Alleskönner Opti.Tax – Kanzleien-Software für (fast) alles

Viele Kanzleien und Unternehmen, insbesondere Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfungen, vertrauen seit Jahren auf Opti.Tax. Seit diesem Jahr sind viele neue Nutzerinnen und Nutzer hinzugekommen, die sich wegen der Grundsteuer für Opti.Tax entschieden haben. Für sie lohnt sich unbedingt ein Blick auf die weiteren Funktionalitäten und Themen, die die Software abdeckt. Senior Consultant Wolfgang, seines Zeichens Co-Gründer der hsp, hat genau darüber mit unserem Content- und PR-Fachmann Martin gesprochen. Die Software deckt Themen wie Verfahrensdokumentation, Verrechnungspreise, Tax Compliance, Internes Kontrollsystem, E-Bilanz, Geldwäsche, Digitaler Finanzbericht und Jahresabschluss ab. Höchste Zeit also, einen genaueren Blick auf das Gesamtpaket zu werfen.

Was viele der neu hinzugekommenen Nutzenden nicht wissen: Opti.Tax wurde ursprünglich mal für die E-Bilanz entwickelt. Die Idee, die E-Bilanz als Taxonomie abzubilden, kam dabei von der Finanzverwaltung. Hier wollte die hsp ein nutzungsfreundliches Programm anbieten. Nachdem die Lösung für das Thema E-Bilanz stand, fiel dem Team auf: Im Grunde könnte man auch noch den Bundesanzeiger bedienen. Denn auch der Bundesanzeiger arbeitete und arbeitet mit der identischen Taxonomie. Gesagt, getan. Nach einer Erweiterung des Programms beherrschte Opti.Tax also E-Bilanz und Bundesanzeiger.

Bei der E-Bilanz stellten die Macher fest, dass auch die Sonder- und Ergänzungsbilanzen benötigt werden. Also wurden auch diese Themen in Opti.Tax integriert. Da in der Bilanz nicht nur die Handelsbilanz übergeben wird, sondern die Steuerbilanz, musste auch diese Thematik abgebildet werden – und die Integration des Jahresabschlusses war geboren. Da auch die Banken mit der Taxonomie arbeiten, wurde eine Funktion integriert, mit der die Daten aus Opti.Tax an die Finanzwirtschaft weitergeleitet werden kann. Da es dabei häufig um Kredite geht und die Creditreform ebenfalls mit der Taxonomie arbeitet, wurde der Abruf von Ratings in Opti.Tax ermöglicht.

Um weitere Themen abbilden zu können, kam von hsp-Chef Paul Liese die Idee, eine eigene Taxonomie auf die Beine zu stellen. Zum Verständnis: Eine Taxonomie ist im Grunde nichts anderes als eine lange Checkliste, eine Art komplexer Fragenkatalog. Opti.Tax kann immer wieder durch neue Taxonomien erweitert werden, die andere Schwerpunkte abbilden. Dadurch ist die Software um Längen flexibler als Lösungen, die nicht Taxonomie-basiert arbeiten. Nun kam also das Themenfeld der Dokumentation hinzu und eröffnete den Nutzenden völlig neue Möglichkeiten. Aus der Dokumentation heraus wurde der Bereich Internes Kontrollsystem (IKS) erschlossen, anschließend das Feld Tax Compliance Management System (TCMS). Weitere Meilensteine wurden mit der Umsetzung der Themen Geldwäsche und Verrechnungspreisdokumentation erreicht. Durch diese Ausführungen von Wolfgang wird schnell deutlich: Opti.Tax ist mittlerweile ein Multifunktionstool. Ganz neu an Bord hinzugekommen ist die Grundsteuer.

Paradebeispiel Geldwäsche

Welche Fähigkeiten Opti.Tax bei all den abgebildeten Themen besitzt, erklärt Wolfgang anhand des Bereichs der Geldwäsche. Der Gesetzgeber schreibt den Unternehmen vor, darauf zu achten, woher die einkommenden Geldsummen stammen. Das bedeutet in erster Linie, Informationen über die Kunden einzuholen. Theoretisch soll mit dieser Vorgabe verhindert werden, dass Geldsummen aus illegalen Quellen gewaschen werden. Deutschland war bisher ein Paradies für die Geldwäsche. Die Gegenwart sieht zwar auch nicht spürbar anders aus, viele Geschäfte können nach wie vor anonym und mit Bargeld abgewickelt werden. Doch im geschäftlichen Ablauf verlangt die Finanzverwaltung Kenntnisse über den Ursprung des Geldes.

Der Gesetzgeber verlangt dies nicht nur von den kaufenden und verkaufenden Parteien, sondern auch von allen, die mit ihnen zusammenarbeiten. Das bedeutet: auch von der Steuerberatung. Steuerberatende sind Verpflichtete im Sinne der Geldwäsche. Dies bedeutet, dass Steuerberatungen entsprechende Vorgaben der Steuerberaterkammer ausführen müssen. Hier kommt Opti.Tax ins Spiel. Denn die hsp hat entsprechende Informationen von der Steuerberaterkammer eingeholt und eine Taxonomie aufbaut, die diese berücksichtigt. Damit können Geldwäsche-Risiken ermittelt werden. Steuerberatende Personen müssen schon aus Eigeninteresse ihre Mandanten zu einem sorgfältigen Umgang mit der Geldwäschethematik bewegen. In erster Linie geht es hier um die Etablierung einer Risikoanalyse.

Auch die Risikoanalyse ist an Bord

Grundsätzlich geht es bei der Risikoanalyse darum, Eintrittswahrscheinlichkeit und den Schadensgrad bei Eintritt zu bewerten. Dies kann in einer Matrix dargestellt werden, welche anzeigt, welche Risiken und welche Auswirkungen drohen. Was bedeutet das für eine Steuerberatung? Zur Pflicht gehört es, der Steuerberaterkammer darlegen zu können, dass eine Risikoanalyse durchgeführt wurde. Eine Analyse findet jedoch nicht allein aus Pflichtbewusstsein statt. Nimmt ein Unternehmen Geld an, dessen Ursprung verschleiert wurde, riskieren die haftenden Personen strafrechtliche Konsequenzen. Deshalb sollte das Unternehmen rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, die eine solche Risikosituation verhindern oder zumindest erschweren.

Wie kann die Software Opti.Tax bei einer Risikoanalyse helfen? In der Software integriert arbeitet eine Risikoanalyse mit integrierter Führung. Dabei werden die eigegebenen bzw. vorhandenen Daten mit einer Checkliste abgeglichen. Ganz ähnlich funktioniert die Tax Compliance, bei der einfach nur eine andere Checkliste zum Einsatz kommt. Deshalb konnte das Thema schnell integriert werden. Die beiden Themen Risikoanalyse und Tax Compliance sind fachlich nicht unbedingt miteinander zu verbinden. Was den Vorgang selbst angeht, sind die Abläufe aber praktisch identisch.