So bewältigt eine Kanzlei erfolgreich die Grundsteuerreform

Kanzleien und Eigentümer:innen haben aktuell mit der Grundsteuerreform zu kämpfen. Viele Betroffene beginnen erst jetzt mit der Datenerfassung. Andere wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Einige Kanzleien aber haben es geschafft, alle bisher angefallenen Grundsteuerprojekte erfolgreich abzuschließen. So wie die Kanzlei von Henrik Langosch, die sich mit ihren Grundsteuerprojekten in den letzten Zügen befindet. In „hsp live um 11“ hat der Steuerfachangestellte von seinen Erfahrungen in den vergangenen Wochen berichtet.

Henrik Langosch arbeitet seit etwa einem Jahr in seiner jetzigen Kanzlei. Ihm wurde die Aufgabe anvertraut, sich um das Thema Grundsteuer zu kümmern. Aus diesem Grund war er Gast auf der TAXarena, wo auch die hsp vertreten war. Auf dem Branchentreffen für Softwarehersteller, die sich um steuerliche Lösungen kümmern, kamen Paul und Henrik ins Gespräch. Rund 80 Ausstellende trafen sich, wobei Henrik der direkte Kontakt mit den Verantwortlichen gefiel. So waren viele geschäftsführende Personen dort, was sich positiv aufs Networking ausgewirkt hat. Beide Gesprächspartner sind sich einig, dass gerade das Kennenlernen unbekannter Tools besonders wertvoll und spannend war.

Paul möchte wissen, wie sich Henrik das notwendige Wissen zur Grundsteuer angeeignet hat. Zunächst wurde in der Kanzlei ein Team gebildet, bestehend aus drei Personen inklusive Henrik. Anfangs wurden möglichst viele Informationen zusammengetragen. Anschließend wurde ein Konzept erarbeitet, wie die Kanzlei das Thema strategisch angeht. Aktuell sind noch 37 von etwa 200 Grundstücken nicht validiert, aber die Projekte befinden sich alle in den allerletzten Zügen. Hätte es die Fristverlängerung nicht gegeben, wären alle Projekte mit etwas strafferer Zeitplanung pünktlich abgeschlossen worden.

Mission: informieren und Daten erfassen

Aus vielen Gesprächen mit Kund:innen berichtet Paul vom aktuell größten Problem. Viele Kanzleien haben Mühe, Daten von ihren Mandanten zu bekommen. Wie hat Henriks Kanzlei die Mandanten informiert? Und wie hat sie es geschafft, die erforderlichen Daten zu erhalten? Informiert wurden die Mandanten über ein DATEV-Tool. Damit konnte identifiziert werden, welche Mandanten Eigentum besitzen. Angesprochen wurden die Mandanten so, dass ihnen zwei Optionen eröffnet wurden. Entweder die Kanzlei kümmert sich um die Grundsteuer. Oder der Mandant macht es selbst.

Ursprünglich sah der Plan so aus, möglichst viele Mandanten in die Cloud zu bringen. Nur hat dies nicht so gut geklappt. Es gab einige Mandanten mit Eigentum, die sich nicht an die Cloud gewagt haben. Dabei ist die Opti.Tax Cloud selbsterklärend und einfacher als jedes Office-Programm. Doch Mandanten, die technisch unmotiviert sind, haben eine irrationale Angst vor jeder besseren Lösung. Daher hat die Kanzlei unterschiedliche Optionen angeboten, um ihre Mandanten abzuholen.

Viele Hürden auf dem Weg zur Feststellungserklärung

Die Mandanten waren recht unterschiedlich hilfreich bei der Datenbeschaffung. Einer der großen Mandanten der Kanzlei nutzte die Gelegenheit, alle Daten einmal sauber zusammenzutragen. Auch für sich, so Henrik. Dagegen gab es Mandanten, die überhaupt keinen Plan hatten, wo ihre Daten überall herumfliegen. Paul möchte wissen, welche Aufgabe schwieriger war: die Datenerfassung oder die Moderation des Mandanten. Henrik antwortet ohne Zögern, dass eindeutig die Moderation des Mandanten schwieriger war. Sobald alle Daten vorhanden waren, hat es maximal 45 Minuten gedauert, diese einzutragen. Und auch nur dann, wenn die Daten nicht über die Cloud kamen.

Es gibt aber auch Fälle, in denen der Mandant alles richtig macht, das jedoch Finanzamt nicht. So beschäftigt sich die Kanzlei aktuell mit einem Fall, in dem eine wirtschaftliche Einheit gleich fünf Steuernummern besitzt. Um dies zu klären, hakte Henrik beim Finanzamt nach. Es stellte sich heraus, dass das Grundstück mehrfach vererbt worden war. Bei jeder Erbschaft hatten die Behörden vom neuen Eigentümer oder von der neuen Eigentümerin Angaben abgefragt und eine neue Steuernummer angelegt. Bis heute hat das Finanzamt nicht erklärt, wie dieser Sachverhalt nun gelöst wird. Es fällt einem schwer, nicht nach Klischees zu schreien.

Bei der Grundsteuer zeigen sich Behörden gesprächsbereit

Was kann Henrik seinen Kolleg:innen raten, die in ähnlichen Situationen stecken? Der Steuerfachangestellte hat die Erfahrung gemacht, dass die Behörden aktuell besonders gesprächsbereit und offen sind. Dies gelte insbesondere für das Thema Grundsteuer. Falls Probleme auftauchen sollten, rät Henrik dazu, direkt die zuständige Behörde anzurufen. Übermittelt wurden die Feststellungserklärungen noch nicht. Sie liegen versandbereit vor. Doch die Kanzlei hat diese als Druckmittel gegenüber der Finanzverwaltung behalten, um die Fristverlängerung mitzuerwirken.

Wie sieht es mit der Kalkulation aus? Passt sie noch – oder gibt es für den einen oder anderen Mandanten eine böse Überraschung? Die Kanzlei hat mit ungefähr 300 Euro netto je wirtschaftliche Einheit kalkuliert. Hier und da gab es zwar kleine Diskussionen, allerdings ist die Position der Kanzlei eindeutig. Wer viel mit- und zuarbeitet, bezahlt weniger. Wer von der Kanzlei das Rundum-sorglos-Paket erwartet, bezahlt mehr. Alle Mandanten mit Grundsteuerprojekten werden auch über den Januar 2023 hinaus beim Thema Grundsteuer begleitet.