In der aktuellen Situation machen sich viele Unternehmen darüber Gedanken, ob sie über Home-Office-Regelungen weiterhin so leistungsfähig sind oder nicht. In dem Zusammenhang ist es wichtig, seine eigenen Prozesse zu hinterfragen, zu prüfen und zu optimieren. Das Stichwort „Digitalisierung“ ist dort nur ein Thema, um das Ganze voranzutreiben.

In der vergangenen Woche wurden wir von einem größeren Partner gefragt, ob wir weiterhin den Support und andere Dienstleistungen aufrechterhalten könnten, sollte von Behördenseite eine Home-Office-Situation angeordnet werden.

Wir bei der hsp haben alle Prozesse digitalisiert. So sind wir jederzeit leistungsfähig, unabhängig davon, ob unsere Mitarbeiter im Büro oder anderswo sind. Das einzige, was leiden würde, wäre die persönliche Zusammenarbeit, der persönliche Austausch. Da sind Video-Tools wie Teams oder andere Systeme nur bedingt ein adäquater Ersatz.

Prozesse rechtzeitig erfassen, hinterfragen, optimieren

Im Jahr 2019 haben wir bereits angefangen, all unsere Prozesse zu hinterfragen und zu digitalisieren. Dies haben wir in einer Dokumentation festgehalten. Zunächst haben wir den Ist-Zustand betrachtet, um dann zu überlegen, wie wir es besser machen können. Oder anders – in Verbindung mit Tools, Software, System und Werkzeugen.

Nicht zuletzt aufgrund des Wunsches der Finanzverwaltung, dass jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellt, haben wir unsere Prozesse lückenlos dokumentiert. In diesem Kontext können wir festhalten und bestätigen, dass der Wunsch der Finanzverwaltung nach einer Verfahrensdokumentation unser Unternehmen besser gemacht hat. Und wir für die aktuelle Situation oder auf solche, die auf uns alle zukommen könnten, gut vorbereitet sind.

Verfahrensdokumentation – einfacher als viele denken

Wir bei der hsp haben in den letzten Wochen sehr viel Zeit und Energie in das Thema der Prozessdokumentation investiert. Nicht zuletzt das Modul Live Chart hilft, die Prozesse schnell zu erfassen, zu visualisieren – und zu verstehen, wo Probleme auftreten könnten oder wo Potenziale zur Optimierung vorhanden sind.

In Verbindung mit den Musterprozessen unseres Partners C4B erhält der Anwender Prozesse, die gebenchmarkt sind und einem helfen, seine eigenen Prozesse zu optimieren. Statt sich also auf umständliche Weise selbst zu überlegen, was man besser machen könnte, kann der Anwender aus dem Best Practice abschreiben. Und so ganz einfach den Rat und die Erfahrungen anderer ins Haus holen.

Ihre Gelegenheit ist jetzt!

Deshalb sehen wir in unserem Produkt nicht allein eine Software für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation. Stattdessen ermöglicht sie dem Anwender, die Prozesse innerhalb eines Unternehmens in Gänze zu dokumentieren und quasi ganz nebenbei eine saubere, hieb-und stichfeste Verfahrensdokumentation zu erhalten.

Sie sehen also: Jede Situation birgt eine Chance. Wir unterstützen Sie dabei – sowohl mit unserem Produkt als auch mit unseren Dienstleistungen. Und wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback.