Eine Prozessdokumentation lässt nur Gewinner zurück

Mandanten profitieren von optimierten Abläufen und die Kanzlei von neuem Geschäftsfeld

Eine Prozessdokumentation lässt nur Gewinner zurück

Benefits, sowohl für Kanzleien als auch Mandanten, ergeben sich auf Grundlage einer soliden Prozess- bzw. Verfahrensdokumentation, die Unternehmen bislang ungenutztes Optimierungspotential für interne Abläufe eröffnet. Der Berater hingegen behauptet sich mit einer aussagefähigen Dokumentation als kundiger Begleiter auf dem Weg in die Digitalisierung und hat zudem die Möglichkeit, sich mit Prozessberatung ein neues Geschäftsfeld zu erschließen. Bei Verwendung moderner Software entsteht das Fundament einer Partnerschaft, mit der die weitere unternehmerische Entwicklung befeuert werden kann. Automatisierung und Digitalisierung schaffen eine Gewinnsituation für alle Beteiligten.

Steuerkanzleien können sich mit der Beratung bei Prozessdigitalisierung und -optimierung etwa im Rechnungswesen neue Geschäftsfelder erschließen und die Mandanten bei der Optimierung der administrativen Prozesse unterstützen.

Die Ansätze dafür sind unterschiedlich. Unternehmen mit geringer digitaler Reife arbeiten noch mit Papier und Pendelordner. Möglicherweise halten sie zunächst nur die Implementierung einer Software für notwendig, um Datensätze und Belegbilder an die Kanzlei weiterzuleiten. Hier besteht die Gefahr, dass Unternehmen die Softwarelösungen nur einführen, weil der Steuerberater das empfiehlt. Die analogen Prozesse behalten sie bei: Belege werden zwar eingescannt und dem Steuerberater digital als Upload zur Verfügung gestellt – danach werden sie jedoch wie immer im Papierarchiv abgelegt. Diese Unternehmen können dabei unterstützt werden, sich dem Thema rund um digitale Prozesse schrittweise zu nähern.

Gezielte Prozessberatung führt dabei zu digitaler Effizienz. Dabei sollte nicht nur die Einführung eines Tools im Fokus stehen, sondern die Gestaltung effizienterer Abläufe im Allgemeinen. Die Digitalisierung spielt schließlich immer stärker in alle Bereiche hinein: So ist es beispielsweise sinnvoll und zeitgemäß, Rechnungsfreigaben digital abzubilden, Reisekosten- und Spesenabrechnungen App-basiert zu erstellen und die Personalverwaltung sowie digitale Signaturen in integrierten HR-Systemen durchzuführen. Die Digitalisierung umfasst also nicht nur die reine Implementierung und die Security – ihre organisatorischen Auswirkungen auf die Arbeitsweise werden immer spürbarer.

Das Potenzial von Prozessdokumentationen

Sind die Voraussetzungen erfüllt, können weitere Themen im Kontext der Digitalisierung angegangen werden: e-Invoicing und Abrechnungsportale für X-Rechnungen, Dokumentenmanagement und die Einhaltung der GoBD. Hier hat die Prozessdokumentation ein großes Potenzial. Viele Kanzleien arbeiten bei der Verfahrensdokumentation noch mit einer Argumentation der Angst, da Unternehmen verpflichtet sind, eine solche Dokumentation vorzuhalten. Besser ist es aber, dem Mandaten die Potenziale vor Augen zu führen, die sich durch die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen sowie das Vernetzen der generierten Information ergeben. Hier stellt die Verfahrensdokumentation einen wesentlichen Baustein für eine seriöse und professionelle Beratung dar.

Gerade in größeren Unternehmen sind Prozessdokumentationen ein größeres und kompliziertes Unterfangen, aber ein durchaus wichtiges: Das Ergebnis einer strukturierten Prozessaufnahme kann zum Beispiel offenlegen, dass für das Unternehmen kritisches Wissen vor allem in den Köpfen von Inhabern und Mitarbeitern gespeichert ist, die kurz vor dem Renteneintritt stehen. Die Identifikation von erforderlichem Unternehmenswissen ist dann ein bedeutsamer Mehrwert des Prozesses.

Wenn die Ist-Prozesse beim Mandanten aufgenommen sind, lässt sich leicht ausrechnen, welche zeitlichen und damit auch finanziellen Einsparpotenziale eine Prozessoptimierung bringen kann. Sie gehen nicht nur mit einem Gewinn an Effizienz einher, sondern schonen auch die personellen Kapazitäten. Im Falle eines Unternehmensverkaufs bietet eine genaue Prozessdokumentation einen Nachweis für eine professionelle Struktur und Organisation. Der Käufer kann damit besser abgeholt werden.

Mehrwert mit der Verfahrensdokumentation generieren

Die Verfahrensdokumentation kann also echte Mehrwerte generieren. Durch die Aufnahme der Ist-Abläufe können Digitalisierungspotenziale verlässlich identifiziert und auf dieser Basis die richtigen Systeme für eine höchstmögliche Automatisierung ausgewählt werden. Die Datenvernetzung liefert neue Erkenntnisse und zahlt damit auf die Wettbewerbsfähigkeit ein.

Eine gute Prozessdokumentation lässt sich aber in der Regel nicht aus einem einfachen Katalog oder Fragebogen erzeugen, den der Mandant dann auch noch selbst ausfüllen muss. Ein erfahrener Blick von außen zeigt schnell Handlungsbedarf auf. Das passende Programm soll das Arbeitsfeld der Dokumentation seriös besetzen und daneben auch die Themen Internes Kontrollsystem (IKS) und Tax Compliance (TCMS) abdecken. Verfahrensdokumentation und IKS spielen hier zusammen: Aus der Dokumentation der Prozessschritte lassen sich die Risiken und die erforderlichen Gegenmaßnahmen ableiten.

Klar ist bereits heute, dass die Relevanz von Prozessen in Unternehmen zunehmen wird. Die Basis für eine kontinuierliche Prozessverbesserung stellt zunächst die Standardisierung von Abläufen dar. Ein strategisches Prozessmanagement wird die interne und externe Ausrichtung von Unternehmen positiv beeinflussen – und zu großen Veränderungen führen. Eine Prozessdokumentation legt als ersten Schritt den Grundstein dafür, dass die Mitarbeiter*innen verstehen, wie sie arbeiten und ihre Arbeitsweise dann fortlaufend verbessern können. Sie erfahren mehr über das eigene Unternehmen und haben die Möglichkeiten, die Unternehmensentwicklung positiv zu beeinflussen. Dies fördert Transparenz und Partizipation – zwei wesentliche Dimensionen im Kontext der Digitalisierung.

Rechtskonforme Prozesse im (partiell) digitalen Rechnungswesen erfordern eine Verfahrensdokumentation. Unternehmen müssen sich über kurz oder lang mit diesem Thema beschäftigen: Die Systeme für eine Digitalisierung stehen zur Verfügung und werden fortentwickelt. Entsprechend schnell können Betriebe von ihrem Einsatz profitieren.

Digitale Beratung für Steuerkanzleien

Die Digitalisierungsberatung kann das Angebot einer Kanzlei denklogisch bereichern und muss nicht zwangsläufig in IT-Systemhäusern verortet sein. Deren Kerngebiet ist es nicht, Unternehmen aktiv zu beraten, Menschen abzuholen und mitzunehmen. Bei Steuerkanzleien ist genau das der Fall – sie können ihre Geschäftsbereiche erweitern, ohne an Authentizität einzubüßen.

Sich als Kanzlei breiter aufzustellen, wird aber auch eine Notwendigkeit werden: Die Automatisierungspotenziale, gerade in der Erstellung Finanz- und Lohnbuchhaltung, bei Jahresabschlüssen und Steuerdeklaration, sind groß. Unterstützen sie ihre Mandanten dabei, digitaler zu werden, wirkt sich das auch auf die eigenen Prozesse aus: Denn auch Kanzleien stehen selbst vor der Herausforderung, mit den digital übermittelten Informationen ihrer Mandanten effizient umzugehen und diese automatisiert weiterzuverarbeiten.

Fazit

Mit einer guten Software kann die Verfahrensdokumentation nicht nur rechtssicher für die Mandanten erstellt werden. Es bietet sich auch die Chance, sie als Basis für eine Digitalisierungsberatung und Prozessoptimierung zu nutzen und als Steuerberatung weitere Angebote darauf aufzusetzen.

Autoren:          Paul Liese, Raphael Kammer (dpk digital)