Seit 2017 müssen auch Registrierkassen digital prüfbar sein. In § 146 Absatz 1, Satz 1 und 2 der Abgabenordnung ist die Einzelaufzeichnungspflicht beschrieben. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

Verfahrensdokumentation erforderlich

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, sofern der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Damit eine Prüfung der Kassendaten im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau (§  146b AO) möglich ist, ist eine Verfahrensdokumentation zu den eingesetzten Aufzeichnungssystemen erforderlich. Hierin sollen die Betriebsabläufe, die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten und deren Änderungsdaten beschrieben werden. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind ebenfalls vorzuhalten.

Mit unserer Software Opti.Tax Doku bieten wir einen Leitfaden zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation an. Dem Anwender werden in einem Interview alle notwendigen Fragen gestellt, deren Antworten zu einer vollständigen und gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation führen. Wir beraten und unterstützen unsere Kunden bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation – auf Basis unserer in vielen Jahren erworbenen Projekterfahrungen aus unterschiedlichsten Branchen.

CTA Box Verfahrensdokumentation

Datenzugriffsrecht in der Kassen-Nachschau

Kassendaten rücken in den Fokus der Betriebsprüfung. Nach der Einzelaufzeichnungspflicht, die ab 29.12.2016 geregelt ist, hat der Betriebsprüfer seit 1.1.2018 im Rahmen der unangemeldeten Kassen-Nachschau ein Datenzugriffsrecht.

Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Normalerweise werden die Daten aus den Kassen regelmäßig exportiert und auf CD, DVD oder USB-Stick aufbewahrt.

Aber welche Daten erhält der Betriebsprüfer tatsächlich und könnte er daraus falsche Schlüsse ableiten? Eine Vorprüfung der Kassendaten ist dringend zu empfehlen. Fordert der Prüfer die Datenträgerüberlassung, müssen auch die Strukturinformationen der Kassen exportiert werden.

Unsere Prüfsoftware Opti.View hilft, die Daten vor der Prüfung zu prüfen. Außerdem kann aus den Kassendaten der Beschreibungsstandard erzeugt werden. Wir beraten und unterstützen unsere Kunden bei der Vorbereitung zur Betriebsprüfung.

Opti.List – das Datenarchiv-Tool

Opti.List archiviert Kassendaten – Alt-Kassen brauchen nicht aufbewahrt werden. Ab dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden.

Ab dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Dazu gehören insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen; Nutzerkennung). Diese Vorgaben sind dem BFH Schreiben vom 16.12.2014, BStBl. II 2015, 519 zu entnehmen. Im Hinblick auf dieses BMF-Schreiben ist darauf zu achten, dass die oben genannten Informationen des Kassensystems vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt und archiviert sind. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe empfiehlt bei Umstellung auf ein neues Kassen-System, die „Alt-Kasse“ weiterhin aufzubewahren.

Opti.List ist ein Datenarchiv für steuerrelevante Daten, das eine nachträgliche Änderung an den archivierten Daten nicht mehr zulässt. So können steuerlich relevante Daten 10 Jahre aufbewahrt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau nach §146b AO werden Zeiträume bestimmt, für die ein Export im IDEA-Beschreibungsstandard erfolgen soll.