In der Softwareentwicklung wiederholen sich bestimmte Vorgänge ständig. Aus dieser Not heraus haben sich Umgebungsplattformen entwickelt, wo Entwickler:innen nur wenige bis gar keine Codezeilen mehr schreiben müssen: Low Code und No Code. Statt mit einer textbasierten Programmiersprache arbeiten sie mit visuellen Werkzeugen. Sebastian Mertens ist Fachmann für Low Code/No Code – und war spontan zu Gast bei hsp live. Im Gespräch mit Paul Liese hat er u. a. erzählt, wie sich der Einsatz der Plattformen auswirkt.
Sebastian Mertens ist Co-Gründer der Wemakefuture GmbH und Experte für Automatisierung. Entsprechend leitet er als Dozent der hsp Academy das E-Learning zur Automatisierung mit Low Code/No Code und Cloud Automation. Sein Kurs beschreibt er mit dem Anspruch, den Teilnehmenden zu vermitteln, was man alles automatisieren kann. Zu Low Code und No Code merkt er an, dass er eher von Programmen bzw. Anwendungen spricht, die man zur Prozessoptimierung miteinander kombiniert. Es sind schlicht keine Programmierkenntnisse mehr notwendig, um Automationen in die Arbeitsprozesse zu integrieren.
Erstes Beispiel, über das Paul und Sebastian bereits vorab gesprochen haben: Neumandat-Onboarding. Mit entsprechendem Wissen können Kanzleien diesen Prozess einfach automatisieren. Während diverse Kanzleien heute noch mit Excel-Tabellen hantieren, landen mit entsprechender Automation alle Daten des neuen Mandats direkt in der Kanzleisoftware. So wird nur noch ein Bruchteil der Zeit aufgewendet. Wie genau das geht, zeigt Sebastian Mertens innerhalb seines E-Learnings. Und zwar so, dass es Angestellte ohne Programmierkenntnisse verstehen und umsetzen können.
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Riesiges Potenzial für Automatisierungen
Im Gespräch mit Paul wird schnell deutlich, dass Sebastians bisherige Erfahrung sehr hilfreich ist, wenn es darum geht, den Sinn und Zweck von Automatisierung zu begreifen. Zum Thema Automatisierung kommt Sebastian über die Programmierung von Bots. Im Arbeitsalltag war ihm aufgefallen, dass etliche Prozessschritte völlig unnötige Medienbrüche verursachen. Als Beispiel nennt er das Versenden von Formularen per Mail, deren Daten wiederum in Tabellen eingepflegt werden mussten. Nach und nach wurde ihm klar, wie groß eigentlich das Potenzial in diesem Bereich ist.
Der Fachmann geht davon aus, dass in Zukunft pro Mitarbeitenden etwa 200 bis 300 Euro Softwarekosten entstehen werden. „Ohne Tools geht es nicht“, stellt er fest. Er vergleicht es mit dem Handwerker, den man entweder mit einem schlechten Hammer auf die Baustelle schickt – oder mit einem komplett ausgestatteten, hochwertigen Werkzeugkasten. Am Ende wirkt sich die vorab getroffene Entscheidung massiv auf die Produktivität aus.
Schwierige Voraussetzungen für Automatisierungen
Doch die Bequemlichkeit ist bei vielen Unternehmen noch groß. „Wir haben das immer schon so gemacht“ ist ein mächtiger Gegner. Entsprechend ergebnisorientiert sollte die Kommunikation ablaufen, wenn man ein Unternehmen überzeugen möchte. Wemakefuture setzt auf Inbound-Marketing, SEO und Co., damit Interessierte selbst zum Dienstleister finden und die vielfältigen Möglichkeiten für sich entdecken. Die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung lautet: Offenheit für Veränderung.
Viele Mittelständler müssten zunächst einmal mit der Digitalisierung beginnen, bevor an Automatisierungen zu denken sei. Bei kleinen Unternehmen geht es daher wesentlich schneller, da die Infrastruktur übersichtlicher ist. Zudem sind viele Start-ups und kleinere Unternehmen digitalisiert, arbeiten mit geringen Datenmengen und bringen oft schon das richtige Mindset mit.
Hier wirft Paul noch einmal ein, dass auch der Kurs von Sebastian Mertens ein Tri-Learning-Kurs ist. Das bedeutet, dass Teilnehmende nicht mit den Webinaren alleingelassen werden. Im Gegenteil, es werden individuelle Fragen beantwortet und die ersten echten Projekte mit Mandant:innen gemeinsam umgesetzt. So wird sichergestellt, dass das erworbene Wissen auch wirklich umgesetzt wird. Kanzleien können sich so verlassen, dass ihr Investment in die Weiterbildung tatsächlich neue Projekte generiert und Mandatsbeziehungen vertieft.
Am Ende muss es sich rechnen
Ziel der Automatisierung ist eine messbare Steigerung der Effizienz. Sebastian macht klar, dass wir hier nicht über diffuse Verbesserungen bei den Mandaten sprechen. Als Beispiel nennt er Unternehmen, die ihre Verträge immer noch händisch und individuell erstellen. Die Seite für Seite durchgehen, um Einträge zu ändern und anzupassen. Hier können stundenlange Arbeiten in Sekunden erledigt werden. Wenn wir von Effizienzsteigerung sprechen, sprächen wir nicht von Einsparungen bei Pappbechern und Co., so Sebastian.
Er lädt die Kanzleien ein, die Anwält:innen der Mandate zu werden und diese mit hochwertiger Beratungsleistung am Markt zu stärken. Denn Effizienzsteigerungen haben massive Auswirkungen auf Unternehmen, beispielsweise bei Lohnkosten, aber auch bei Produktivität und interner Zufriedenheit. Da rechnen sich die Software- und Toolkosten ganz schnell.
Bei der Frage des hsp-Teams nach der spannendsten Automatisierung fällt Sebastian sofort ein: 10.000 Kühe in die Cloud geschoben. Tatsächlich wollte ein Bauer den Lebenszyklus einer Kuh automatisieren. Und hier fällt auch ein wichtiger Satz: „Die besten Ideen kommen vom Kunden“, so Sebastian. Schließlich würden Berater nicht jedes Geschäftsmodell und jedes Unternehmen bis ins Detail kennen.
Zukunftssicheres Geschäftsfeld für Kanzleien
In Zukunft erwartet Sebastian, dass fertige Prozesse eingekauft werden. Anschließend werden diese im Unternehmen individualisiert. Wer sich heute die Digitalisierungsberatung als Geschäftsfeld in die Kanzlei holt, ist also morgen in der Lage, den Mandaten bei Auswahl und Optimierungen dieser Automatisierungen zu helfen. Prozessoptimierung und Digitalisierung gehen Hand in Hand.
Für Softwarelösungen gilt ebenfalls: Es geht nicht darum, die perfekte Software für alles zu kaufen. Stattdessen sollte eine Software die Anpassung an individuelle Prozesse ermöglichen. Deshalb sind Schnittstellen besonders wichtig. Denn erst die erlauben die medienbruchfreie Verwendung verschiedener Tools, die für einzelne Teilbereiche die beste Lösung bieten.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
