Verfahrensdokumentation in der Kanzleipraxis

In den letzten Wochen haben der Steuerberater Armin Schiehser und Paul Liese mit Mandanten verschiedener Branchen gemeinsam zahlreiche Verfahrensdokumentationen geschrieben. Im Live-Stream sprechen die beiden über die Erfahrungen.

Das Interview im Wortlaut

Paul Liese: Herzlich willkommen zu einer weiteren Folge hsp TV Livestream aus unserem Studio. Heute bin ich hier ganz alleine, aber nicht wirklich, denn wir werden jetzt gleich den Armin anrufen. Da wir hier bei der hsp ein bisschen verspielt sind und Technik mögen, haben wir ein ganz neues cooles Tool, womit wir Anrufer mit einbinden können. Wir testen das heute das erste Mal live. Von daher, wenn es nicht gleich funktioniert, bitte seht uns das nach. 

Worum geht es? Armin und ich haben Verfahrensdokumentationen geschrieben und möchten euch einmal daran teilhaben lassen, was wir dort bis jetzt gemacht haben und auf welche Erkenntnisse wir gestoßen sind.

Hallo Armin, hier ist Paul.

Armin Schiehser: Hallo Paul.

Paul Liese: Kannst du mich gut hören?

Armin Schiehser: Ja, ich kann dich gut hören.

Paul Liese: Sehr schön. Ja, wir haben ganz neue Technik hier. Wir haben hier so ein tolles Mischpult, womit man auch Telefone einbinden kann, und du hast die Premiere, mit uns live übers Telefon im Stream kommunizieren zu können und alle anderen schauen auf YouTube, Facebook und Co. zu. Ich bin gespannt, wie das nachher aussieht.

Armin Schiehser: Ja, das ist eine interessante Technik. So ist es.

Paul Liese: Wir beide haben ja in den letzten Monaten zusammen Verfahrensdokumentationen geschrieben und wir hatten dann noch aus deinem Team den Manuel und den Alex dabei. Und ich wollte in diesem Stream mit dir mal über die Erkenntnisse sprechen, wie sich das Ganze für dich in der Kanzlei angefühlt hat, was so die Erkenntnisse für dich aus den Projekten bis jetzt waren, und vor allem auch, was wir beide gemeinsam anderen Kanzleien mit auf den Weg geben können, wenn es um das Thema Verfahrensdokumentation geht; ob das tatsächlich so ein riesiges Thema ist oder ob das wirklich effizient und einfach umgesetzt werden kann. Was meinst du?

Armin Schiehser: Also wir haben in der Tat ja jetzt seit November letzten Jahres einiges in Zusammenarbeit auf den Weg gebracht. Wir haben das Thema Verfahrensdokumentation ganz gut bei mir in der Kanzlei implementiert. Und im Grunde ist es so, dass es jetzt im Jahr 2019 ein Entwicklungsprozess. Wir sind ja damals in den Praxistagen in Hannover gestartet, wo wir erstmalig mit deinem Programm in Berührung gekommen sind. Und dann hat sich das Programm bis Mitte des Jahres zusammen mit steuerbüro.online entsprechend weiterentwickelt, sodass es jetzt ein verbundenes System ist, wo man sehr gut mit den Mandanten zusammen so einen Fall abarbeiten kann. Und – wie du ja schon gesagt hast – habe ich bei mir jetzt insgesamt vier Mitarbeiter, die mit dem Thema betraut sind. Das ist einmal der Martin Strhomenger, dann der Alexander Kolar, dann hauptsächlich der Manuel Just und dann noch der James Thrift. Und das ist auch der Schlüssel zum Erfolg, dass man sagt: „Okay, ich habe jetzt mindestens zwei Mitarbeiter, die in die Thematik eingelernt werden und mit denen man dann letztendlich so einen Fall im Programm zielführend abwickeln kann“.

Paul Liese: Ja, das stimmt. Ich habe mitbekommen, dass die Lernkurve bei deinen Mitarbeitern steil nach oben gegangen ist, je mehr Projekte gemeinsam umgesetzt worden sind, weil man ein Verständnis dafür bekommen hat, worauf es eigentlich ankommt. Würdest du sagen, dass das Thema Verfahrensdokumentation schnell und effizient bei der Masse der Mandanten, also bei kleineren Unternehmen, abbildbar ist? Oder ist das immer noch so ein riesiges Monster für dich?

Armin Schiehser: Nein, man kann wirklich sagen, dass das Ganze schnell und effizient abzuwickeln ist. Ich kann auch dazu sagen, dass sowohl die Mitarbeiter, die ich in dieses Themengebiet mit eingeplant habe, davon begeistert sind, als auch die Mandanten. Gerade bei den Mandanten ist es so, dass ich nur positives Feedback bekommen habe und die sich im Grunde auch nicht belästigt gefühlt haben, sondern für die war die Zusammenarbeit leicht und effizient. Und man muss auch noch dazu sagen, dass meine Mitarbeiter sagen können: „Wow, ich bekomme ja einen ganz anderen Einblick in den Mandanten und kann das Ganze auch noch effizient aufbereiten und dann auch mit dem Mandanten zusammen durchgehen.“ Man kann dann auch einen Bericht erstellen, was dann in dem verbundenen System mit Opti.Tax sehr gut zu handeln ist.

„Alles Themen, die mich wirklich interessieren“

Paul Liese: Du hast gerade einen wichtigen Punkt angesprochen: das Feedback der Mandanten. War das durchweg positiv? Haben die Mandanten für sich auch einen Mehrwert daraus generieren können, dass wir mal auf die Prozesse geschaut haben?

Armin Schiehser: Ja, definitiv. Erstmal ist es praktisch so, dass es für den Mandanten viele Erkenntnisse gab. Ich mache das jetzt mal als Beispiel an dem einen Handwerker aus der Gas-Wasser-Installations-Branche fest, den wir gemeinsam gemacht haben: Der kam im Nachgang und hat gesagt: „Wow, das was ihr da bzgl. der Materialwirtschaft und wegen der mobilen Zeiterfassung festgestellt habt, das sind alles Themen, die mich wirklich interessieren und da will ich einfach noch mehr Input. Man kann also sagen, dass man hier auch wirklich als Unternehmensberater wahrgenommen wird, der sich mit Prozessen beschäftigt und der natürlich dann auch Input geben kann. Also nicht nur derjenige, der die Buchhaltung macht, irgendwelche Zahlenfriedhöfe verwaltet, sondern wirklich im Unternehmen auch mitwirkt.

Paul Liese: Aber das macht das Ganze ja auch spannend für dein Team, mal neue Sachen zu erleben, oder?

Armin Schiehser: Das definitiv. Bei uns ist es ja in der Kanzlei ohnehin so, dass wir nicht nur die reine Steuerberatung machen, sondern wir machen im Grunde Unternehmensberatung/Unternehmensplanungen, jetzt dann auch verstärkt Verfahrensdokumentationen sowie auch private Vermögensplanung. Wir haben bei uns ein Team-Jourfix gehabt – das heißt, alle Mitarbeiter aus der Kanzlei sitzen zusammen, wir sprechen über die Planung des nächsten Monats und über das, was im abgelaufenen Monat passiert ist – und da waren natürlich alle schon ganz interessiert zu hören, was wir in dem Thema Verfahrensdokumentation eigentlich gemacht haben. Und das ist auch wieder ein Mehrwert für den Steuerberater, weil es ja immer Fachkräftemangel usw. heißt – natürlich, es gibt vielleicht wenig Fachkräfte –, aber man muss da einfach bei den potenziellen Mitarbeitern gucken, wer für das Unternehmen interessant sein könnte. Der Manuel Just z. B., der das Thema mit mir zusammen federführend macht, ist gelernter Bürokaufmann. Der hat jetzt im Jahr 2019 bei mir angefangen. Den haben wir jetzt erst einmal in die Finanzbuchhaltung und die Löhne eingelernt. Er ist schon im Vorfeld EDV-affin gewesen. Und dem haben wir das Geschäftsfeld schmackhaft gemacht und er fühlt sich da total wohl.

Armin Schiehser: Ja, also grundsätzlich ist es natürlich so: Der Mandant ist von der ganzen Sache überzeugt. Das ist der erste Punkt. Und zweitens ist es auch so: Der Mandant erkennt auch sehr gut einen Nutzen. Einen Nutzen, der zielführend und weiterführend ist. Und das ist auch der Hauptpunkt. Egal was wir in der Kanzlei für Dienstleistungen anbieten, wir verkaufen dem Mandanten immer einen Nutzen. Und den Nutzen sieht er unmittelbar nach dem Gespräch, wenn man das System aufgenommen hat, wenn man feststellt, wo ein Schwachpunkt im System ist, wo man weiterhelfen kann. Und von daher ist es auch ganz wichtig, es nicht so zu verkaufen, dass wir sagen: „Das Finanzamt fordert das.“ Ja, das machen wir auch, aber letztendlich verkaufen wir es dem Mandanten einfach als Optimierungsmöglichkeit.

Paul Liese: Da muss man ja sagen, dass es bei jedem der Projekte Optimierungspotenziale gegeben hat. Es war ja keiner dabei, wo wir sagen konnten, dass der perfekt aufgestellt ist.

Armin Schiehser: So ist es, genau. Wir hatten bei den Fällen, die wir jetzt abgewickelt haben, keinen Fall, wo wir gesagt haben, dass da alles hundertprozentig läuft. Und das ist ja auch ein weiterer Mehrwert. Wir gehen ja verschiedene Branchen an, die wir dann zusammen bearbeiten. Und wenn man dann da mal einen Erfahrungsschatz hat von 10, 20, 30, 40, 50 Verfahrensdokumentationen, wird der ganze Prozess ja noch besser strukturiert und deutlich besser als das, was man am Anfang geliefert hat. Weil sich doch sehr viele Dinge immer wieder wiederholen. Und auch mein Mitarbeiter Manuel Just sagt: „Ich habe da jetzt schon so viel gelernt, sodass ich mich in dem Prozess immer sicherer fühle.“ Ich hatte jetzt z.B. einen Austausch mit einer größeren Steuerkanzlei. Die haben über 100 Mitarbeiter. Die wollten sich mit mir mal zu dem Thema Verfahrensdokumentation austauschen. Wir haben in dieser Woche gesprochen. Die haben mir gesagt, wie die das abwickeln. Die machen das wirklich mit Word-Berichten, mit Checklisten, also mit keinem verbundenen System. Und sie haben gesagt, dass es da schwierig ist, in einer vernünftigen Zeit so etwas abzuwickeln. Und da war danach die klare Rückmeldung von mir, dass ich so etwas mit Word gar nicht erstellen würde, weil ich dann im Grunde jedes Mal wieder einen neuen Bericht erstellen muss, und dass man, wenn man hier professionell arbeiten will, ein professionelles System braucht, das ein verbundenes System ist und wo man am Mandanten arbeitet, digitalisiert und das Ganze optimal unterstützt wird.

Paul Liese: Und dass der Mandant am besten auch direkt in die Erstellung mit einbezogen wird. Was ich auch sehr interessant fand: Wir hatten ja mit Philipp Helmig und seinem Team von steuerbüro.online dieses Interview am Anfang von den Projekten gestellt. Und mein Feedback war jetzt aus dem vorletzten Projekt, das wir gemacht haben, dass dort dieses Interview sehr gut ankam und sich die Mandanten da mit wenig Unterstützung durcharbeiten konnten. Oder?

Armin Schiehser: Genauso ist es. Es ist optimal. Philipp Helmig und sein Team und ihr habt da optimale Arbeit geleistet. Mit dieser Checkliste, die ein Mandant ausfüllt, kommt jeder Mandant zurecht. Wenn nicht, bleiben die Sachen eben alle offen. Dann kann man die im Nachhinein klären. Damit hat der Mandant aber schon einmal wertvolle Zuarbeit geleistet. Und was sehr gut ist, dass diese Daten sofort in Opti.Tax übertragen werden und dort zur Verfügung stehen und man das online dann weiterbearbeiten kann. Das heißt, auch hier muss der Mandant überhaupt nicht in der Kanzlei sein, damit man das durcharbeitet, oder ich muss nicht beim Mandanten vor Ort sein. Das kann man alles mit einem Zoom-Meeting abbilden. Gerade für mich ist das sehr gut, weil ich in ganz Deutschland Mandanten habe. In Stuttgart hatten wir ja z.B. den einen Mandanten, den wir gemeinsam gemacht haben. Das läuft wirklich optimal – professionell und digitalisiert.

„Professionell und digitalisiert“

Paul Liese: Ja und das schafft bei den Mandanten auch Vertrauen. Wenn ihr so arbeitet, komplett durchdigitalisiert – und digitalisiert heißt jetzt nicht, noch irgendwelche Checklisten per E-Mail verschicken, sondern wirklich digitale Workflows –, schafft das auch Vertrauen in eure Kanzlei, dass dort Mandanten, die so arbeiten wollen, bestmöglich unterstützt werden und sehen, dass das gelebt wird. Es macht uns sehr viel Freude, solche Sachen zu entwickeln und vor allem später auch zu sehen, wie das Ganze funktioniert und umgesetzt wird.

Ich habe für dich noch einen Bonbon in der Tasche, und zwar haben wir letzte Woche angefangen, die Schnittstelle zu DATEV zu entwickeln, um dort die Stammdaten abzuholen. Und die DATEV hat heute zurückgeschrieben, dass wir doch bitte drei Kanzleien benennen mögen, die als Piloten zur Verfügung stehen, um diese Schnittstelle zu testen. Und da wollte ich dich fragen, ob wir nächste Woche bei euch den Test starten wollen.

Armin Schiehser: Ja, natürlich gerne! Das ist ein weiterer Meilenstein, der noch einmal die Arbeit vereinfacht. Sehr gerne!

Paul Liese: Dann werden wir das so eintakten, dass sich unsere Technik nächste Woche darum kümmert, dass bei euch das Release installiert wird. Es wird eine Beta-Version sein, weil die wie gesagt in der Testphase ist. Und dann können wir da gemeinsam unsere Erfahrungen sammeln.

Gibt es von deiner Seite aus noch etwas beizutragen? Irgendetwas wichtiges, was unsere Zuschauer wissen sollten?

Armin Schiehser: Ich von meiner Seite aus kann im Grunde nur empfehlen, das einfach mal zu testen und letztendlich dann in das Themengebiet einzusteigen. Denn es gibt mit Opti.Tax und mit dem Philipp Hellmig, also mit steuerbüro.online, optimale Voraussetzungen. Und wenn man es dann als Kanzlei schafft, noch ein oder zwei Mitarbeiter dafür zu gewinnen, ist das auf jeden Fall eine zukunftsträchtige Sache, die ich grundsätzlich nur jedem empfehlen kann. Und man muss noch dazu sagen: Es gibt bisher sehr wenige Steuerberater, die überhaupt so eine Dienstleistung anbieten.

Paul Liese: Ja. Ich denke, dass Potenzial und Markt verfügbar sind, um damit ein neues Standbein in der Kanzlei aufzubauen.

Armin Schiehser: Definitiv.

Paul Liese: Hast du dir schon unser neues Magazin NERD ALERT durchgelesen?

Armin Schiehser: Ich habe es noch nicht durchgelesen. Ich habe gesehen, dass die hsp es bereitgestellt hat, aber ich werde es mir schnellstmöglich, spätestens am Wochenende, durchlesen.

Paul Liese: Wir können es nur empfehlen. Es sind interessante Themen und Projekte. Armin, von meiner Seite aus vielen Dank für deine Zeit und deine offenen Worte zu dem Thema. Ich freue mich auf das nächste Projekt, das wir angehen.

Armin Schiehser: Vielen Dank auch von meiner Seite und ich freue mich auch auf das nächste Projekt, das wir dann wieder angehen.

Paul Liese: Liebe Grüße an dein Team. Und dir noch einen schönen Abend.

Armin Schiehser: Dir auch! Mach´s gut!

Paul Liese

Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.