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Bei Betriebsprüfungen wird das Thema Compliance immer wichtiger. Aber wie erstellt man ein Tax Compliance Management System? Wo sollen Unternehmen und Kanzleien beginnen? Sind dafür die Daten aus dem ERP-System relevant – und wenn ja, wie werte ich diese Daten aus? Wieso müssen Prozesse dokumentiert werden? Darüber spricht Paul Liese mit Juri Loch, Inhaber von Tailored tax technology und Technologie-Berater für Steuerabteilungen.

Vielen Unternehmen fliegen die Nachlässigkeiten bei der Compliance um die Ohren. Dabei bietet ein etabliertes Tax Compliance Management System nicht nur eine entspanntere Prüfung, sondern auch steuerrechtliche Sicherheit und weitere extrem gewichtige Vorteile. Juri Loch kennt sich dahingehend sehr gut aus. „Ich lebe seit 12 Jahren auf der IT-Seite der Steuern“, merkt der Experte an. Er ist Diplom-Kaufmann und Wirtschaftsinformatiker und betreut Mandanten bezüglich der Kontrolle hauptsächlich der umsatzsteuerlichen Daten des ERP-Systems. Mit seinem Background hat er sich erfolgreich zwischen den Welten Steuerberatung und IT positioniert.

Die erste Frage lautet: Was benötigt Juri, um überhaupt mit der Analyse starten zu können? Bevor es überhaupt an Daten oder ans System geht, benötigt Juri grundlegende Informationen über das Unternehmen. Beispielsweise, was es tut und wie es arbeitet. Erst dann geht es daran, herauszufinden, mit welchen Systemen das Unternehmen arbeitet und wie diese zusammenhängen. Zur Einarbeitung benötigt Juri erfahrungsgemäß eine gewisse Zeit. Das Ziel ist es, die gesamten Prozesse zu verstehen und herauszufinden, ob die verwendeten ERP-Systeme überhaupt in der Lage sind, die Geschäftsprozesse vollständig abzubilden.

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Aller Anfang ist schwer

Und wie oft hat Juri schon Daten und Dokumentationen vorgefunden, die vollständig darlegen konnten, wie das Unternehmen organisiert ist und arbeitet? Noch nie, muss Juri konstatieren. Bei großen Unternehmen, die durch Zukäufe und Fusionen gewachsen sind, liegt das Problem in der Verwendung unterschiedlicher Systeme. Er habe schon erlebt, dass Unternehmen nicht genau wussten, welche ERP-Systeme sie verwenden. Es käme auch vor, dass die Steuerabteilung nicht weiß, wo die umsatzsteuerrelevanten Daten liegen. Ein häufiger Grund: Die zuständigen Mitarbeitenden sind überlastet und kümmern sich nicht wirklich darum, Ordnung in das Chaos zu bringen.

Nun hat Juri vor, die Datenanalyse zu beginnen. Wie geht er dort vor? Bei gängigen Datensystemen lässt er sich bestimmte Tabellen geben, die ihm genauere Informationen liefern als jede persönliche Aussage einer mitarbeitenden Person. Zwar gibt es je nach Unternehmen individuelle Anpassungen, doch meist kann Juri mit dem Standarddatenset gut arbeiten.

Schritt für Schritt zum Ergebnis

Seine Vorgehensweise fasst Juri in einem Kreislauf zusammen: Feststellen, darstellen, aufstellen, einstellen, sicherstellen. Die ersten vier Schritte erläutert Juri genauer:

  • Feststellen: Im ersten Schritt wird sich angeschaut, was überhaupt passiert. Wie laufen die Prozesse, wo findet was statt?
  • Darstellen: Im nächsten Schritt findet die Dokumentation der festgestellten Informationen statt.
  • Aufstellen: Danach wird die Infrastruktur aufgestellt. Welche ERP-Systeme werden verwendet, welche sind für die anfallenden Aufgaben geeignet?
  • Einstellen: Nun folgt die Einstellung der Systeme auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens.

Beim Einrichten der Analyse achtet Juri darauf, dass die Analyseprozesse reproduzierbar sind.

Paul möchte wissen, wie lange Analyse und Optimierung der Systeme eines mittelständischen Unternehmens in der Regel dauert. Juris Antwort: Mit drei Monaten sollte ein Unternehmen mindestens rechnen. Allerdings nicht durchgehend, sondern mit Phasen für Workshops und Gespräche etwa mit der IT. Logischerweise verlängert sich die Zeitspanne, je mehr Systeme verwendet werden. So kann es allein schon einige Zeit in Anspruch nehmen, die Ansprechpartner:innen der einzelnen Systeme ausfindig zu machen.