Im nächsten Beispiel möchte Sebastian aufzeigen, wie ein Standard-Kaufprozess eines einfachen Produkts automatisiert werden kann. Die Demo führt er mit dem Zahlungsdienstleister Stripe durch, im Prinzip funktioniert das Ganze mit nahezu jedem beliebigen Anbieter. Sebastian legt ein neues Produkt an, gibt alle Daten ein und erzeugt einen Zahlungslink. Dadurch erhält man eine professionelle Seite, auf der das Produkt erworben und mit den gängigsten Methoden bezahlt werden kann. Der Link wird auf der eigenen Website eingebaut, fertig. Schon muss nicht jeder Kauf einzeln beantwortet und bearbeitet werden. Nun kann über make.com eine Funktion angelegt werden, die eine automatische Kaufbestätigung oder eine E-Mail mit weiteren Schritten verschickt.
Ein weiterer Schritt kann beispielsweise das Ausfüllen eines Formulars sein. Ein Anbieter für Formulare ist tally.so, ein belgisches Start-up. Dort kann ohne jede Programmierkenntnisse ein umfangreiches Formular zusammengeklickt werden. Dabei werden Themen wie Verschlüsselung und Datenschutz vom Anbieter übernommen. Unternehmen in der EU unterliegen den strengen EU-Datenschutzgesetzen, hier herrscht also eine eindeutige, beruhigende Klarheit. In wenigen Minuten hat Sebastian so einen Kaufprozess automatisiert, indem er hilfreiche Tools genutzt und miteinander kombiniert hat.
Zu jedem Problem gibt es ein YouTube-Tutorial
Eine letzte Ergänzung: Viele Themen, die in Kanzleien angegangen werden können, sind bereits durchgespielt worden. Soll eine Automatisierung umgesetzt werden, lohnt sich also immer die Nutzung der Suchfunktion bei YouTube. Denn dort gibt es verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für praktisch jedes Problem auf dieser Welt. Ob Anleitungen zu make.com oder anderen Plattformen, ob Ratschläge und Inspirationen für hilfreiche Automatisierungen in Kanzleien, Videos dazu gibt es ohne Ende. Nutzt diese kostenlose Wissensquelle. Unterm Strich könnt ihr nur gewinnen.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
