Digitalisierung ist das derzeitige Schlagwort in der Unternehmensberatung. Auch Steuerberatungskanzleien arbeiten zunehmend digital und schaffen so für sich und ihre Mandant:innen große Mehrwerte. Doch wie weit lassen sich Arbeitsabläufe eigentlich digitalisieren? Zu 20, 50 oder gar 100 Prozent?
Jonas Monschein hat vor zweieinhalb Jahren seine eigene Steuerkanzlei, die Monschein Steuerberatung gegründet – von Anfang an nahezu komplett digital. Im Gespräch „hsp live um 11“ mit Paul Liese verrät er, welchen Herausforderungen er sich stellen musste, wie seine Kanzlei arbeitet und welche Mehrwerte für ihn und seine Mandant:innen entstehen.
Von null auf fast 100
Bei null fing Jonas Monschein an: null Mitarbeiter:innen, null Mandate. Mittlerweile, nur zweieinhalb Jahre später, hat sich der Steuerberater mit seiner Kanzlei gut am Markt etabliert: 150 Mandate vertritt er bereits, beschäftigt zehn Mitarbeiter:innen – und arbeitet bereits zu knapp 90 Prozent digital. Noch in diesem Jahr möchte der Steuerberater den kompletten Umstieg erreichen.
Doch wie ist es möglich, eine digitale Steuerkanzlei aufzuziehen? „Man muss Mitarbeiter und Mandanten finden, die speziell zu einem passen“, rät Jonas Monschein. Mandant:innen müssen das digitale Konzept mittragen, die Digitalisierung selbst auch erreichen wollen.
Das heißt konkret: Keine Daten in Papierform mehr, Video- oder Telefonkonferenzen statt persönlicher Treffen. Beides erspart sowohl den Steuerberater:innen als auch ihren Mandant:innen enorm viel Zeit. Persönliche Treffen zum Beispiel sind bei deutschlandweiten Mandaten mit aufwändigen Reisen verbunden, bei Gesprächen via Videokonferenz dagegen können Steuerberater:innen an einem Arbeitstag viel mehr Gespräche führen. Auch dank digitaler Arbeitsabläufe lässt sich wertvolle Zeit sparen: Kein mühsames Scannen von Dokumenten mehr, sondern automatisiertes Abspeichern am richtigen Ort und eine transparente Arbeitsweise sind dank der Digitalisierung möglich. Alles ist sicher und nachvollziehbar abgelegt – und so auch leichter wieder auffindbar.
Fokus liegt auf Beratung, nicht auf Buchhaltung
Wichtig ist auch, den Fokus nicht nur auf die digitale Arbeitsweise, sondern auf die Beratung zu legen. „Wir sind kein Buchhaltungsbüro, sondern eine Steuerberatung mit Unternehmensberatung“, macht Jonas Monschein für seine Kanzlei deutlich. Zukünftig nur noch mit Buchhaltung und Lohnabwicklung Geld zu verdienen, hält der Steuerberater für schwierig. Vielmehr müssen Kanzleien ihren Schwerpunkt verstärkt auf Service und Beratung verlagern. Wichtig hierbei: der regelmäßige Kontakt zu den Mandant:innen. Denn um sie bestmöglich beraten zu können, müssen Steuerberatungskanzleien ihre Mandant:innen kennen und wissen, wie die Prozesse in den Unternehmen ablaufen. Dabei sollten Kanzleien keine zu starren Vorgaben machen, sondern sich an den einzelnen Mandaten orientieren. „Wir sind Dienstleister“, bringt es Jonas Monschein auf den Punkt. Entscheidend ist also immer, was die Mandant:innen brauchen. In ihren Ansprüchen ist ein Wandel erkennbar: Die junge Generation zum Beispiel möchte jederzeit wissen, wo ihr Start-up steht, stellt also neue Anforderungen an die Beratungen.
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Prozessdokumentation macht Arbeitsweise transparent
Zu Beginn der Beratung müssen Steuerkanzleien zunächst einmal den Ist-Zustand der Unternehmen kennen, also herausfinden, wie die Prozesse derzeit laufen. Bei der Beratung und Optimierung ist eine ganzheitliche Betrachtung wichtig. Nur einzelne Schmerzpunkte zu bearbeiten macht nicht viel Sinn, da sich in der Folge meist immer weitere Problemfälle ergeben.
Bevor Steuerberater:innen eine Prozessdokumentation anlegen, ist es ratsam, die neuen Strukturen erst einmal zu festigen und zu prüfen, ob die Unternehmen mit den neuen Abläufen gut zurechtkommen oder ob gegebenenfalls noch Anpassungen nötig sind. Funktioniert alles reibungslos, können die Abläufe in der Prozessdokumentation festgeschrieben werden. Sie sind dann für alle nachvollziehbar dokumentiert. Positiver Nebeneffekt: Die Verfahrensdokumentation ist quasi nebenbei entstanden.
Die festgeschriebenen Abläufe sind aber nicht in Stein gemeißelt; die Prozessdokumentation ist ein lebendiges Dokument. Steuerkanzleien sollten regelmäßig überprüfen, ob die Prozesse bei ihren Mandant:innen immer noch wie festgehalten ablaufen oder ob sie sich erneut optimieren lassen.
Bei alldem ist auch entscheidend, dass Mandant:innen das Gesamtkonstrukt ihres Unternehmens selbst verstehen – dabei hilft die Prozessdokumentation. Andernfalls kontaktieren Mandant:innen ihre Steuerberatungskanzlei bei jeder Kleinigkeit. Sie sparen dann vielleicht Steuern, geben aber viel Geld für die konstante Beratung aus.
Digitale Steuerberatung – was ist das?
Die „digitale Steuerberatung“ ist eine moderne Art der Steuerberatung, die sich durch die Nutzung digitaler Technologien auszeichnet. Dabei geht es darum, die manuellen Prozesse der klassischen Steuerberatung zu digitalisieren und damit effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten.
Im Rahmen der digitalen Steuerberatung nutzen digitale Steuerberater und ihre Mandanten verschiedene digitale Tools und Lösungen, um den Informationsaustausch zu vereinfachen, die Steuererklärung und andere steuerliche Prozesse zu automatisieren und die Datenverwaltung zu optimieren. Hierzu gehören beispielsweise Cloud-Lösungen, digitale Buchhaltungsprogramme, automatisierte Rechnungserfassung, digitale Belegverwaltung oder auch die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen.
Die Vorteile der digitalen Steuerberatung liegen auf der Hand: Durch den Einsatz digitaler Technologien können Steuerberater und Mandanten Zeit und Kosten sparen, die Fehleranfälligkeit verringern und die Qualität der Beratung verbessern. Zudem ermöglicht die digitale Steuerberatung eine bessere Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant, da der Informationsaustausch in Echtzeit erfolgen kann und beide Parteien jederzeit auf die relevanten Daten und Informationen zugreifen können.
Mehrwert für beide Seiten
Von der Digitalisierung und Prozessberatung profitieren beiden Seiten. Unternehmen gestalten ihre Arbeitsweise effizienter und sparen dank der Automatisierung deklaratorischer Abläufe Zeit, die sie in die Kernkompetenzen ihres Unternehmens oder in die Skalierung investieren können. Das steigert sowohl Umsätze als auch die Konkurrenzfähigkeit. Davon profitieren wiederum die Steuerberatungskanzleien, denn die Mandant:innen sind ihr Aushängeschild: Je erfolgreicher diese sind, desto mehr profitieren auch die Kanzleien. Zusätzlich haben sie mehr Zeit für die Beratung, mit der sich mehr Geld verdienen lässt, als mit der reinen Buchhaltung.
Zentraler Aspekt in der Digitalisierung ist die passende Softwarelösung. Die Monschein Steuerberatung bündelt das Wissen über verschiedene Systeme intern und bietet ihren Mandant:innen so stets die für sie passende Software an. Die Kanzlei setzt unter anderem auf die hsp-Software Opti.Tax.
Schnittstellen zwischen den Systemen, mit denen Mandant:innen und die Steuerberatungskanzlei arbeiten, bilden die Grundlage für eine funktionierende Arbeitsweise. Sie stellen sicher, dass jede Seite das passende System benutzen kann, aber auch, dass der Datentransfer reibungslos läuft. Das spart wertvolle Arbeitszeit.
Marketing über Social Media generiert spezifische Aufmerksamkeit
Für Steuerberater:innen wird übrigens zunehmend die eigene Vermarktung wichtig. In der Monschein Steuerberatung kümmern sich mehrere Arbeitskräfte ausschließlich um das Marketing. Das läuft über Blogbeiträge und sämtliche Social-Media-Kanäle. So generiert die Kanzlei viel Aufmerksamkeit und wird gezielt für neue Mandate angefragt, die das Konzept „100 Prozent digitale Steuerkanzlei“ unterstützen.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
