Steuerberatungen, die ihre Mandanten beim Thema Digitalisierung beraten, stehen vor der Frage: Welche Software darf ich meinem Mandanten empfehlen? Sind Steuerberatungen überhaupt in der Lage, eine neutrale Empfehlung abzugeben? Das diskutieren Samuel Königshoven, Custom Success Manager der hsp, und Berater Viktor Rebant.
Samuel Königshoven ist frisch an Bord der hsp. Er hat zuvor bei einer großen Firma für Digitalisierung im Vertrieb gearbeitet. Als Custom Success Manager kümmert er sich auf unterschiedliche Weise darum, die Kund:innen der hsp erfolgreicher zu machen. Einerseits geht es dabei um die Softwarelösungen, andererseits spielen die Weiterbildungsangebote der hsp Academy eine immer größere Rolle. Viktor Rebant gehört bereits zu den alten Freunden der hsp. Der IKS-Experte arbeitet bei der Treuhand Hannover GmbH. Als Dozent der hsp Academy hat er zum Weiterbildungskurs Digitalisierungsberatung das spannende Modul über das Interne Kontrollsystem beigesteuert.
Viktor ist Schritt für Schritt in die Digitalisierung eingestiegen, zunächst im privaten Rahmen, später beruflich. Aktuell liegen einige Projekte auf dem Tisch, wo Bestandsaufnahmen gemacht werden. Beispielsweise geht es um die Frage, wie die aktuellen Prozesse der Unternehmen aufgebaut sind. Es wird geschaut, welche Software eingesetzt wird und ob die vorhandene Software weiter genutzt werden kann. Viele Unternehmen wissen nämlich gar nicht im vollen Umfang, was ihre Software eigentlich leisten kann. Wenn es mit dem Leistungsspektrum der Software passt, werden die Prozesse entsprechend mit der vorhandenen Softwarelösung optimiert.
Wenn die Software allerdings nicht die richtige ist, wird ein Software- bzw. Systemwechsel eingeleitet. Dies klingt zunächst simpel, allerdings steckt hinter einem Systemwechsel ein Rattenschwanz an Arbeit. Die Suche nach der richtigen Software ist mit großem Aufwand verbunden. An der Stelle erzählt Viktor vom kommenden Projekt, das er gemeinsam mit Samuel auf den Weg bringen möchte: eine Datenbank mit Softwarelösungen zur Digitalisierung von Unternehmen. Der Fokus soll dabei aber auf den Unternehmen liegen, nicht auf die Anbindung zur Steuerberatung. In diese Falle tappen viele Beratungen.
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Steuerberatungen genießen höchstes Vertrauen
Aber welchen Grund gibt es für Unternehmen, sich von der Steuerberatung eine Software empfehlen zu lassen? Steuerberatungen sind Vertrauensstellen für Unternehmen. Die beratende Person weiß häufig mehr über die Personen auf Unternehmensseite als deren Ehepartner:innen, so Viktor. Er nennt Steuerberatungen „Trust Center“. Seiner Meinung nach gehört die Digitalisierungsberatung in die Hände der Steuerberatungsbranche. Ein weiterer Vorteil, den StB haben, ist das Fachwissen im steuerlichen Bereich. Denn bei Unternehmensprozessen geht es auch um Geschäftsvorfälle. Letztere müssen aufgezeichnet werden. Und wenn es um Aufzeichnungspflichten, Aufbewahrungspflichten oder Vorlagenpflichten geht, können Unternehmen außerhalb der Steuerbranche gar nicht mithalten. Sie hätten gar nicht das notwendige Wissen, so Viktor.
Besser alles aus einer Hand
Ihm geht es um eine ganzheitliche Beratung. Digitalisierung in Unternehmen hat viel mit Unternehmenszahlen und Steuerrecht zu tun. Kommt noch ein Drittanbieter an Bord, gibt es eine Dreiecksbeziehung, bei der das Beratungsunternehmen die steuerrechtlichen Haftungen ausschließt und an die StB verweist. Fehler, Missverständnisse und Unsicherheiten sind so vorprogrammiert. Zudem können sich Steuerberatungen fehlendes Wissen im Bereich Digitalisierung selbst aneignen oder personell nachrüsten. Andersherum können etwa Unternehmensberatungen sich zwar steuerrechtliches Wissen aneignen. Sie dürfen aber nicht beraten, da sie keine Zulassung für steuerberaterische Tätigkeiten besitzen.
Viktor spricht einen weiteren wichtigen Punkt an. Steuerberatungen, die sich die Digitalisierung auf die Fahne schreiben, tun dies mit Interesse. Themen, für die man sich selbst interessiert, können in der Praxis entsprechend selbstbewusst vermittelt werden. Andersherum würden sich Beratungsunternehmen außerhalb der Steuerbranche das Steuerwissen eher zwangsweise aneignen, weil sie es müssen, nicht wollen. Dies und die fehlende Erfahrung in diesem Bereich sorgen nicht gerade dafür, dass selbstbewusst Entscheidungen getroffen werden. Viktor will aber auch nicht Schwarz und Weiß denken. Kooperationen sind absolut denkbar.
Samuel fragt nach dem großen Vorteil für Steuerberatungen. Als ersten Punkt nennt Viktor die Mandantenbindung. Die Themenbreite der Zusammenarbeit erweitert sich. Steuerberatungen würden mit dem neuen Geschäftsfeld ihre Mandanten durchgehend begleiten. Dadurch lernen StB ihre Mandanten immer besser kennen und können diese entsprechend besser beraten. Es gibt aber auch immer mehr Digitalisierungsunternehmen, die zwecks Kooperation auf Steuerberatungen zugehen. Auch das ist nicht verkehrt.
Software empfehlen oder nicht?
Samuel fragt Viktor, wie er eine Softwareberatung angeht. Dazu führt Viktor ein Beispiel an. Dabei ging es um eine Hausverwaltung, die für eine Software mit überschaubarem Nutzen zu viel Geld bezahlt hat. Nach Absprache ist Viktor in die Recherche gegangen, hat etliche Software verglichen und drei mögliche Lösungen herausgefiltert. Anschließend hat er ein Termin mit der Hausverwaltung und allen drei Anbietern vereinbart. Am Ende wurde die richtige Software gefunden. Diese war nicht nur wesentlich leistungsfähiger, sondern auch noch günstiger als die alte Software.
Aus Erfahrung sagt Viktor: Eine gute Onlinehilfe weist meistens auf einen guten Anbieter hin. 90 % des Service können über eine gute Onlinehilfe abgedeckt werden. Ein weiterer Hinweis: Nicht alles auf einmal umsetzen. Bereits die Digitalisierung ist ein enormer Schritt für viele Unternehmen und Menschen. Daher sollten Neuerungen nach und nach eingeführt und umgesetzt werden.
Aufbau einer Software-Datenbank
Was wäre besonders wichtig beim Aufbau einer Software-Datenbank? Viktor nennt zunächst ganz simpel die Lizenzkosten. Denn die Kosten gehören zu den wichtigsten Faktoren einer Kaufentscheidung. Wichtig ist auch ein GoBD-Zertifikat. Hier schiebt Viktor ein, dass es sehr viele Zertifikate auf dem Markt gibt und genau hingeschaut werden sollte. Besonders wichtig sind zudem Schnittstellen, die benötigt werden. Das bedeutet nicht, möglichst viele Schnittstellen mitzunehmen, sondern die, die das Unternehmen benötigt. Weiterer Punkt: der Support. Dazu gehören Kontaktwege, Supportangebote und E-Learnings bzw. Weiterbildung. Nützlich bei so einer Datenbank wäre auch, wenn Interessierte mit aktuellen Nutzer:innen in Kontakt treten und sich austauschen könnten, um im Vorfeld Fragen zu klären.
Nächste Woche moderiert wieder Paul die Sendung „hsp live um 11“. Dann geht es um das Thema „Tatort Kassenführung: die 4 größten Fehler“.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
