Wie Kanzleien ihre Mandanten informieren

Die Grundsteuerreform erfordert viel Arbeit von den Kanzleien. Aber auch die betroffenen Mandanten müssen jetzt handeln. Doch wie sollten Kanzleien ihre Mandanten ansprechen? Welche Informationen sind relevant, welche Aufgaben kommen auf den Mandanten zu? Darüber haben Bastian Klasvogt und Paul Liese bei „hsp live um 11“ gesprochen.

Bastian Klasvogt ist Geschäftsführer von WIADOK. Das Unternehmen bietet als Dienstleistung an, für Kanzleien Informationsmaterial zusammenzustellen, mit denen diese ihre Mandanten versorgen können. Kanzleien müssen also nicht mehr selbst nach Themen suchen, recherchieren und redaktionell bearbeiten, um ihre Mandanten zu informieren. Stattdessen können sie bei WIADOK aus einem Pool an aktuellen Themen diejenigen auswählen, mit denen sie ihre Mandanten ansprechen wollen. Das finale Medium kann ganz unterschiedlich aussehen – von ausführlichen Informationen bis hin zu spannenden Teasertexten mit weiterführenden Links. Durch die Klicks kann die Kanzlei herausfinden, welcher Mandant sich für welche Themen interessiert, und kann entsprechend aktiv werden.

Wie verhält es sich nun beim Thema Grundsteuerreform? Kanzleien fragen sich, ob sie auf die Mandanten zugehen sollen oder nicht – und wenn ja, wie. Vorab stellt sich hierbei die Frage, ob Kanzleien wollen, dass Mandanten irgendwann unvermittelt auf sie zukommen und sie in der Situation nicht adäquat reagieren können. Oder ob sie proaktiv auf ihre Mandanten zugehen möchten, um ihnen Informationen oder eine Beratungsleistung anzubieten. Bei der zweiten Vorgehensweise behält die Kanzlei die Kontrolle, positioniert sich als mitdenkender Partner und öffnet sich selbst die Tür für neue Projekte. Entscheidet sich eine Kanzlei für die Kommunikation über WIADOK, kann sie das Thema Grundsteuer kompakt an den Mandanten bringen. An dieser Stelle kommt eine neue Idee von Bastian und Paul ins Spiel. Diese besteht darin, dem Mandanten über den Grundsteuer-Teaser im Kanzlei-Newsletter die Möglichkeit zu geben, per Link direkt ins Software-Onboarding zu gehen. Heißt, der Mandant klickt auf den Link, kann sich registrieren und über die Software mit der Kanzlei das Thema Grundsteuer angehen.

Flexible Ansprache

Der Dienst ist anpassungsfähig. Je nachdem, wie die Kanzlei vorgehen will, kann der Teaser und der angedockte Prozess individuell gestaltet werden. Schicke ich alle Mandanten direkt ins Onboarding oder sortiere ich vorher? Der Kanzlei stehen einige Optionen offen. Im Onboarding kann die Person auf Mandantenseite direkt Grundstücke anlegen. Die Daten werden temporär bei WIADOK auf deutschen Servern gespeichert. Anschließend wird die Kanzlei informiert, dass Daten vorliegen und ein Projekt gestartet werden kann. Erst dann ruft die Kanzlei die Dateien ab, niemand pusht von außen Daten ins Kanzleisystem.

Aber wie verhalten sich Mandanten generell bei Infomaterialien von WIADOK? Wie sind die Responseraten? Bastian sagt dazu, dass die Materialien immer in Zusammenarbeit mit den Kanzleien entstehen. Daher sind sie sehr unterschiedlich und müssen entsprechend differenziert betrachtet und bewertet werden. Manche Kanzleien wünschen sich Medien, in denen ausformulierte Texte stehen. In solchen Medien sind die spannenden Informationen meist schon enthalten, die Klickraten sind entsprechend gering. Dagegen sind Hub-Medien mit vielen Themen, die nur kurz angeteasert werden, in Sachen Klickrate extrem erfolgreich. Teilweise, so Bastian, würden Klickraten die 100 % übersteigen, da es mehr Klicks gebe als verteilte Medien.

Einfache Umsetzung

Für Bestandskund:innen wird es kein Problem sein, den Grundsteuer-Baustein mit aufzunehmen. Wie aber werden Kanzleien an Bord geholt, die noch nicht mit WIADOK arbeiten? Wer sich dafür interessiert, kann sich über wiadok.de/hsp einen Termin holen. In dem Termin wird das Tool kurz erklärt, zudem können Fragen beantwortet werden. Prinzipiell kann die Lead-Methodik nicht nur für das Thema Grundsteuer genutzt werden. Auch bei anderen Themen wie Verfahrensdokumentation kann der Mandant informiert und in ein Projekt gezogen werden. Der Vorteil besteht darin, dass Mandanten direkt eingeladen und an die Hand genommen werden, anstatt sich im Arbeitsalltag einen Ruck geben zu müssen.