Anders als eine Sicherung von Kassendaten auf USB-Sticks oder Festplatten dient eine Kassenarchivierung einer langfristigen Aufbewahrung von Daten und unterliegt gewissen Dokumentationspflichten. Zielführend wäre eine Cloud-Lösung, um die Massendaten sicher in einem Rechenzentrum archivieren zu können.
Archivierung jederzeit möglich
Auch ohne eine Schnittstelle im Kassensystem sollte ein Hochladen und damit sicheres Archivieren der Kassendaten in der Cloud jederzeit möglich sein. Der Kassenbetreiber signalisiert damit, dass Daten nach dem Kassenabschluss nicht mehr verändert werden können. Damit ist er besser auf eine mögliche Kassen-Nachschau vorbereitet. Die in der Cloud archivierten Kassendaten stehen somit jederzeit online zum Abruf bereit. So können Prüfer nur lesend auf die Daten zugreifen. Die Kassenarchivierung sollte weiterhin die Ausgabe der archivierten Daten im Beschreibungsstandard ermöglichen. Die automatisierte Datenarchivierung in der Cloud soll die Unternehmen bei ihren täglichen Archivierungsaufgaben entlasten.
Laut BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, z. B. durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann in einem nachgeschalteten System erfolgen. Die Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.
Vorgaben vom Gesetzgeber
Der Gesetzgeber fordert weiter, dass ab dem Jahr 2020 alle relevanten Systeme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen) eine einheitliche digitale Schnittstelle aufweisen müssen. Durch die Standardisierung der Kassenaufzeichnungen sollen neben der einheitlichen Datenbereitstellung für die Finanzverwaltung weitere Ziele erreicht werden: Dabei geht es um die Auslagerung aller im jeweiligen System generierten Kassendaten in ein Archivsystem, um eine automatisierte Weiterverarbeitung der strukturierten Kassendaten in der Finanzbuchführung zu ermöglichen. Weiterhin soll eine Unterstützung bei den Vollständigkeits- und Plausibilitätsbeurteilungen angeboten werden. Diese Erwartungen kann ein leistungsfähiges Cloud-System zur Kassenarchivierung erfüllen.
Die hsp Handels-Software-Partner GmbH wird im Herbst 2018 die Möglichkeit zur Archivierung von Kassendaten in der Cloud oder OnPremise ermöglichen. Basis für dieses Angebot ist die in vielen Projekten bewährten Archivierungssoftware Opti.List. Mit dem erweiterten Angebot unterstützt die hsp-Anwender und Hersteller von Kassensoftware Daten gesetzeskonform zu archivieren.
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