Bei vielen Unternehmen taucht nach einer Inventur immer wieder das gleiche Problem auf: Das große Suchen beginnt, weil eine sogenannte Inventurdifferenz entstanden ist. So hohe Fehlbestände? Schwund? Wurde falsch gezählt? Wurde nicht alles erfasst? Berechtigte Fragen, denn es geht schließlich um Geld – um viel Geld.
Ein großer norddeutscher Einzelhändler hat sich gemeinsam mit uns diesen Fragen gestellt.
Was sind Inventurdifferenzen?
Inventurdifferenzen sind Abweichungen zwischen dem erwarteten Lagerbestand eines Unternehmens und dem tatsächlichen physischen Bestand. Sie entstehen, wenn die Menge an Waren, die ein Unternehmen denkt, dass es auf Lager hat, nicht mit der tatsächlichen Anzahl übereinstimmt.
Es gibt verschiedene Gründe, warum Inventurdifferenzen auftreten können. Zum Beispiel können Diebstahl, fehlerhafte Buchungen, Fehler bei der Bestandsaufnahme oder Verluste aufgrund von Bruch oder Verderb dazu führen, dass der tatsächliche Lagerbestand niedriger ist als der erwartete Bestand. Umgekehrt können auch Faktoren wie falsche Berechnungen, Doppelbuchungen oder Fehlinterpretationen von Daten dazu führen, dass der tatsächliche Bestand höher ist als der erwartete Bestand.
Inventurdifferenzen sind ein wichtiges Thema für Unternehmen, da sie einen direkten Einfluss auf die Rentabilität haben können. Hohe Inventurdifferenzen können zu Umsatzverlusten, erhöhten Kosten und einem schlechten Image bei Kunden führen. Unternehmen versuchen daher, Inventurdifferenzen zu minimieren, indem sie Bestandskontrollverfahren implementieren, wie z.B. regelmäßige Bestandsprüfungen, Überwachung von Lagerbewegungen und Schulungen für Mitarbeiter.
Gründe für Inventurdifferenzen:
Eine Inventurdifferenz besteht, wenn der Ist-Bestand, der bei der Inventur gezählt wurde, von dem Soll-Bestand, der von der Buchhaltung ermittelt wurde, abweicht. Es gibt mehrere Inventurdifferenzen-Gründe hierfür, wie zum Beispiel:
• Fehler während der Inventur
• Fehlende Erfassung von Warenein- oder ausgängen
• Falsche Zuordnungen von Ware und Preis
• Beschädigung oder Verderb der Ware
• Schwund durch Diebstahl
Doch wie lässt sich einfach herausfinden, was der Grund für die aktuelle Inventurdifferenz ist?
Eine Lösung ohne großen Aufwand
Der oben erwähnte Einzelhändler nutzt die von uns entwickelte Software Opti.List. Bei ihm wurden im ersten Schritt Artikeldaten aus der Warenwirtschaft über die integrierte Excelausgabe exportiert. Nach dem Import der Daten in Opti.List konnten die Auswertungen beginnen. Um schnellgrößere Verschiebungen, Umverteilungen, falsch gebuchte Wareneingänge und Schwund/Diebstahl zu erkennen, ist die in Opti.List mitgelieferte Analysesoftware InfoZoom bestens geeignet. Über Summenbildungen ist es möglich, die Daten zum Beispiel nach
• Lieferant,
• Warengruppe,
• Saison
• oder weiteren Kriterien
zu sortieren. Erste Fragestellungen beantworten sich fast von ganz alleine: Dort wurde ein Artikel zweimal angelegt und unterschiedlich bebucht, dieser Artikel wurde nicht richtig umgebucht, etc. Das erklärte Ziel wurde erreicht. Die Erkenntnisse aus der Analyse sind nun die Basis von Maßnahmen, um die Inventurdifferenzen künftig zu minimieren.
Fazit des Kunden:
„Wir haben die Nadel im Heuhaufen ohne großen Aufwand gefunden. Viel kostbare Zeit gespart und Nerven geschont. Eine Software, die ich gern weiterempfehle.“
Wie kann der aufwendigen Suche vorgebeugt werden?
Entscheiden auch Sie sich für Opti.List! Sie erhalten eine herstellerunabhängige und branchenübergreifende Archivierungskomponente zur Ergänzung jeder kaufmännischen Software. Die Software gewährleistet die geforderte revisionssichere Langzeitverfügbarkeit der archivierungspflichtigen Daten. Des Weiteren ermöglicht sie die Volltextsuche in den gespeicherten Daten. So lassen sich die Gründe für Inventurdifferenzen schnell und einfach suchen und klären.
Weitere Informationen zu Opti.List:
Mit Opti.List werden Daten gesetzeskonform archiviert. Sie werden so strukturiert abgelegt, dass jeder befugte Mitarbeiter die Daten finden und analysieren kann. Des Weiteren werden Z3-Datenträger mit secureZ3 verschlüsselt. secure Z3 erbringt die Verschlüsselung und Kompression von GDPdU Daten mit einem aktuellen und vor allem sicheren Verschlüsselungs-Algorithmus. Das Verfahren ist kompatibel im Beschreibungsstandard, es ist direkt in IDEA einlesbar und es wird von Betriebsprüfern akzeptiert.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
