Verfahrensdokumentation Software: the easy way

Einfacher umsetzbar als ihr Ruf vermuten lässt: Die Verfahrensdokumentation. Oft wird assoziiert, sie zu erstellen sei „sperrig“, „aufwendig“ und „zu teuer“. Fakt ist aber, dass sie verstärkt in den Fokus der Betriebsprüfung gerückt ist. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, um Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten. Seit Inkrafttreten der GoBD 2015 ist vorgesehen, dass alle System- beziehungsweise Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert werden. Wir haben uns der Aufgabe verschrieben, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit unserer Software maximal zu vereinfachen.

Mit den Funktionen unserer Software Opti.Tax Doku gelingt es, eine Verfahrensdokumentation auf simple Weise effizient, sicher und schnell zu erstellen. Grundlage für die vereinfachte Erstellung ist eine von uns erstellte Taxonomie – eine Struktur, an der Sie sich als Leitfaden orientieren können.

Die in der Taxonomie bereitgestellten Felder werden nach Bedarf und Situation Ihres Unternehmens mit individuellen Werten befüllt und durch das Live-Reporting während der Erfassung im Bericht angezeigt. Unausgefüllte Felder erscheinen nicht als Platzhalter im Bericht. So haben Sie immer die Möglichkeit, die Verfahrensdokumentation kontinuierlich weiterzuentwickeln und mit der Zeit vollständiger zu führen.

Die Taxonomie haben wir im Jahr 2016 erstmalig in der Version 1.0 bereitgestellt und seitdem fachlich weiterentwickelt. Dazu beigetragen haben die mittlerweile mehr als 100 Steuerberatungskanzleien, die mit unserer Lösung die Verfahrensdokumentation mit ihren Mandanten erstellen, pflegen und ihre Wünsche zur Erweiterung der Taxonomie an uns weitergeben. Ebenfalls führt Feedback aus Betriebsprüfungen dazu, die Taxonomie fachlich zu erweitern.

• Stand Mai 2019 steht die Taxonomie für die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation in der Version 3.1 zur Verfügung.
• Die Versionen 3.2 folgt diese Woche und der nächste große Schritt zur Version 4.0 ist in der Entwicklung.

Um die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu vereinfachen, sind seit dem Opti.Tax Doku Release 19.1 Musterverfahrensdokumentationen enthalten. Diese liefern Ihnen Ideen, was und wie dokumentiert werden könnte. Mit dem in Kürze erscheinenden Release 19.2 werden weitere Musterverfahrensdokumentationen bereitgestellt, unter anderem für Restaurants, Frisöre, Handwerker sowie Dienstleistungs- und Handelsunternehmen. Ergänzend dazu sind bei der Projektanlage die im Unternehmen vorhandenen Prozesse auswählbar und müssen in der Verfahrensdokumentation nur auf die IST-Situation umgeschrieben werden.

Mit einem weiteren Release planen wir, noch im zweiten Halbjahr 2019, Validierungsregeln einzuführen, um Sie als Anwender noch stärker fachlich in der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu führen. Diese Regeln prüfen Felder der Taxonomie auf Inhalte und geben Ihnen Hinweise, welche weiteren Felder gefüllt werden sollten.

• In der Taxonomie 3.1 wurden als ersten Schritt zu dieser Funktionalität Mussfelder eingeführt, die einen Mindestumfang einer Verfahrensdokumentation kennzeichnen.
• Im nun folgenden Schritt wird die Taxonomie in der Version 4.0 um Dokumentations- und Branchenarten ergänzt.

Durch diese Schritte entsteht noch mehr Komfort. Durch die Ergänzung kann bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation die Struktur auf die benötigten Felder gefiltert und weiter stark reduziert werden.

Es bleibt abzuwarten, inwieweit die Finanzverwaltung in der nächsten Aktualisierung der GoBD die Inhalte einer Verfahrensdokumentation weiter spezifiziert. Bleiben Sie für alle Eventualitäten gerüstet – die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist und bleibt für alle Anwender, die auf unsere Lösung setzen, auf maximal einfache Weise gewährleistet. Sie können sich zurücklehnen: Mit hsp gelingt Verfahrensdokumentation „the easy way“.