Das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden: Mit unserer Software gelingt die für Betriebsprüfungen zentral wichtige Verfahrensdokumentation spielend leicht. Zudem heben Sie bei der Bearbeitung das Potential der Pflichtaufgabe, interne Prozesse zu prüfen und das Unternehmen rechtssicher für alle Entwicklungen aufzustellen.

Alle Anforderungen und kontinuierlichen Anpassungen der Verfahrensdokumentation abbilden: Opti.Tax Doku macht das einfach möglich für Unternehmen und Kanzleien jeglicher Größen. Eine gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation macht Unternehmen effektiver, wertvoller und rechtssicher. Unternehmer sollten eventuelle Unsicherheiten bezüglich der Umsetzung ablegen, der Handlungsbedarf ist schließlich hoch und erfordert Ressourcen, Zeit und Mitarbeiter sind einzuplanen. Auch wer einen kleinen Betrieb mit nur wenigen Angestellten führt, sollte auf festgeschriebene Prozesse setzen. Unternehmen sollten hinterfragen, welche Verfahrensprozesse dies betrifft, sich die Frage nach der Rechtssicherheit von im Alltag eingespielt ablaufenden Tätigkeiten stellen. Workflows und deren Reihenfolge sollten unbedingt dokumentiert werden – oft steckt hinter vordergründig erfolgreichen Abläufen Potential für Probleme bei einer Betriebsprüfung. So müssen laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) etwa für Rechnungen gewisse Normen eingehalten werden. Eine Rechnung als Worddokument oder Excel-Datei zu verschicken etwa, sollte tabu sein.

Moderne Prozesse für veränderte Anforderungen

Mit fortschreitender Digitalisierung ist auch die Bedeutung der Dokumentationspflicht gewachsen. Steuerberater berichten, dass in jüngster Zeit die Verfahrensdokumentation bei so gut wie jeder Betriebsprüfung Bestandteil des Anforderungskatalogs ist. Ein Grund liegt in den durch Umstieg auf digitale Anwendungen möglich gewordenen Manipulationsmöglichkeiten in EDV-gestützten Systemen, die es auszuschließen gilt. Die in den GoBD von der Finanzverwaltung geforderte Verfahrensdokumentation ist prinzipiell ein Unternehmenshandbuch, das alle internen Prozesse festhält:  inklusive technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Treten formelle oder materielle Fehler bei der Prüfung der Buchhaltung zutage, übernimmt die Verfahrensdokumentation eine entscheidende Rolle. Ohne entsprechende Dokumentation entstehen schnell ernsthafte Probleme – bis zu einer unnötigen und teuren Nachzahlung durch die sogenannte Hinzuschätzung von Umsatz.

Fakt ist, um Verfahrensdokumentation kommt ein Unternehmen kaum herum, sie ist aber mehr als eine Pflichtaufgabe: Es bietet sich die Chance, für die Zukunft optimales Rüstzeug zu erhalten, zu erkennen, welche internen Prozesse noch verbessert werden können. Sind etwa die von den GoBD verlangten „organisatorisch und technisch gewollten Prozesse“ als Ist-Aufnahme aufgeschlüsselt, haben Unternehmer einen einheitlichen Überblick über die Potenziale ihres Betriebs.

So strukturierte wie effiziente Lösung für Steuerberater

Der Steuerberater ist für die meisten Unternehmen der erste Ansprechpartner, wenn das Thema Verfahrensdokumentation aktuell wird. Das Problem: Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation sind extrem aufwändig. Wir bieten mit der Software Opti.Tax.Doku einen ganzheitlichen Lösungsansatz für Steuerberater und Mandanten. Opti.Tax als Komplettpaket für Unternehmen und Kanzleien kann leicht an die jeweiligen individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Das Tool ist eine strukturierte wie effiziente Lösung für die Vorgaben der Verfahrensdokumentation. Der Steuerberater ist als Moderator in der Lage, mit Mandanten die Textbausteine der Software einzeln durchzugehen, was rechtliche und Haftungsgründe abdeckt. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind so nicht länger auf unbefriedigend arbeitende  Teillösungen angewiesen. Unsere strukturierte, vollumfängliche und intuitiv bedienbare Software garantiert wasserdichte Revisionssicherheit.

Bei den Anwendern stößt die Lösung, die Änderungen in Gesetzen und Vorschriften berücksichtigt und als neue Taxonomien beziehungsweise Strukturen ausgibt, auf positive Resonanz. „Die Software ist technisch wie fachlich sehr gut aufgestellt“, bilanziert etwa Michael Knust, Steuerberater mit eigener Kanzlei in Bremerhaven. „Da Daten einfach übernommen werden, müssen Anwender also nicht aufwändig in den Dokumenten nach jenen Passagen suchen, die von Änderungen betroffen sind.“

Die Lösung, die bei immer mehr Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern verwendet wird, verfügt über zahlreiche passende Features und wird durch den fachlichen Input der User-Community immer wieder erweitert und ergänzt. „Wünsche werden schnell umgesetzt, um den Steuerberatern ihre Arbeit weiter zu erleichtern. Wenn tatsächlich mal etwas fehlen sollte, reagiert hsp sehr schnell und flexibel“, bestätigt Knust aus der Erfahrung mit unserer Lösung, die bei exakter Abwicklung der Verfahrensdokumentation unterstützt und es ermöglicht, interne Prozesse und Abläufe rechtskonform zu optimieren. Da alle Compliance-Vorschriften wie GoBD oder die DSGVO erfüllt werden, erhält der Anwender eine Sicherheit, wie es sonst nur ein internes Audit schaffen würde.

Digitalisierung und Automatisierung als Basis für Wachstum

Die Verfahrensdokumentation professionell umzusetzen, bildet die Grundlage für eine gelungene Analyse aller Bereiche eines Unternehmens. Unternehmer und Steuerberater erkennen so deutlich, dass und wie digitale Prozesse die Basis für weiteres Wachstum sind, es wird möglich, einzuschätzen, wie vorhandene Ressourcen effektiver genutzt, doppelte Arbeiten vermieden und Fehlerquellen behoben werden können. Steuerberater werden so auch zum Berater ihrer Mandanten zum Thema Digitalisierung. Die unaufhaltbare Veränderung betrifft zahlreiche Prozesse. Bedarf für Automatisierung besteht etwa bei Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Zahlungsverkehr oder Mahnwesen.

Mit der Investition in zeitgemäße technologische Möglichkeiten haben Unternehmen mehr Zeit für die Entwicklung ihres Kerngeschäfts und können sich beispielsweise intensiv auf betriebswirtschaftliche Beratung fokussieren, die Finanzen, Projekte und Prozesse abdeckt.

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