Compliance sicherstellen und Mehrwert generieren

Fachartikel

Die Verfahrensdokumentation als Nebenprodukt des eigenen Prozesshandbuchs

Die Aufnahme und Dokumentation von Prozessen im Unternehmen ist die Voraussetzung für die nach den GoBD erforderliche Verfahrensdokumentation und damit für die Compliance. Sie kann aber auch abseits der gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen Mehrwert bringen: als Voraussetzung für eine effiziente Organisation und das Entdecken von Optimierungspotenzialen. Auch das IKS erfordert eine genaue Prozessdokumentation und wird so deutlich leichter implementierbar.

Wo früher der Finanzbuchhalter noch die Kontenauszüge durchblätterte, ist die Verwaltung heute IT-gestützt. Damit sind auch die gesetzliche Anforderungen an die Compliance gestiegen. Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfer steigen deutlich tiefer in diese IT-Infrastruktur ein: Schnittstellen, Systeme und Workflows müssen für sie dokumentiert werden – in der Verfahrensdokumentation. Sie ist nach der GoBD verpflichtend, wird von vielen Unternehmen aber stiefmütterlich behandelt.

Das Tool Opti.Tax der hsp Handels-Software-Partner GmbH kann die Verfahrensdokumentation so abbilden, wie sie von den Behörden eingefordert wird. hsp arbeitet nun daran, von einer Installations-Software auf eine Webanwendung umzustellen. Mitarbeiter, die mit Smartphone und Tablets Prozesse erfassen, können sich damit direkt anmelden und die Daten sofort im System einpflegen. Sie können durch die Web-Anwendung von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen.

Unternehmen können ihre Prozesse zu 80 Prozent mit Vorlagen abdecken

hsp hat das Tool mit Vorlagen und Templates der C4B-Team GmbH & Co. KG ergänzt. Sie schreibt Prozessbeschreibungen für Rechnungswesen und Controlling und setzt darüber einen Benchmark für optimale Abläufe und Digitalisierung. Unternehmen haben es damit deutlich leichter: Die Prozessbeschreibung ist ein wesentlicher Teil der Verfahrensdokumentation – und kein einfacher.

Unternehmen stehen zunächst vor der Schwierigkeit festzustellen, wo man am besten anfängt. Entsprechend hoch ist die Einstiegshürde. Ein Prozess, der zum Beispiel mit dem Rechnungseingang beginnt, ist nicht vollständig; entsprechend sollte sich eine Beschreibung an den Ursprungsprozessen orientieren: Also: wo kommt die Rechnung her, handelt es sich um eine Bestellung oder einen Auftrag? Auch die andere Richtung muss beachtet werden: Wie geht es nach dem Rechnungseingang weiter?

Anfang des Jahres wurden die Vorlagen, die Schaubilder, Inhalte und Texte enthalten, in das Tool aufgenommen. Sie bilden nun den kompletten kaufmännischen Prozess ab. Unternehmen können 70 bis 80 Prozent ihrer Prozesse mit den Vorlagen darlegen. Die restlichen 20 bis 30 Prozent sind individuell und müssen selbst erarbeitet werden.

Die Vorlagen erleichtern die Prozessaufnahme erheblich und umfassen zudem Tipps zur Digitalisierung und dem IKS, dem internen Kontrollsystem, das gesetzlich ab einer gewissen Unternehmensgröße vorgeschrieben ist. Es besteht aus technischen und organisatorischen Regeln zur Schadensabwehr im Unternehmen.

Die Verfahrensdokumentation ist nicht linear, es gibt Schleifen und Abzweigungen und Wenn-Dann-Szenarien. In Bausteinen, Texten und Anweisungen werden die Richtlinien zusammengeführt – so nimmt die Verfahrensdokumentation den Klienten an der Hand beim Schreiben. Am Ende steht eine Informationssammlung über die Prozesse im Unternehmen.

Compliance: Die gesetzlichen Anforderungen erfüllen

Compliance fordert die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der GoBD und der Etablierung interner Kontrollsysteme: IKS ist Pflicht für große, börsennotierte Unternehmen und sinnvoll für kleinere und mittlere Betriebe. Dort liegt oft vieles im Argen.

Mit der Verfahrensdokumentation werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Prozesse und Funktionsweise von Software im Unternehmen dargelegt, so dass sie von Betriebsprüfern nachvollzogen werden können.

In vielen wachsenden und großen Unternehmen stellt es ein Problem dar, dass die Mitarbeiter einen isolierten Blick auf ihren Arbeitsbereich haben. Je größer die Aufgabenbreite und die Mitarbeiterzahl, desto kleiner wird der Überblick. Ab einem gewissen Punkt werden Abläufe ineffizient, da das Ziel für den eigenen Arbeitsschritt nicht und die vor- und nachgelagerten Prozesse unbekannt sind. Doch ohne den Blick auf das große Ganze können Arbeitsabläufe nicht verbessert werden.

Die Verfahrensdokumentation bietet die Chance, das Notwendige mit dem Nützlichen zu verbinden. Unternehmen müssen ihre Prozesse aufnehmen, festhalten und vorlegen und können deswegen die Dokumentation auch für ihre Zwecke einsetzen und Vorteile daraus ziehen. Auf diese Art und Weise ist Compliance nicht nur ein Kostenfaktor, sondern bringt auch konkreten Nutzen.

Viele Unternehmen erwarten wegen der Altersstruktur Renteneintritte und einen personellen Wandel. Wissenstransfer muss vorangetrieben werden. Eine Verfahrensdokumentation hilft bei der Neubesetzung von Stellen: Alle Arbeitsschritte von den täglichen bis zu den jährlichen werden dokumentiert und dargelegt, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert. Auch Vertretungsregelungen werden einfacher. Die neuen Mitarbeiter können sich anhand der Prozesslandkarte schnell und leicht orientieren und nachvollziehen, welches Rädchen im Getriebe sie selbst darstellen. So wird die Arbeit sinnstiftend und die Motivation erhöht sich, Verbesserungspotenziale zu entdecken.

Umstellungen in der Software und Neuimplementierungen laufen auf Basis einer Prozessdokumentation schneller und reibungsloser ab. Sie verschafft einen Überblick, verhindert böse Überraschungen und spart Geld.

Die Verfahrensdokumentation stellt im Prinzip ein Nebenprodukt dar, denn mit der Analyse der Prozesse schreiben sich Unternehmen ihr eigenes Organisations- und Prozesshandbuch. Sie erlaubt darüber verschiedene Sichtweisen in unterschiedlichen Tiefen und Dimensionen: aus der Warte des Managements, des Angestellten oder einer Abteilung.

Wichtig ist, das QM-Handbuch nicht einfach digital verstauben und damit das Wissen über Prozesse im Unternehmen wieder verloren gehen zu lassen. Stattdessen sollten alle Beteiligten leichten Zugriff darauf haben – es lesen, kommentieren und optimieren dürfen.

Vergleichbarkeit und Unternehmensberatung

Durch die Musterprozesse der Verfahrensdokumentations-Vorlagen in Opti.Tax erhalten Unternehmen eine Vergleichbarkeit mit den eigenen Abläufen. Sie können Parallelen und Abweichungen feststellen und darauf basierend die optimalen Workflows entwickeln. Nicht immer ist eine Abweichung negativ – es kann aber manchmal sinnvoll sein, die Gründe und Folgen der eigenen Vorgehensweisen zu analysieren und zu hinterfragen.

Mit der Verfahrensdokumentation und der eigenen Aufnahme der Prozesse sparen sich Unternehmen das Geld für einen externen Unternehmensberater, dessen Hauptaufgabe ebenfalls die Dokumentation der Prozesse darstellt. Diese Bestandsaufnahme bringt in der Regel Optimierungs- und Einsparpotenzial zu Tage. Unternehmen mit dem entsprechenden Personal können das selbst erledigen und sparen sich in der Folge Bereinigungsläufe und Blindleistungen, da sie den Optimierungsapparat kontinuierlich laufen lassen. Fehlt das Know-how im eigenen Unternehmen, hilft der externe Blick eines Unternehmensberaters, den Start in eine lebende und stets aktuelle Dokumentation zu gestalten.

Prozessdokumentation und IKS

Die Verfahrensdokumentation hilft auch beim IKS. Dessen Implementierung ohne eine genaue Prozessdokumentation ist schwierig. Denn erst wenn die Schritte und Abläufe klar sind, können die damit verbundenen Risiken benannt werden. Auf dieser Basis setzt dann im nächsten Schritt das TCMS auf.

Fazit

Unternehmen profitieren enorm von einem eigenen Organisations- und Prozesshandbuch und der daraus möglichen kontinuierlichen Optimierung der Abläufe. Darüber kann auch die Verfahrensdokumentation leicht abgebildet und so die Compliance sichergestellt werden.